美国国家档案与文件管理署（NARA）在2010年10月20日颁布了《web2.0背景下社交媒体平台文件管理指南》，目前已经失效，取而代之的是2013年10月25日颁布“2014-02 公告”即《社交媒体文件管理指南》。该指南明确提出了“社交媒体文件”的概念，将社交媒体文件管理明确纳入到联邦政府文件管理体系中。不仅详细阐述社交媒体环境下文件管理面临的挑战及机构如何应对这些挑战，而且对如何开展社交媒体文件的捕获提出了具体的途径，提出要与第三方合作和训练员工运用捕获工具的能力，从而提高捕获文件的效率。
1.什么是社交媒体？
社交媒体是指整合网络技术、社交互动和用户生成内容的各种活动。社交媒体包括博客、维基、社交网络、图片库、虚拟世界、基于位置的服务和视频分享网站。各机构利用社交媒体内部和外部共享信息，支持业务流程，并将人员与政府联系起来。
2.什么是社交媒体文件？
社交媒体允许个人协作、创建、组织、编辑、评论、合并和共享内容，这可能会导致产生联邦文件。 “联邦文件法”（44 USC 3301）将联邦文件定义为在联邦业务过程中记录，制作或收到的任何材料，不论其形式或特点如何，都值得保存。符合此定义的社交媒体内容必须根据适用的法律和法规进行管理。
法规及其实施条例负责与各机构确定他们创建或接收的联邦文件。关于机构应如何应用联邦文件的法定定义，请参阅美国联邦法第36章，第十二节B小节的“指导有关机构如何应用联邦文件的法定含义。”。
以下问题将有助于各机构确定社交媒体内容是否为联邦文件：
是否包含机构政策、业务或任务的证据？
信息是否仅在社交媒体网站上提供？
机构是否使用该工具传达官方机构信息？
信息有业务需求吗？
如果上述任何问题的答案都是肯定的，那么内容可能是联邦文件。此外，当社交媒体的使用提供附加功能时，社交媒体内容可能是联邦文件，如增强的可搜索性，公众意见征询机会或其他协作。完整的联邦文件必须包含内容，上下文和结构以及相关的元数据（例如作者，创建日期）。必须保持文件的完整性以确保可靠性和真实性。
3.社交媒体给文件管理带来了哪些挑战？
由于社交媒体的动态和协作性质，机构面临以下挑战：
在协作环境中进行文件保存;
内容分散于多个地方;
对第三方拥有数据的所有权和控制权;
识别文件;
制定和实施保管期限表，包括移交和永久删除文件的能力，依法持有或履行其他文件管理职能;
捕获经常更新的文件;
以确保其真实性和可用性的方式捕获完整文件;
公众期望对所有网页内容都具有永久价值性和可访问性;
处理包含个人身份信息（PII）的文件。
4.机构应如何应对上述挑战？
各级各类机构必须明确流程、政策和文件保存的角色和职责，以确保社交媒体文件可以得以识别，管理和捕获。各机构应建立由文件管理人员、网络管理人员、社交媒体管理人员、信息技术人员、隐私和信息安全人员、机构法律顾问、公共事务人员和其他相关利益相关者组成的社交媒体工作组。
社交媒体工作组应将联邦文件的定义应用于社交媒体内容，并确定构成完整文件的内容，包括内容、背景、结构和必要的元数据。工作小组还应审查现有保管期限表以确定是否涵盖社交媒体文件。在没有适用的保管期限表的情况下，文件必须被视为永久性的。
社交媒体工作组在讨论文件管理问题之前，应该先推出新的社交媒体计划或更改当前平台的使用。在制定社交媒体政策和程序时，机构应采取以下行动：
确定在社交媒体平台上构成联邦文件的是什么;
界定内容的所有权和管理文件的责任;
将文件保管实践和要求纳入服务条款;
传达文件政策，以便员工和公众了解如何管理文件;
监控社交媒体平台的持续使用情况，以确定这种使用是否会改变文件的价值;
监控可能影响文件管理的社交媒体平台上第三方服务条款的任何更改。
实施这些政策和程序有助于社交媒体文件的获取和管理。
5.机构在管理社交媒体内容时应该考虑什么？
社交媒体上的内容可能是联邦文件。机构必须确定正式文件以及如何对其进行管理。一些社交媒体文件可能是短期保存，有些甚至可能是永久性保存的。
一旦机构将社交媒体内容确定为联邦文件后，则必须确定是否适用现有处置权限，包括文件保管期限表。如果内容未被覆盖，则应制定新的保管期限表。如果社交媒体用户通过添加评论，元数据或其他信息来增强内容，使其成为完整文件的一部分，那么机构应制定新的保管期限表。如果机构改变其使用社交媒体工具的方式，有可能会影响信息的文件价值。机构应定期审查其社交媒体工具和相关保管期限表。
社交媒体可能包含与机构的评论和发布政策不一致的内容，可能需要从网站中删除。一些已删除的内容（如垃圾邮件）可能是非记录内容，而其他类型的内容是必须具有已批准处置权限的记录。各机构应咨询律师，了解符合第一修正案义务（First Amendment obligations）和联邦法律的内容。
6.机构如何捕获社交媒体文件？
一旦社交媒体内容被确定为联邦文件并与已批准的保管期限表相关联，机构就必须决定如何管理社交媒体文件。临时文件的保留是短期的，可能不需要捕获并可以在社交媒体平台中保留。各机构应评估其业务需求并评估与将这些文件留在社交媒体中相关的风险。捕获具有长期或永久性的文件很重要。这些应该从社交媒体平台导入机构文件保存系统。
捕捉社交媒体文件的方法包括：
使用网页抓取或其他软件创建本地版本的网站;
使用网络捕捉工具捕捉社交媒体文件;
使用平台的特定应用程序编程接口（APIs）来提取内容;
使用RSS源、聚合器或手动方法来捕获内容;
使用内置于某些社交媒体平台的工具来导出内容。
成功捕获社交媒体文件的选项取决于社交媒体平台的技术配置。机构的需求也会影响使用哪种社交媒体捕获方法。一旦机构确定了捕获方法，他们就必须向适用的工作人员提供关于如何以及何时使用社交媒体捕获工具的培训。机构可能需要与第三方提供商合作实施社交媒体捕获。
7.与社交媒体提供商和第三方打交道时，机构的文件管理责任是什么？
每个机构负责管理其文件。这些责任至少包括识别和检索正在社交媒体上生成和维护的联邦文件。机构应该意识到，社交媒体提供商可能会停止其服务或删除机构账户中的信息。此外，机构可能会随时停止使用社交媒体平台。无论在哪种情况下，机构都不能放弃其档案管理和可能的捕获义务。
机构必须确定其提供商是否可以将完整的文件导出至机构。如果提供商不能导出完整的文件，则该机构负责执行上述问题6中所述的捕获要求。
如果提供商可以导出完整的文件，则机构应在服务条款协议中包含怎样及何时会发生这种情况的条款。本条款应当规定，在供应商删除或以其他方式销毁驻留在其系统上的联邦文件之前，应进行导出。如果供应商停业或被其他公司收购，条款则应该包括通知和输出要求的说明。机构将有其他商业和法律方面的需求，并与供应商合作确保满足这些需求。
NARA制定了以下用于标准GSA服务条款协议的一般条款：
使用承包商的网址和服务可能需要管理联邦文件。机构和用户生成的内容可能符合机构确定的联邦文件的定义。如果承包商持有联邦文件，机构和承包商必须根据所有适用的文件管理法律和法规管理联邦文件，包括但不限于“联邦文件法”（44 USC第21,29,31,33），和NARA在36 CFR第十二章第B分节的规定。管理文件包括但不限于安全存储，可检索性和适当处理所有联邦文件，包括以移交美国国家档案馆时NARA可接受的格式和方式向NARA传输永久有价值的文件。机构负责确保承包商在整个合同中符合文件管理法律和法规。
该公告要求的几项行动将有助于美国各机构解决社交媒体提出的文件管理问题。 NARA将为具有永久保存价值的社交媒体文件发布指南，并将修订现有的文件保管期限表。 NARA还在研究自动化技术，以管理包括社交媒体在内的各种数字文件集合。
不知道大家看完这个指南后有何感想？您的单位开始管理社交媒体文件了吗？如果没有，主要原因是什么？如果已经开展，您的做法、经验以及存在问题是什么？欢迎大家一起探讨！下面附有原文网址哦~
https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html
翻译：档案那些事儿宋雅彤
原载于档案那些事儿微信公众号平台，2018年2月22日档案实务专栏。欢迎分享至朋友圈，转载及合作事宜请通过后台留言或电话、邮件等方式联系枣庄市档案局（馆）。
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