2.“一网通办”环境下电子文件归档的三个要点

2　“一网通办”环境下电子文件归档的三个要点

近几年，国家档案局大力开展了电子文件归档和数字档案室建设的试点工作，以推动电子文件归档和档案信息化建设，然而现状是：电子文件归档的实践发展仍旧较慢，各单位电子文件归档工作依然非常薄弱。绝大多数单位仍旧是采用纸质文件归档，然后通过数字化扫描的方式进行电子化，再将扫描后的全文副本挂接到电子档案管理系统中进行利用，走的是“存量数字化”的老路。对于系统中生成的电子文件并没有进行在线归档，没有做到“增量电子化”，也就是说没有开展电子文件归档工作。少数开展了电子文件归档的单位，则对于“一网通办”环境下的电子文件没有提出什么困难，只需对系统做一些改造，以满足元数据采集和“四性”检测方面的要求即可。对于多数电子文件归档要从零开始单位的来说，要做好“一网通办”环境下的电子文件归档工作，必须对照电子文件归档的标准和规范建设一个电子档案管理系统，并建立相关的管理制度和规范。立足现状做好电子文件归档，需要把握以下几点：

2.1要开发一套电子档案管理系统

电子文件归档需要将电子文件从业务办理系统导入电子档案管理系统。各公共管理和服务机构必须开发建设电子档案管理系统，与自己的业务系统做好对接，将所需的电子文件和元数据信息采集过来。其中元数据的采集，因业务系统的不同会有所差异，需要业务部门认真梳理。各单位要把电子文件归档列入工作计划，纳入信息化建设整体布局，从人力、财力、物力上统筹安排，明确时间节点和推进措施，加大力度推进电子文件归档工作的步伐。

电子档案管理系统将档案业务流程各环节的要求和档案标准规范融合到计算机系统中，对归档过程和档案管理进行自动化管理，通过系统约束、规范人员的操作行为，从而保证了电子档案管理来源可靠、管理可信，是符合要求的、规范的、可信的。同时在系统中可加入电子签名、时间戳等技术措施，进一步保障电子档案运行环境（收集与采集、归档与整理、保存与利用、移交与接收等）的可信。

2.2要采集好元数据

元数据是描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。电子文件和电子档案的原始记录性就是通过元数据来证明的，证明其从产生到归档、移交、利用等各个环节都未被改动、伪造，是原始记录的客观反映。因此元数据必不可少，在申报受理系统和业务办理系统就应该做好元数据的采集工作，否则归档时就会缺少一些元数据。

2.3要做好“四性”检测

为保证电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，对归档环节、移交与接收环节、长期保存环节等关键性环节要进行“四性”检测。这就要求在申报受理系统、业务办理系统、归档系统等三个系统中，采集到相关的元数信息，并且电子档案管理系统要开发“四性”检测功能，通过技术措施来保证电子档案的原始记录性、凭证性。有了“四性”检测可以保护数据，防止被人伪造或抵赖。