2014年有次督导培训的时候,我们的督导江Sir讲他最多的时候手上同时跟进500个个案,随后我用excle、mindmanager、为知笔记等软件进行尝试,但效果都比较一般,直至我开始使用worktile,这个难题才得以解决。
worktile是一个适合团队协同办公工具,以任务驱动的工作方式让工作更简单,免费且无人员上限。在社工机构中,使用worktile 实现员工个人工作管理、小型协作(工作组内部协作、大型活动临时工作组)、行政事务管理、入职培训及初级知识管理等。
Worktile 的主要功能如下:
任务管理:看板式任务管理,使用列表、标签、时间、成员不同维度管理项目事务,跟进状态,让工作井井有条
日程管理:跟踪工作中的重要事件:会议、约会、聚会等等,通过增加事件和邀请,和你的团队成员共享计划安排
文件共享:团队成员资源共享,使用文件夹对文件进行分类,支持历史版本
在线讨论:成员随时随地参与讨论,沟通畅通无阻,不再需要冗长繁杂的会议
在线文档:多人实时在线编辑文档,打造属于团队自己的知识库
项目简报:简单直观的项目简报,让你对项目的进展了如指掌
该文章以分享聚焦于之前在原社工机构中饯行的个案管理系统,仅涉及worktile的初级使用技巧,其他使用方式将在接下来的系列分享中一一展示。
此个案管理系统将个案分成四种类型,接案、咨询个案、辅导个案、保持回访,并赋予每个个案以两种状态,跟进中(电话、家访/面谈、资源链接、文书、督导、搁浅)完结两种状态。完全收集手上个案并根据上述逻辑进行处理,可使全部个案状态一目了然,结合worktile中的筛选功能可结合自身工作安排,对手上个案保持有侧重无遗漏的高效跟进。
其操作流程如下:
1.建立个案管理项目
2.对列表进行重命名
2.1 下拉菜单-重命名 2.2 依次输入“接案”、“咨询个案”、“辅导个案”、“后续跟进”3.录入你现有个案情况
3.1 新建任务-录入4.设置标签,即定义个案的状态
4.1 项目选项-定义标签 4.2 分别输入跟进中的六种状态,电话、家访/面谈、资源链接、文书、督导、搁浅5.定义个案情况,即录入检查项、标签及截止时间及拖拽至拉到相应类型
5.1 设置检查项(回车换行),即个案中的第一节、第二节、第三节……5.2 设置个案状态,即标签
5.3 设置截止时间,即何时以
6.完善各个个案信息
7.配合筛选安排工作
7.1 筛选-任务筛选 7.2 类型1:标签筛选 7.3 类型2:截止日期筛选 7.4 类型3:标签+截止日期筛选 7.5 更多类型,但在这个系统中暂不使用,以后教程中会涉及以上即本人在实务工作中使用worktile进行管理的方法,或思路有不不同,但作为一个足够强大的自定义软件,worktile是可以结合实际进行自定义以满足我们的需求的。
接下来会整理出如下分享:
-worktile如何进行财务、报销管理;
-worktile的基本的概念及协作技巧;
-worktile如何在工作组内进行协作;
-worktile如何进行审批流程优化;
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