微时间管理术

关于作者

彼得·布雷格曼（Peter Bregman）

彼得·布雷格曼是企业高级主管的策略顾问。他最早是外展教育基金会（OutwardBound）的野外与登山讲师，然后转往企管咨询发展。1998年创立自己的管理顾问公司。许多企业的执行长与资深主管都曾经向他咨询，包括美国运通、德意志银行、摩根大通、通 用 资 本 （GE Capital）、 德 国 默 克 集 团 （Merck）、 清 晰 频 道 通 信 公 司 （ClearChannel）、耐克（Nike）和联合国儿童基金会等。他经常在《哈佛商业评论》、《快速公司》（Fast Company）与《富比士杂志》发表文章，著有《观点B：领导大变革的简要指南》（Point B：A Short Guide to Leading a Big Change）。毕业于普林斯顿大学和哥伦比亚大学。

核心内容

作者用简单的18分钟找回属于个人的人生开头，用暂停审视自我、自问自答分析自我、向内管理规划当天、当年、立即行动实现自我五个关键招数7个建议4个方法，教会我们如何管理自我，进而管理时间，简单易行，可操作。

用第一人称进行记述。

每天18分钟找回属于我的人生。在强信息时代，追求高效率已经成为每个人必要的人生课题，因为每天都有太多事要做，包括工作、家庭、朋友、社会……还有自己小小的梦想。我有多少明明知道却来不及处理和实现的事，现在我可以用每天18分钟把它们找回来。

    我们不必把自我和时间管理搞得太复杂。与其费尽心思让一天做更多事，不如专心去做对自己最重要的事。每天花18分钟，以3个步骤订出一天的轻重缓急：

第1招　暂停 登高望远取得更宏观的视野

想完成更多事，第一步就是好好看清楚什么事最重要。我必须花些时间弄清楚自己擅长什么，最乐于做什么，什么能让我的人生得到最好的结果。在明确知道自己到底想成就什么之前，做什么都无济于事。想清楚我在乎什么。    要迈向成功，首先要有好的起步。我必须想清楚我想看到什么结果，而且不惜放弃所有其他可能。用宏观的角度看清自己目前的处境以及未来的方向。    所以，要怎么做到呢？建议如下：    建议1　首先，放慢脚步，如果必要的话，做好重新开始的准备

建议2　认识短暂停顿惊人的清醒功能

建议3　有时候，我必须先停一会儿才能加速

建议4　用力看清世界的真实样貌，而不是用我希望的样子

建议5　别把工作当作全部——扩大对自己的看法

建议6　认识我自己的潜力——勿降格以求

建议7　知道自己的目的地，自然知道如何回应眼前的一切从“事件-反应-结果”变为“事件-结果-反应”来看问题。

第2招　自问自答：今年打算做什么？——找到焦点

了解自己的人生之后，想想未来一年我打算把时间花在什么上面，来展现我的全部潜力。找出年度焦点，作为日常计划的基础。我明年可以过得很好，只要我：

    方法1　未来一年，去做能发挥所长的事

    方法2　未来一年，找个地方让自己的弱点变优点

    方法3　未来一年，要勇于不同，别再人云亦云

    方法4　未来一年，去做自己真正热血沸腾的事

    热情难以界定，因为非常因人而异。显见的事实是，如果做的是自己热中的事，就比较有可能成功。在这方面的指导原则：

    ●找出热情的理想指标就是问：“空闲时，我在做什么？”问题的答案就是我的热情所在。

    ●热情的另一个理想指标是“坚持”。例如要成为商场高手的唯一途径，就是先做几年差劲的推销员并从错误中学习。除非我有心长期抗战、持续努力，否则我不会成功。去找出那个我准备好坚持下去的目标，因为我在乎它。

    ●投入向住的工作或与自己真正喜欢的人共事。把生命投掷在能让我兴奋的工作会让人神采奕奕。当我乐在其中，就会觉得毫不费力，而且会有更好的表现。

    ●在人生的某些阶段，我们不得不面对吾生也有涯的现实。如俗话所云，生命唯有死亡和缴税是确定的。既然知道这点，明年我就应该计划做点对自己来说有意义的事，做一些能反映我个人价值观的要紧事。这也是热情的来源之一。

    ●只要是我热中的事，就算一开始遭遇挫折，我也会强烈地想继续做下去。去找有挑战性的事，而且是我一时做不来却不想放弃的事。热情的人总是抱持追求成长的信念，因为两者相辅相成。如果对某件事充满热情，我会去设定高目标，纵使有50％到70％的失败机率，我仍会努力逆转局势；我会去思考下次要采取怎样不同的做法。努力求知是个相当好的热情指标。

    ●如果我对某件事充满热情，就算面对不确定的未来，我还是会勇往直前。我不会因为不确定而感到无力——不确定反而会在过程中增添动力与意义。我觉得有冲劲去做是因为它有意义、富挑战性，或是与自己喜欢和敬重的人一起工作。试想一下，未来一年如果我可以只做自己有热情的案子，会变成什么样子。我每天都会很想去上班。这不是一个无法实现的梦想——我可以而且也应该让它成真。

第3招　自问自答：今天打算做什么？——做好该做的事

想在今天聪明地善用时间，我得问几个不寻常的问题：

●今天我愿意放弃什么以便未来可以更好？

●什么不会让我快乐，或不会带给我长远的意义？

●从更广的层面来看，什么事情并非真的那么重要？

●就我所知，有哪些分心和浪费时间的事，让我无法更有成就？

日程表是把追求高效率的努力放在第一位的有效工具，因为：

●日程表是有限的——一天就只有几个小时。因此，我不得不做出一些取舍，因为不会有时间让我做完想做的一切。

●如果我想用一点点时间应付太多事情，很快就会露出破绽。

●我可以把最难但最重要的事安排为早上首要任务。我会感觉良好，也等于替成功加码。

●我可以在日程表上安排时间给“其他5％”的事情。这可以帮我专注于其他优先事项，因为我知道自己已经分配时间去回应其他人的需要。

●我可以动点脑筋，想想待办事项中有哪些要安排时间处理，哪些则可以移到搁置清单。

每天花18分钟的操作表单如下：

使用这套办法后，许多人仍会发现，待办事项上有很多项目无法放进日程表。对此，我得采用以下“3日规则”：

第4招　自问自答：现在打算做什么？——全面掌控主动、界线和自己

提醒自己，时间管理中最难的部分并不是制定计划，而是每天贯彻执行。要完成更多的事，得全神掌控所有让我分心的事。我必须：

1.主动出击——学会克服拖延、展开行动。

2.划清界线——不要因为别人的请求而分心。

3.管好自己——以更有价值的消遣来对抗各种打扰。

1.主动出击——学会克服拖延、展开行动。

第一类的分心就是我明明知道需要做什么才对，但还是把时间浪费在无关紧要的事情上。这是一开始会遇到的挑战，那么要如何解决呢？

●设计自己的空间，让它自然驱使我往目标前进——让它方便我做想做的事，不方便做不该做的事。

●要知道我并不真的需要那么多的推力——想个只要几秒钟就能激励自己的有效方法。只要一起动，我会发现很容易继续下去，告诉自己，让自己试试，看看会发生什么事。提醒自己我稍后会评估这天的成果，如果需要做些改变，就去做吧。

●找乐子——不妨把我正在做的事当作一个夺大奖的比赛，不一定要多昂贵不可，什么东西都行。事情有趣要比无趣，更让人想动手去做，因此找出方法把必须做的事变得有趣。实际上，乐趣比效率更有效，就发挥创意吧。

●让恐惧促使改变——但要记住恐惧只有短期效用。一旦开始之后，我得把重心转移到事情进展所带来的乐趣。让恐惧促使我开始，然后强调我的选择带来的正面作用，继续做下去。

●扪心自问：我是那种放下正事不做而去做些无关紧要之事的人吗？——然后以埋首去做该做的事作为回答。自我形象很有推动作用。如果我对自己的认识是正确的，我就可以、也会去做正确的事。

●别挡住自己——假装自己效率很高，直到真的做到为止。大脑很会制造自我实现的预言。专注提高效率，努力去做，我就会做到。不要在成就大事之际，变成自己最大的敌人。

2.划清界线——不要因为别人的请求而分心。

执行计划的第二种挑战，来自于他人。我可能朝着正确方向前进，但一片好意却不知道自己在做什么的人，却可能会让我偏离轨道。这些人没有恶意——他们只想借用我几分钟。

要让一个人不分心，几个点子值得一试：

■学会在适当时机说“好”——这样可以避免卷入各种不必要但又耗时的牵扯。只要在组织中工作，就会有各路人马来寻问我的观点或找我加入他们热中的专案。这会让我受宠若惊，但可能很没有成效。抗拒说“好”的诱惑。反之，当有人提出请求时，问自己3个问题：

1.我是适当人选吗？

2.这个时机恰当吗？

3.我能贡献足够资讯吗？

如果我的回答有一个或全部都是否定的，就不要做。让其他人去做，或是重新安排一个更好的时间，或等到我有更多的资讯再说。要放慢说“好”，我的个人成效将大幅飙升。

●语气坚定地说“不”——千万别食言。要从中断中恢复过来很难，我的最好防御是一开始就不让它发生。如果有人一定要跟我聊聊，就预约时间，然后铁了心，务必请他们等到预约时间。当我决定说“不”，就要当真。

●不要拖太久才提出问题——找人谈谈让我气馁的事。真正的铁律是，如果有人三度提出某个问题，与他们谈谈会有帮助。至少我不用烦恼跟他们谈值不值得，或是会带来更多麻烦。一直考虑要不要找人谈，或是何时放下无关紧要的小事，会耗掉很多可怕的时间。要坚持我的三振条款。

●有的时候，想要提升效率，我就得多给些转换时间——花5到10分钟去想，怎样才能让会议更短、更快、更高效率。运气好的话，简短的休息可能刺激出一个点子，让我正在做的事省下30分钟或更长的时间。花时间转换来研究如何取得更大的成果，会有意想不到的效果。事实上，我可以一开始就在日程表上安排5到10分钟的转换时间。或者，我可以提前10或15分钟结束会议，利用这段时间来准备下一个会议。

●其他时候，减少转换时间来提高效率——例如面临重大变革时，最好立刻一头栽进去往前走，而不是试图拖延。如果有棘手的事，尽量一早就当首要之务处理完，不要让它影响我一整天。

●渡假时，安排几个固定时间可以找到我——然后其他时间完全拔掉插头。没有什么比休假时还一直挂念工作更糟糕的了。首先，这就违背休假的意义。与其坐立不安，不如告诉办公室在哪些特定时间，人没有恶意——他们只想借用我几分钟。可以通过电话或电子邮件找到我。在这些时间打开电脑，了解状况，然后其余时间就完全不开电脑。我会惊讶地发现，没有我许多问题一样迎刃而解。

3.管好自己——以更有价值的消遣来对抗各种打扰。

当我想放弃时，什么方法最能让我坚守对高效率的承诺？有几个工具可以一试：

●以毒攻毒——就是想出几个更有意义的消遣，对抗造成分心的干扰。如果我分心了，干脆整个放下。读本书、看部电影，告诉自己不必去想现在该做什么，我会发现自己根本无法不去想。分心，有时可以是个大资产，当我是有意识的时候。

●像躲瘟疫一般避免身兼多职——它行不通，而且我的工作效率还将大幅下降。多数人忙于数个任务间，让人觉得他能者多劳，但这是没用的。想避免一心多用，就要：

■排除任何可能对我的干扰。

■订出短到不切实际的期限。

■砍半会议时间。

■缩短完工时间。

■让自己看起来一副很忙的样子。

■记住自己并非完人，放轻松点。

■不断自我提醒，只求完美得不到回报，只有高效率能得到奖励。

●准备面对失败。完美主义者常因为达不到完美而无法开始动工，也因为他们对自己的成果不满意而无法交货。为了避免这种情况：

■预期犯一些错误，并从中学习。

■设定明确的目标，并动手去做。

■做感觉适合自己的事，即使别人不同意。

■请记住，愈做会愈好。

■要明白，够好就好了。

总之，完美没那么伟大。想要达到高效率的唯一途径就是一旦做了决定，就按部就班去做。就动手吧。

●了解把事情做对一半的价值——除了攸关生死之外，大部分的情况都适用这个道理。要让新点子获得支持，告诉其他人，一开始我只预期他们做对一半就够了。坐下来找出办法让新点子对他们有用，即使一开始没做到最好。我会发现，这样做比起我一下子就列出一长串务必达到的要求，要少掉许多阻力。要让人们做点有价值的事，这是非常高明的手段。

●要灵活——换句话说，别在足球场上打篮球。生命随时都在变化，贯彻一致被过度重视，实际上，表现出色的人并不会一成不变，这样才可以跟上经营环境的变化，随时准备修改作法来配合不断变化的情势。在决定做什么前，问：

■我在追求什么？

■还有谁跟这件事有关？

■我能帮上什么忙？

当事情发生变化，暂停并解答这3个问题。厘清我能做些什么，把变化转换成对自己有利的资产，让我可以在未来运用并向前推进。

第5招　选一件我在乎的事——实现它

无论处在人生或事业的任何阶段，我最好的下一步就是选择一件可以带来最大改变的事，动手去做——不管是什么。如果我养成即知即行的习惯，未来我就能逐步纳入其他想法。这一切就从做一件自己在乎的大事开始。

提高个人效率的好处，是来自执行成效而不是来自点子有多妙。既然明白这道理，就挑选一个对我最具吸引力的点子并从今天开始行动。

以大多数的企业和个人情况来说，总会有一种行动只要持续去做，就可以提高效率。只要我知道它是什么，就只要专心做这件事，并更加持续地做。随后我可以再增加几件事，但先选那些容易成功的事。选一个最能发挥作用的弱点，并从此处开始下手。

大师观点：彼得·布雷格曼

1. [endif]就只要几秒钟，认真选择我们要前进的方向。一旦展开行动，就要坚持到底；并且定时留意，在一段时间之后，我们是否仍朝正确的方向前进。

2. [endif]有一种长跑方式愈来愈受欢迎，叫作跑走法：每跑几分钟，接着走1分钟。有趣的是，人们不只拿它当训练工具，也用于实际比赛。更有趣的是，这个方式多次胜过全程用跑的。由于在比赛中偶尔放慢脚步，即使只是几分钟，反而让我跑得更快，而且更好。

3. [endif]没有公式能为5大焦点排出轻重缓急。但是当冲突发生时，好好想想，多数时候我会知道该怎么做。不管选哪一个——至少我知道两者都值得选择，因为两者都列在我的5大名单上。

4. [endif]知道何时说‘好’，如何说‘不’。知道何时面对他人以及如何划清界线，更多时候是跟自己划清界线。这能设下底线，控制眼前其他人对我造成的分心。

5. [endif]花点转换时间来研究如何取得更大的成果。需要让同事把工作当自己的事？想想要如何更开放地让他们参与、获得他们的想法、拉他们加入。吃个饭如何？想想如何能更有趣。要让它可行，我们需要安排时间——也就是把转换时间放进我们的日程表。

6. [endif]即使当我们独自工作，门也关上了，没人让我们分心；不知何故，总之，我们就是很有办法让自己分心。诱惑也许来自刚收到的一封电子邮件；或是追求完美的强大念头，让我们面对一个看起来丑陋的苦差事，无法坚持下去；即便工作卖力，但成效不彰，又苦思不出对策时，放弃的念头更是排山倒海而来。每当我们试着完成有意义并且是高标准的事情时，这些都是我们经历过常见的分心。

7. [endif]不可能什么都做得到，光去尝试都很危险。我会搞不清楚孰轻孰重。经营我的人生不该像是苦差事，而是一种乐在其中的过程，把时间花在值得的事情上，远离那些无所谓的事。