在现代商务活动中,合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。一般合同的条款内容均可区分为事实性条款(含技术性条款)与法律性条款。事实性条款简言之,就是解决五个W:签约主体(Who)、签约内容(What)、签约原因(Why)、履行地点(Where)、如何履行(hoW)。法律性条款主要解决违约惩罚、风险分配、救济程序等问题。
抛开严谨的表述,合同的重要性不言而喻,因为合同的每个字都和您利益息息相关,您在某项商务活动中,到底是挣钱还是赔钱,都在合同的字里行间确定了。
所以对很多公司而言,合同的事,就是天大的事,丝毫马虎不得;为了确保不出错,每签订一个合同,从上到下都是严阵以待,一行一行反复审核,生怕有一点疏忽,带来巨额损失。但是这样处理,一方面浪费了大量了人力,另一个方面,如果公司业务繁忙,项目繁多,合同涉及条款较多,光靠人工原始审核,肯定是忙不过来的。
企客宝的广大客户中,有一类客户在这一点尤为明显:知识产权业务的公司,每天都要和客户签订大量的合同,而且条款规定都非常严苛,稍有不慎就需要承受巨额损失。所以,往往面临这样的困境:要么眼睁睁的看商机从手头溜走,要么抱着侥幸的心理,让业务员直接签订合同,造成更大的风险隐患。
那到底有没有一种方法,即确保管理合同的便捷性,又能最大程度规避风险?
当然有,这个法宝就是 -- 合同模板,这也是企客宝旗舰版的一个亮点功能(客户的痛点,就是企客宝的亮点),具体这个法宝有什么神奇之处呢?让小编为您细细说来。
合同管理困难的本质是:大部分的合同管理都是把合同文档以附件的形式上传管理,而最关键的合同内容,很难受到有效的管理和控制。这样就容易产生两个极端:要么就是要求业务员,事无巨细把合同内容编辑条款详细提交,要么就是放弃对合同内容的管理,仅仅实现文档管理的功能,把合同文件保存好就OK了。而这两种方式,都对合同内容编辑风险无能为力,更谈不上合同风险控制,到头来还是回到老路 --- 靠人工审核。
那企客宝旗舰版又有什么高招呢?四字真经:合同模板。
简言之,就是把合同中固定的条款和变化的要素分开管理,让管理者聚焦于合同的变化要素(也是风险最大的部分);同时通过合同模板一键生成PDF文件功能,杜绝了中间环节中合同被私自修改的可能,从而做到合同变化要素精准管理,固定条款放心生成。在变与不变之间,合同管理的风险被有效控制!
当然,企客宝的合同模板功能,从设计到实现,经历了大量的研发和攻关,浸透了企客宝产品技术人员的心血,所有的努力就是为了获得最佳的用户体验:
第一步:创建模板,企客宝支持客户将编辑好的Word文档,直接拷贝作为模板基础,并支持相应的文档格式和排版风格,在企客宝看来,一个排版优美,字体得当的合同,最能体现公司的形象和专业程度,是值得用最新技术确保的!
以企客宝托管服务合同为例,从Word文档拷贝过来的合同大概是这样的:
第二步:分离合同变量,比如上图的甲方名称,联系方式等,以及合同中最重要的产品数量,款项金额,服务期限等,针对这些变量创建相应的自定义字段。企客宝灵活高效的自定义字段,为这一步操作提供了有力的保证。虽然创建相对繁琐,但是一次创建反复使用,效率是很高的。
企客宝旗舰版 -- 自定义字段页面第三步:在合同模板中插入定义好的自定义字段,简单说就是让定义的变量在正确的位置显示。等完成所有字段的插入后,保存合同模板,恭喜!后面您就可以开始享受合同模板的红利了。
企客宝旗舰版 -- 合同模板创建页面第四步:选择合同模板,创建具体合同。
根据客户管理的常规流程,假设有个潜在客户经过销售积极跟进,已经敲定了合同的所有细节,进入合同签署阶段。销售根据谈妥的细节填写合同字段,对该客户创建合同(具体如下图)。
企客宝旗舰版 -- 合同创建页面点击创建后,相应的合同就会自动在该客户名下生成。
企客宝旗舰版 -- 合同列表页面您可以进入合同详细页面,点击【合同预览】,直接浏览生成后的合同内容。
企客宝旗舰版 -- 合同详细页面 企客宝旗舰版 -- 合同预览页面还可以点击【下载合同】,一键生成PDF文件,不论打印还是直接发送给客户,作为固定内容的PDF文件,都杜绝了二次修改的合同风险。
企客宝旗舰版 -- 合同一键生成PDF文件有了如此贴心的合同管理,您是不是觉得繁琐合同审核一下子就轻松了很多?管理者再也不用逐字逐行的审核繁缛的合同条款,只需要重点关注合同变化的部分,所有的管理也在签订合同之前实施,而不是在签订之后,上传一个文档了事,这才是真正把风控落实到实处了。
说到这里,小编真的忍不住给企客宝的产品和研发人员点赞!就是因为他们追求极致客户体验的理念,以及强大的技术开发能力,才能把大家都头疼的合同管理,做的井井有条,高效快捷!
如果您对企客宝旗舰版合同管理,还有什么疑问,请移步在线帮助文档《企客宝旗舰版如何使用合同模板?》,或者直接注册企客宝旗舰版试用。
这就是一个合同管理的简单故事,像这样故事,企客宝还有很多。
【企客宝】的理念就是通过技术和创新,让所有的中小微企业,都能享受时代的发展,技术的红利,携手共创未来!
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