- 摘 要 -
作为职场人的你，提起开会是不是马上联想到没完没了的叨叨，各种无聊的数字和员工昏昏欲睡的表情？
今天我们就来教你怎么避免开会踩雷，6招秒变会议专家~
先来看几个场景：
场景一：每天早会，员工们面无表情，管理者念着一串串数字，慷慨激昂地宣导昨天卖了多少，今天要卖多少；
场景二：每周例会，每个部门负责人对着报表念业绩，再念计划，其他人玩手机开小差，然后领导反馈问题和分配任务。然而，下周同样的问题，依然没变化；
场景三：说好的2:00开始，总有人姗姗来迟，发言永无止境，拖到下班，所有人都麻木了；
场景四：会议上，不同部门的人争起来，各执己见，互不让步，其他部门的人内心在吐槽，跟我有什么关系，默默做吃瓜群众。领导也任其发展，最后时间到了，领导说，下次再议；
怎么样，是不是特别熟悉？
开会似乎已经变成零售人的痛点，好像不是为了解决问题，只是为了应付上级或者流程。
但是实际上会议质量其实是一种衡量你的管理水平的体现。而提高会议效率的关键，在于领导者的认识和组织。
为什么开不好一个会呢？
列几个常见的雷区，你也可以想想你参加的会议踩了几个雷？
1. 开会没有边界，什么话题都能扯上半天；
2. 没有规则，有人迟到有人玩手机有人打电脑；
3. 组织者或者某些参与者把会议变成个人秀；
4. 不相关的人参加会议，全程神游；
5. 与会者不知道开会要干嘛，会议跟自己有什么关系，一脸懵逼导致讨论无法深入；
6. 领导经常临时叫所有人开会，打断大家工作，也没有准备，一片混乱；
7. 惧怕冲突，谁都不敢暴露真正问题，会议表面一片祥和，实际没有任何结果。
等等等等
什么叫开会？WHAT
回到底层逻辑，先来理解什么叫开会。
来自豆瓣@宽松睡裤又如何
百度百科对开会的释义是：“召集若干人议事；多人聚集于一定处所议事”
这真的是开会吗？至少我理解的不是一个有效的会议。也正是这种错误的理解导致，70%的会议都是无效的。
真正的会议应该是“为事而开”，有目标，有准备，有组织，有结果。用更少的时间，获得一个想要的结果。
为什么要开会？WHY
在准备开会之前，先问自己两个问题。避免自己变成一个大家都讨厌的会议狂魔。
Q1: 这个会议必须开吗？
有没有别的沟通方式呢？比如如果只是传递消息，邮件，微信，电话都可以，而开会成本太高。如果遇事就开会，不仅浪费大家的时间，也会打断大家的工作，甚至影响士气。
在极客公园大会上，雷军曾说“我们希望小米是一家小公司……我们办了一个不洗脑、不开会的公司。我们一年365天只开了昨天上午三个小时的会……对，我最烦开会了”。
Q2：此次会议的目的和你想要的效果是什么？
比如你开一场早会，目的和理想的效果是什么？想要每个人有好的呈现，迸发出新的火花，还是让领导了解大家的工作状态？
如果不想清楚你的目的，不围绕你的目标去设计和组织会议，最终会议就会平淡无奇，每个人按部就班的陈述，其他人打瞌睡。会议结束也没有任何改变。
而当你清楚会议的目的和理想的效果，后面的一切规划就会变得简单。
怎么开会？HOW
先送你三星的开会法则，“八个凡是+三个公式”，
敲黑板！！！小本本要记起来哦：
1. 凡是会议，必有准备
2. 凡是会议，必有主题
3. 凡是会议，必有纪律
4. 凡是会议，会前必有议程
5. 凡是会议，必有结果
6. 凡是开会，必有训练
7. 凡是开会，必须守时
8. 凡是开会，必有记录
1. 开会+不落实=零；
2. 布置工作+不检查=零；
3. 抓住不落实的事+追究了不落实的人=落实。
首先设计好你的会议，
记住！不召开没有准备的会议。
一，明确会议的结果
先想明白你要的结果是什么。不仅仅只是表面呈现的结果，比如大家交流某项工作，更重要的是，你期待通过会议大家有什么样的改变，达成什么样的共识，或者得出什么样的解决方案。
先想明白你的目标和期待，再做后续的设计会让后面的规划更加简单。
二，怎么设计会议流程才能达到你要的结果
设计会议流程是会议的起点。一场会议是否开得好和你设计的思路有很大关系。
明确会议目的之后，提前计划为保证这场会议的顺利进行，需要筹备哪些具体的工作。
比如需要详细列出所有需要准备的事项以及可能面临的问题，并且把这些事项做一个优先级的排序，来指导接下来的具体筹备工作。
具体安排会议的时候也要拿出详细的时间表，每个时间段的负责人，要的结果，具体的流程。
另外，充分发挥你的想象力，怎样能让开会变得有趣一点？有没有出乎意料的方式来开场和散会？能不能有视频，图片，音乐等来激发想法？如何制造机会让个人分享想法，彼此建立联系？开会不止给人们提供机会完成某件事，也是打造团队文化的好时机。
还要注意控制会议时间，以及每一项任务的具体时间。研究显示：两个小时的会议效果，其实一个小时也能达到。
三，谁来开会？
Becca参加过很多场跟自己没有什么关系的会议，组织者只是按部就班地组织会议，来了一堆并不想参加的参会者。最后会议变成几个人的讨论，其他人的走神。
参加会议的人越多，效果一般越差，因为要照顾智商低和走神的人。而抛开智商因素，认真听的人也不多。
所以会议前想明白谁需要参加，你的会议才能达到你要的结果。其他没有关系的人绝对不要拉来参加。
能三个人谈的问题就绝不叫第四个人来。Facebook的扎克伯格甚至规定：开会只能定一张Pizza，人多了就饿着。
PS，会议前组织者提前跟与会者以及将会被会议结论影响的人聊一聊，会对建立信任，挖掘他们需要，以及帮助会议顺利展开非常有好处。
四，设计会议规则，明确会议职责
规则包括迟早，早退，不专心的惩罚等等。
柳传志曾讲过联想开会的规则：“联想开会，谁迟到的话罚站一分钟；会议正开的时候停下来默哀式的让你站一分钟，这实际是个非常难过的事儿。这件事情从1990年开始一直执行到今天，只要有一定做。包括我自己迟到也被罚过三次”。
会议职责也是需要提前划分和沟通好的，包括但不仅限于：
主持人
时间提醒员
会议记录者
辅助者
五，确保与会者提前知道自己需要了解和准备的信息
包括但不仅限于，会议的目的，议程，会前需要做的准备，时间，自己为什么需要参与等。
会议前确保准备书面的会议议程，与每位与会者分享。不知道议程的参会者会更容易在会议中走神，迷失方向。
六，提前准备
提前准备好发言稿、PPT，会上需要的打印材料，辅助工具和破冰道具等等。
以上就是开会前的设计，如果你也希望以后的会议都能生动又有趣，记得转发和收藏文章哟
~关注公zon号【快销零售专家】回复“会议”送你专业课程~
网友评论