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如何用WBS及PDCA法提高工作的效率

如何用WBS及PDCA法提高工作的效率

作者: 雁孤鸣 | 来源:发表于2020-04-12 22:50 被阅读0次

    一、WBS

    WBS,全称是Work Breakdown Structure,就是工作分解结构,用于将复杂的项目一层层分解,直到分解成可以明确定义的工作包。

    WBS的目的就是要得到具体可执行的工作包或工作任务,因为只有这样才能够往具体的任务上分配人力、物力资源,同时可以监控任务执行的进度、质量、费用等。

    比如对于我们从事的建设工程项目,通常可以分解成六级:一级为工程项目,二级为单项工程,三级为单位工程,四级为任务,五级为工作包,六级为工作或者活动。

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    以上是WBS的一个简易示例,分了五级。比如我们接到了一个供热站的项目,应该怎么来建或者说怎么来管理呢?

    首先就要按照功能分解成锅炉房、燃气调压站、水处理间等单项工程;
    锅炉房可以再分解为土建和安装等单位工程;
    土建工程又可以再分解为基础部分、主体部分和装修部分等分部工程;
    基础部分又可以再分解为混凝土预制等分项工程。

    “混凝土预制”就可以看做是一个工作包,我们可以对该工作包分配资源,比如需要安排几个人,需要多少水泥、钢筋、模具;同样的也可以制定混凝土预制需要的时间、需要多少钱进行估算。

    在实际进行这项工作或者对其管理时,就可以依据该WBS对其进行监控,比如进度是不是符合要求,是超前了还是滞后了?费用是不是符合要求,是低了还是高了?质量是不是符合标准?

    同样地,再将其他工作按照这个方式分解,最终就可以得到整个项目的WBS清单,据此就可以对“供热站建设工程”进行建设或者管理了。

    举上边这个例子,是想说明,有时候我们对时间管理往往不得其法或者效果不好,很重要的一个原因就是不了解自己要做什么。

    比如许多人都想要减肥,可是“减肥”这个词,在上边的例子里,只能算是一级,不具有可执行性,也没办法对其进行监控。

    鉴于此,参照WBS法,我们可以把“减肥”视作一个项目来进行分解。

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    通过这样我们把“减肥”分解到了“每周一、四晚上跑步3km”,这就是个可执行/可监控的工作,我们知道需要投入多少精力,知道目标是什么。如果没有达到,也可以准确地分析出原因是什么。

    其他工作也可以参照类似的方法来进行分解,直到分解成具体的可执行/可监控的工作。具体在执行时,可以用番茄工作法、青蛙工作法等,来提高执行的效率。

    二、PDCA

    PDCA是指Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理)。

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    WBS法是明确明确具体的工作,那么工作在执行时,就需要PDCA循环来提升执行的效果,包括WBS法本身也可以用PDCA循环,提升WBS分解的质量,让分解出来的工作包更合理,更适合自己。

    WBS分解出工作包或具体的工作,相当于完成了PDCA中的“P”,但这并不意味着工作就一定能够按时保质保量地完成。

    比如“每周一、四晚上跑步3km”这项任务,可能会因为周一晚上加班,没时间了;或者周四晚上特别累,只跑了两公里。

    这就是“D”打了折扣,需要“C”来分析原因,比如是没时间,还是自己偷懒,还是自己的能力就是不足以支持3km?

    然后再通过“A”来采取补救措施,比如是周二补上,还是把3km改为1km?

    通过一次又一次这样的PDCA循环,就可以提高我们在执行时的效率。

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    三、关于模型思维

    成甲的新书《好好思考-如何练就高超学习力》提到,根据理解解决问题的有效策略的深度不同,可以把思维模型分为四个层次:

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    第一类是经验技巧型思维模型,往往出自实践经验总结,在我们处理具体问题时可以提供思路启发。

    第二类是方法流程型思维模型,把很多常见问题的解决方案标准化、流程化了。

    第三类是学科原理型思维模型,是各门学科中科学家们发现的重要的思考解决问题的思维模型。

    第四类是哲学视角型思维模型,是指不同学科思考问题最基本的思维方式和思想,是我们了解这个世界的不同角度。从这个意义上来讲,第四类的思维模型视野是最宏大、抽象和底层的,也是最影响一个人底层基础认知信念的模型。

    他在书里还提到:

    如果你是或者想要成为中层管理者,那么就应该在第二类方法流程型思维模型方面下功夫,同时了解一下重要工具的学科原理,这对具体方法的底层规律的理解有帮助。

    本篇里列的WBS法和PDCA循环,都可以视作方法流程,有兴趣地可以在工作中实践下。

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