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同事不配合,如何反馈更有效?|《横向领导力》

同事不配合,如何反馈更有效?|《横向领导力》

作者: 十二Aa | 来源:发表于2024-07-06 18:44 被阅读0次

在职场中,获得上司的支持有时不难,获得同事的高质量协作却难得其法。

小王在一次项目中与其他部门同事组成了项目团队。他非常珍视这次机会,但项目伊始便遇到了挑战。当营销部的小丁提交了第一版方案后,凭经验,小王认为必须要调整。他迅速给出反馈和建议。然而,第二版方案迟迟未见踪影,多次催促仍未收到回应,这让小王感到绝望。

横向协作的难题并非首次困扰他,在专业领域他自信满满,但在职场沟通和领导力方面,小王却是吃尽苦头。

即便缺乏正式的职位权力,个人依然可以通过横向领导力影响团队成员,促进团队协作和推动项目向前发展。横向领导力是一种在人工智能时代依然宝贵、不会过时或贬值的软技能。《横向领导力》这本书提供了五大步骤,即目标整理术、思考整理术、计划修正术、激励管理术和反馈的艺术,能够提升团队的工作效率和执行力,这些方法得到了多位知名人士如查理·芒格、史蒂芬·柯维等的推荐和高度评价。

从小王当下的情况看,第一步问题就卡在了有效的反馈上。

书中关于【反馈的艺术】,给了详细的方法。

首先,是否应该向别人提出有用的建议呢?非常应该。

棒球选手自己看不到球棒——尤其是当他的注意力集中在投手身上时——所以他需要一名队友检查他的侧翼是否有问题。

不同的人拥有不同的技能和经验,互相帮助,资源互换,对个人和团队都是有益的。但由于反馈技能还不够,经常得不到好结果,索性不再吱声,相安无事最保险。

如何做好反馈?书中首先提出关键一问:反馈之前,你有没有想过目的何在

一、   不同的目的,不同的反馈方式

当你想改善自己提供反馈的能力,你首先要明确自己的目标。假设你看到同事、助理或者老板正在工作,你想要提出自己的意见。此时你的目的是什么呢?你是想鼓励他,还是指出他的错误?你是想对他作出评价,还是对他的优秀表现提出表扬,亦或制作一份进度报告?

在提供反馈时弄清自己的目的,选择适合的反馈类型。

感谢(赞美):当我们想进行情感上的表达,目的是满足对方情感上的需要,就需要使用“感谢”

建议(指导):当我们想指出对方哪些具体行为应该坚持,哪些应该改变,关注点是事情而不是人,就需要使用“建议”。

评估:当由于某种需要,对对方的表现作出评价,就需要根据某标准以及其他人的表现来使用“评估”。

举个例子:一个同事要为客户做一个重要演示,提前在部门同事面前做了排练。同事为增加她的自信,对她鼓励说:“讲得好极了,非常完美。” 她可能就认为不需要再做改进了。

但此时最重要的目的是,帮助她完善演讲效果,所以相比鼓励,更应该给到建议:“我很喜欢你的演讲。我想你的听众也会喜欢你的演讲。如果你愿意,我们可以花点时间,让你的演讲效果变得更好。”

二、 不同类型的有效反馈技巧

(一)如何表达感谢(赞美)

越努力的人越渴望得到他人认可,感激和激励。表达感谢的三个小贴士:

01 尽早感谢,经常感谢

习惯于有感谢的想法,不要拖来拖去,马上就去说,经常去感谢。感谢是很低的成本就能达到愉悦他人心情,提高他人效率,改善人际关系的结果,也能使彼此更容易相处,更容易接受建议和指导。

02 表达感受,理解感受

表达感激最直接的方法就是让别人理解你对他的主观感受。通过述说感受,向对方传达这样一个信息:拥有情感上的需要是很正常的,并不会削弱一个人的力量。

 “你的工作让我很满意。” “和你共事是我的荣幸。” “有你在,我们所有人都特别安心” “感谢你背后无声的作出的努力,我非常感动。” “我理解通宵工作的辛苦。”

03 寻找值得感谢的地方

当觉得对方没有什么值得感谢的地方时,让自己后退一步,再找一找。

糟糕的表现不一定是态度问题,还有可能是缺乏技术、缺乏经验、缺乏力量等原因造成的。不管结果如何,我们都应该对人们付出的努力给予诚挚的感谢。

(二)如何提出建议(指导)

如果说表达感谢针对的是人:“谢谢你的帮助。”  那么建议(指导)针对的是事情,对方可以选择和避免的具体做法。

当你的建议(指导)能够满足对方的需要、帮助他们更好地工作的时候,最有效。

提供建议或指导的目的是帮助别人提高技能,开发潜力。你应该侧重于对人们的工作内容和工作方式进行指导。你的目的不是说明你比别人更聪明。你并不是在同别人争夺利益。

“ 你应该去打扫办公室。” (这样就不用我倒了)不是建议。

“如果你想打扫,我有个主意可以帮到你。” 这是建议。

提出建议的3个小贴士:

01 用对话的方式进行

时刻要保持清醒:我不是事情的主人公,只是一个旁观者,我的知识、技能和洞察力并不完美,同时也可能存在缺陷和偏见。

用对话的方式,不只提出自己的观点,还要通过对话了解对方的想法和需要。收到反馈的人,感觉自己在主动交流,而非被动忍受说教,接受的心态就会不同。

“对于工作的观察,我想要提出一点想法,可以吗?你觉得什么时间合适?”“你如何看待……(自己的表现)?” “你觉得怎样改善比较合适? ”

建议的目的是帮助对方改变行为,而不是替他改变行为。比如开头的例子,丈夫可以先问问妻子是否需要建议。妻子最需要的可能不是建议,而是感谢和认可呢。

02 不评价人,只反馈事儿

与其将对他人工作的观察分成积极的观察和消极的观察,不如将人们的工作方法分成有效的方法和有待改进的方法,这种区分方式更加有用。因此,你在提供反馈时,并不需要对对方的表现进行评估(“表现不错”或“有待改进”),你只需要对对方有效的工作方法给予肯定,并对有待改进的地方提供具体的指导意见。

横向关系中,评价说 “你表现不错”,有可能引起对方不适。对方会想:你哪位?

合适的方法是:

· 用有效的方法和需改善的方法观察事儿,先去肯定对方做的有效的部分,再去对有待改进的地方提供具体的建议。

· 同时尽量采用积极肯定的形式,把“别这样做”改成“可以那样做”,把“我觉得这样做是错的”改成“我觉得那样做会更好”。

· 也不要一次提出过多的改进点,如果需要改变的内容太多,人们就会产生恐惧感,失去改变的勇气。

03 不要笼统,要具体

你要记住,你的目标不是找到正确的方法,而是找到更好的方法。通过分享具体的信息,你们可以齐心协力,共同找出更好的方法。

指导意见越笼统,越有可能被当事人看成对他的指责,而不是对其行为的专业分析。

分享具体数据和思路,让对方理解他们在你眼中的表现,以及你欣赏这些表现的原因,一起找到更好的方法。

(三)如何作出评估

我们有时需要通过评价让人们清醒过来,督促他们更加努力地工作。

但,仅仅在需要时评估。根据某项标准或根据别人的表现对一个人进行评价并不是帮助他进步的最佳途径。

如果你只是宣布某个人在团队中表现最差,那么他并不会获得与改进有关的任何信息,他的工作热情几乎一定会受到影响。如果你告诉人们他们是最棒的,却不告诉他们哪些地方应该坚持,哪些地方应该改进,他们可能会因此而松懈下来。

所以,必要作出评估时,也要给出跟改进有关的具体反馈。

回到开头遇到的职场困境,请营销部同事尽快完成手里的方案,却被一拖再拖。现在反思一下小王的做法:

当时看到初稿时,小王是这样反馈的:

“ 我觉得主题不够突出,文字太多,我们要的是客户一打眼就看出整体的格调,他们是没有时间逐字阅读介绍的呀。你再改改,尽快给我呗?我好根据方案向下推进细节。谢谢啦! ”

这段建议,就踩了很多坑。既没有用对话的方式,询问对方是否需要建议,了解对方需求,强行输出自己的观点,也没有从可改善角度给出具体的数据和思路,告知如何提升“格调”。 并且,上来就否定,并没有关注到对方为此做出的努力和值得肯定的资料细致整理。

这种反馈,如何让人家积极主动配合和快速的迭代呢?

如果重来一次,小王可以尝试这样说:

“这么快就搞定第一稿了啊?昨天熬夜了吧?谢谢你。跟你组队,简直太幸福啦!” ( 感谢-表达感受)

“这个方案好细致,方方面面都考虑到了,专业!”(建议-先肯定有效方法)

”之前跟这个客户打过交道,我有一个小建议,你要不要听呢?”(建议- 询问而不是直给)

“这个客户工作风格就是简单粗暴,我的建议是:简化文字,突出主题,具体可以从这两个方面入手…… ”(建议- 改进点不太多,但要求具体不笼统)

横向平级的合作关系,这样说更能得到对方的支持和配合,达成工作任务。

反馈的方法也适用于家庭生活,夫妻之间。

朋友吐槽她老公越来越不可爱了,总爱说教,炒个菜的功夫,俩人又吵了一架。

原因是老公说酱爆鸡蛋要先炒蛋后放酱,而她觉得菜谱肯定是对的,坚持要把酱直接放鸡蛋里搅拌。

老公急了:不要你觉得,按我说的做,我做饭多还是你做饭多?

媳妇儿怒了:想炒个菜装个贤惠,你非要这么扫兴?以为自己是霸总呢,咱俩这是合作!以后,我还不伺候了~ 

用这个故事来应用一下如何有效提建议,老公就可以这样说:

“老婆,还以为没人教,你不会做菜呢。居然用软件找菜谱,厉害啦! ”(先肯定有效方法)

“嘻嘻,聪明吧,我也想让你尝尝老婆亲手做的菜嘛。”

“这个菜谱挺不错呢。不过以老公多年的大厨经验,在炒蛋的步骤上,有一个小建议,你要听吗?”(再提出建议改善的地方,注意,用对话的方式,询问对方的需要)

 “什么建议,你说?”

“这是我绝招,听好了。如果把酱直接放到鸡蛋里,会破坏鸡蛋的口感和原来的味道。如果把鸡蛋用油炒完盛出来,单独炒酱,更能保持鸡蛋的鲜香。而且,炒酱这个部分,有一味特别重要的调料和顺序,先把…… 再……(此处作者省略一万字秘方),出来的味道绝绝子,不行你试试!”(不要笼统,要具体)

“真的啊,好,你别动手,看我的!  ”

多么幸福的一顿饭呀,做成啥儿样都觉得香吧。

小小的反馈居然也是一项艺术,像细心培育绿植,不同的目的选不同的类型,不同的类型也有不同的技巧和注意事项。

放到一个组织中,如果每一个员工都能正确的反馈,互通有无,互帮互助,无论个人还是团队,都会是快速成长起来。

如果家庭成员之间用合适的反馈技巧,也会营造相互理解,相互支持的愉快氛围吧。

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