习惯12、用“只占用您1分钟时间可以吗”作为开头
上司与部下之间，最容易产生摩擦的就是“报、联、商”。也就是报告、联络、商谈。甚至可以说这三种情景的沟通方式，决定了今后的顺畅程度。
正确的做法是：
“部长，关于XX的事，我可以占用您1分钟的时间吗？”
问题是什么，需要多少时间，全都表达得清清楚楚。
因为这项工作本身就是上司布置给你的，所以由他来决定是否应该在百忙之中拿出时间来接受你的商谈。
如果他有更重要的事情要做，那么他会提出“不好意思，我10分钟后叫你”或者“晚上行吗？”“给我发邮件”等替代方案。
“只占用1分钟”的说法，可以给上司一种“很快结束”的安心感。
虽然尽可能简短、清楚地进行“报、联、商”是部下的责任，但上司一旦接受了你的商谈，肯定会让你把话说完。所以实际上不用真的在1分钟之内结束。
也就是说，一旦开始进行对话，那么持续几分钟都没关系。“1分钟”这个说法，只是为了让上司不管多么繁忙都无法拒绝你的请求而采用的说辞而已。
当然有时候确实只要1分钟就说完了，但也有持续5分钟或10分钟的情况。在这个过程中，你可以得到很多有帮助的建议，工作的品质将得到大幅的提高，上司对你也会做出更高的评价。
只要改变一下说话的方式，上司和部下都能够顺畅地进行工作。如果不能顺畅地争取到上司的时间，工作可能会被耽搁一周甚至一个月之久。为了避免出现这种情况，请一定要掌握说话的方法，顺利地争取到与上司交流的时间。
习惯13、用30秒时间提出3个要点
在麦肯锡工作的员工，用“可以占用您1分钟的时间吗”得到与上司交谈的许可之后，要用30秒的时间说明重点，然后给上司30秒的时间做出判断。
我们在平时思考的时候就养成了将要点分成3部分的习惯。所以，越是在短时间内，我们所传达的内容越清晰、简短、接近本质。
反之，如果是持续30秒以上的交流，那么最想传达的内容可能变得不那么明确了。
不管是说明还是“报、联、商”，首先都要将想要传达的内容分为以下3个要素。
1、现状的掌握情况。
2、对现状的解释，以及理由。
3、结论，以及解决方法。
在实际应用中，顺序应该变更为“结论®理由”。特别是在商业领域，一般情况下都应该首先告诉对方结论，然后再告诉理由。
“请带上这把伞。抬头看一看，满天都是乌云，这说明一会儿很有可能突然下雨。”
像这样先说明结论，然后补充理由。
例如：与上司商谈客户投诉。
假设你接到客户负责人的投诉，必须立刻向上司报告。
1、现状的掌握情况。
“XX公司的负责人XX先生，认为我们工作的进展缓慢。”
2、对现状的解释，以及理由。
“我们是按照当初的预定进行的，可能是什么地方发生了误会。但这样下去可能会影响到整体的进展。”
3、结论，以及解决方法。
“我觉得应该和对方的负责人重新确认一下整个流程，我们现在公司内部开个会，然后定个时间去和对方见面吧？”
在实际应用中一样，将顺序变更为“结论®理由”。
“部长，可以在这几天公司内部开个会，定一下与XX公司的负责人见面的时间吗？虽然我们是按照当初的预定进行的，但好像什么地方出现了误会，XX公司的负责人XX先生认为我们工作的进展速度过于缓慢，这样下去可能会影响到整体的进程。”
关键在于将传达的信息集中在真正重要的内容上，并且将内容分为3个要点，这样更容易使对方理解。
习惯14、以“事实”为基础提出“假设”
明确所说内容的种类，究竟是客观的“事实”，还是自己的“意见”。
首先说“事实”，然后说由此导出的“假设”
我们没必要完全排斥自己内心的感受。
但要理解这只是自我视点，更重要的是在此基础上补充客观的事实。
不管调查还是报告，最重要的都是“事实”。
当你汇报“事实”之后，上司几乎都会询问“那么，你怎么看”。这时候再说出自己的“意见”就好。
习惯15、观察上司的桌子
如何让上司看到并认真阅读，并且最终对你做出回复才是最重要的。
观察上司的桌子，可以看出他的喜好和是否繁忙。
习惯16、邮件主题应该写什么
决定这封邮件是否重要的，是阅读它的人。阅读这封邮件的人，比你工作经验更加丰富，而且在立场上更是你的上司。
与半强迫式地让上司阅读你的邮件相比，采取诱导的方法效果更好。
邮件尽可能简洁。
在给别人安排工作之前，应该事先了解这个人的工作效率。要想知道他的反应如何，最好的办法就是给他发一封邮件。根据经验，回复邮件越快的人工作效率越高。
邮件的回复速度，可以体现出这个人的工作效率。
由上司判断是否“重要”。
在名称上写“商谈”可以引起上司的注意。
习惯17、工作过程中与上司进行确认
身为部下，在接到上司安排的工作时，必须在规定的时间内，保质保量地完成任务。
因此，必须和上司确认以下三点。
1、这份工作的期限。
2、工作的意图和方向性。
3、要求的品质。
越是复杂且期限较长的工作，越应该在过程中与上司进行确认。这将对你的工作成果起决定性的作用。
当自己确定前进方针的时候，一定要和上司进行确认，得到肯定的答复后在开始工作。如果发现自己的方针有误，那么一定要尽早做出改正。越早与上司确认越好，及时做出修正就不会浪费时间。
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