有些时候,有些事情其实只需要很短的时间就能搞定,自己却因为各种被打扰、各种原因导致花费很长的时间才干完,效率很低下。
究其原因,效率低下主要是因为受外界的干扰,受自己情绪、杂念的影响,做事不够专心所导致。
如何做到高效呢?关键在于专注。在做事情之前要有明确的事项目标,而且同时只专注于做一件事情,做完以后再做另一件事情。
这里,给大家分享两个提升工作效率的方法:
一、番茄工作法
相信大家对这个方法并不陌生,它通过番茄钟设置钟数,人为地让自己在钟数内提高专注力,提高工作效率,排除外界干扰,方法简单易行。
具体分为5个步骤:
1、确定任务。设定一个正确的目标非常重要,按照目标分解任务,预留相应的时间来确保任务的完成。
2、设定番茄钟数。以25分钟为1个钟,按照确定的任务设定所需钟数,并初步对每个钟的任务进行预安排。
3、执行任务。按照设定好的任务安排执行每个钟数,完成后并将每个钟数的情况进行记录。一旦中途被突发事件中断,就必须重新开始。
4、间隔调整。在每1个钟点后休息5分钟,在这5分钟之内可以闭目养神,可以活动活动身体,切忌闲聊扯淡、打游戏、回信息。
在连续完成4个钟以后需要一个大的调整,休息15-20分钟,在此期间,想干什么干什么,全身心地放松。
5、循环结束。如此循环往之,直至任务结束。需要说明的是,任务结束并不意味着真正地结束,还需要对整个事件进行回顾复盘。回顾总强完成的目标是否如预期?花费时间是否如预期?其中出现了什么问题?如何进行的解决?有哪些经验?等等......
总之,番茄工作法的目的就是将确定地事件分阶段进行,合适的时间做合适的事情,关注于每一阶段工作任务地完成,从而提高整体工作效率。
二、抗击干扰法
干扰是专注的大敌,人们往往被一些干扰所影响。有外在的、有内在的。外在的包括我们的手机(微信、QQ)、发生的突发事件、临时事件,以及别人对自己帮助请求等等;内在的干扰主要是我们大脑的一些杂念、不好的心情地影响,以及身体的需要等。
如何抗击干扰,这里有3个方法:
1、事前预防发生。事前预防可以大大地避免干扰,基本上可以屏蔽80%的干扰。
在外来干扰方面,我们可以寻找一个安静的环境关闭手机微信、QQ等干扰源,并告知身边的人,此时我有很重要地事情要处理,尽量别来打扰我。
在内在干扰方面,我们就需要调整我们的情绪和身体,合理安排时间,确保有连续地时间来完成任务。
2、事中避免影响。尽量拒绝、延迟干扰。
对一些无关信息、无关事项和无关人等,尽量去拒绝。确实拒绝不了的,可以采取延迟干扰的方式,告知来人,现在我有重要的事情,你的事情能不能晚点再说,或者说晚点我们再商议。通过适当延迟的方式来确保有连续地时间来做事。
3、特殊情况应对。对于一些突发地事情,首先我们需要判断它的紧急程度,是否是必须立即处理的,如果是必须立即行动。如果状态不好,就要立即停止去调整,调整不好就要放弃行动。
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