今天这一篇主要是针对秘书人员来写的。秘书人员经常要跟随领导参加各种会议和场合，无论在哪种场合，领导都可能会发表一些讲话，有的正式，有的随意。秘书的一项很重要的任务，就是要把领导在各个不同场合的讲话内容记录并整理出来，以备领导使用。因为领导的一些新观点、新思想，以及他即将实施的一些新的决策，都常常现在这些场合的讲话中零零散散地流露出来。
那么秘书应该怎么做呢？要把握好以下4点。
一、抓紧记录。
这就是指要尽量把领导讲出的原话、原义记录下来。因为有的秘书比较懒，他不记，这样其实让领导很不满，也激发不了领导发言的热情。还有的秘书乱记、假记。其实正确的做法是：
第一，记原话。因为这能体现领导们的原始风格。
第二，记要点。
第三，记易忘点。时间、地点、人名、专业术语、数字等。
第四，记疑问点。这样你可以抽空问清楚。
第五，及时追记。这是因为有的场合秘书不太方便拿出本子就记，但又非记不可，就只能现在脑子里牢牢记住，离开领导后赶快追记下来。
二、及时分类。
我们的记录并不是同会议纪要般的“有言必记”，而是指为以后准备整理加工成文的一种记录。
那我们在记录的时候就要注意，不要按照领导们的先后发言顺序一个一个往下记，而要按问题归类记录。比如，第一个领导讲了4个问题，那么你就给每个问题留出10页。等下一个领导发言了，你发现，他讲的和上一个领导讲的有重合的地方，那就把重合的问题记录在一起；讲到新问题了，就再开辟新的10页。以此类推。
这样把领导们的讲话记录完毕，你会发现，这种记录已基本形成几个条条、块块，再经过反复琢磨，不断推敲观点和事例，领导讲话的主要精神基本上可以呼之欲出。
三、引起联想。
就是指根据领导讲话的精神把领导的讲话加以完善和深化。有时候领导没说完整的东西，聪明的秘书要善于补充完整，甚至能有一些启发和灵感，都要及时记录下来，说不定下一次就能发表成文章。
但是，联想补充要注意两点：
一是必须符合领导讲话精神的原意。
二是必须是领导讲话精神的深化。是“锦上添花”，而不是“节外生枝”。
四、借机引导。
领导讲话时，秘书人员是不能乱插话、乱提问、乱启发的。但为了提高领导的讲话质量，便于自己事后整理，我们可以这样做：
1.提醒领导主持好会议
领导主持好会议了，其他领导的发言才能积极活跃，因此，秘书可以这样提醒领导，如：“政委，这个会挺重要，如果局长们发好了言，我整理一下汇报上去，上级准能转发。而且说不定还能上个头版头条呢！”引起了领导的重视，会议的开发就不一样了。
2.启发与会人做好发言准备
秘书不可能用直来直去的方式，“指示”领导在会议上如何如何积极发言，但可以提醒他们做一些准备，这个方法就是在通知领导开会时加以暗示和启发：
“主席，明天10点钟开会，我觉得您在发言时，是否把第一个专题好好讲一讲。就结合您的切身体会来谈，我好好记录，一定能讲好。”这么一提醒，尽管不一定能有想象的那么理想，但领导们发言的质量肯定会有所提高的。
3.诱导会议主持人做好总结性发言
主持会议的领导常常能统揽全局，对许多问题常常能讲出高人一筹的看法，秘书把他们的总结性发言记录下来稍加整理，就是一篇好文章。所以，有经验的的秘书常常在事前就启发领导顺理成章地讲出你预料不到的内容来。
4.追踪重点人做好补充发言
如果觉得某个领导的发言有个点非常新颖而且精辟，但由于时间等因素，没有讲完整，那么秘书是可以追踪补充的。比如，利用到他办公室、和他散步的时候，问一句：“主任，您在会上讲的第二个问题，我觉得挺深刻，可我还没有全听明白您的意思，您再给我讲一讲。”这样其实是很受领导欢迎的，因为能体现出秘书对自己的尊重，也体现了自己讲话的水平。
做好以上四点，秘书们就一定能把领导的讲话精神整理好。
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