会议通知是筹备会议的重要环节，不管什么类型的会议，要想会议开得顺利、开出效果，做好会前的通知工作是前提和基础。
从某种意义上来讲，会议的相关要求能否通知到位，直接决定了会议召开的顺畅程度和质量效果。
大家不妨设想一下，会议都开始了，还有人没到，轮到某位领导发言了，领导却说不知道……如果遇有类似的情况，会议能开得好吗？能开出质量和效果吗？显然不能。
所以，一定要重视会前的通知工作，不能把这个事想简单了，草草了之。
01 确定参会人员
一般情况下，会议范围都有明确的规范或约定俗成的规矩，什么人参加，什么人不参加，都很清楚，一目了然。
比如，常委会就只有党委常委参加，而党委全会就是所有党委委员参加。但是，有时候参会人员也会发生变化。比如，工作形势发生了变化；再比如，领导有了新的想法等等。这时候，就需要我们在会前对参会人员提出建议名单，呈领导审定。
除此之外，那些因故不能参会的人员是否需要补替，由谁补替，以及是否需要其他人列席等等，都需要向领导加以请示。一般来说，参考的因素主要有三个方面：
1.约定俗成的惯例，以前是否有类似的会议，都有哪些人参加；
2.现实工作的需要，推动完成工作，都需要哪些部门参与和配合；
3.领导的想法意见，领导有没有就参会人员提出过什么想法和意见。
02 明确时间、地点、主题，以及需要提前准备的材料
会议通知的主要目的，就是希望参会人员能够按照会议召开的时间、地点、主题以及相关要求，提前做好准备，准时参加会议，以达到解决问题、推进工作的效果。
所以，我们在通知会议的时候，一定要把上面的几个要素通知清楚。
1.时间，什么时间召开会议，以及是否需要参会人员提前入场等等；
2.地点，在哪里召开会议，一定要非常详细具体，明确到楼层和房间号；
3.主题，会议主要研究什么问题，以及哪些人需要准备材料或者发言等；
4.其他要求，参加会议需要注意的其他事项，比如能不能带手机或录音设备等等。
03 如何确保“一个都不少”
有时候会出现这样的情况，你明明给参会人员发了信息，但是相关人员却没能参会，领导追问起来，当事人却辩解说没有收到参会的通知信息。而且，这种情况还很常见。
要想解决这个问题，只需要简单的一招就可以了，那就是对别人是否收到会议通知进行确认。
如果用短信（微信）通知对方参会，那就在结尾加上“收到请回复”的字眼；如果对方没有及时回复，那就去电话加以确认，确保对方收到通知。
04 及时向领导反馈会前通知情况
通知了所有参会人员以后，我们还应该及时向领导反馈相关的情况，哪些人能参加，哪些人不能参加，不能参加的由谁补替等等，以便于领导充分掌握筹备情况，也为下一步的召开创造条件。
网友评论