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批量处理任务
除了三项“头等要务',你每天还有一些小任务需要完成。关键在于：1.小任务的优先级不能高于“头等要务”；2.尽可能地批量搞定，节省时间。电脑程序员称这一招为“批量处理”，也就是把相似的任务攒起来，一口气搞定。这么做能省下在任务之间切换的时间，避免一会做重要任务，一下子打电话、发邮件、开项目会议，一会又去打电话。你只需要先把重要的任务做完，然后一口气把电话再打完，再一口气把邮件发完。减少切换，就减少了复杂性、节省了时间、简化了日程安排。
把这种“批量任务"写在待办事项清单上，就写在了在三项“头等要务”下方。你可以给这种任务分分类（比如电话、电子邮件等），也可以只列一份“批量任务”清单。我强烈建议你晚些时候处理这些任务，而不是每天一大早就做。一天之计在于晨，把早晨最好的时光留给“头等要务”先把它们做完，然后再集中精力，尽量一口气搞定其他任务。
什么样的任务适合批量处理呢？我的建议如下：
打电话：不要整天都忙着打电话，把需要打机的电话列出来，然后一口气打完。我通常会留出三十分钟打电话，但你的需求可能和我不一样。你也可以只在固定的时间接电话，把其他时间打来的电话都转到语音信箱。这能让你集中精力完成重要的任务，而不是时间被别人的电话打断。
查邮件。对大多数人来说，这都是个大问题。电子邮件已经变得越来越重要，一不小心可能掌控我们的生活（我会在下一章具体讨论这个问题）。简单来说，你只需要每天固定的时间查邮件，就能实现批量处理。我建议每天查两次，比如上午十点和下午四点。如果你觉得其他时间更合适，也没问题。千万不要每天早上第一件事就是查邮件，不然你可能被电子邮件缠 住，无法完成任务。
外出办事。把需要走出家门或办公室才能做的事一口气搞定。你可以把它们留到一天快结束的时候再做，我把某一天定为“外出办事日”。
文书工作。现在，我要做的文书工作已经不多了(我已经进入了无纸化办公),但大多数上班族都没我这么幸运。如果你有很多文书工作需要处理、填写或审查，那就一口气把它们做完，而不是把一整天的时间都花在上面。
清理收件箱。和查收电子邮件一样，每天清理一两次，浏览一下收件箱里的文件，判断每份文件需要你做什么事。如果一有文件进入收件箱，你就急急忙忙去处理，那你肯定会被日程掌控，而不是你去掌控日程。在固定时间清理收件箱，一口气把它清空。
开会。你可能无法控制开会的时间，但如果可能的话，我建议你找个时间一口气把会开完，给每次会议制定明确目标和时限。批量开会能给你留出大块的时间，让你有空去做最重要的工作。如果可能的话，尽量避免把所有的事都放在同一个会里开，因为那通常是浪费时间。
浏览网站。如果你像我一样，需要定期浏览某些网站，那么，与其让它们干扰你完成重要任务，还不如选个时间一口气看完。
做研究。有些工作需要你做研究或阅读资料，为写作做准备。如果可能的话，把这些事一口气做完。
做维护。在工作中，有些小任务是我们必须要做的。像我们这样的博主，每天都要查看读者留言、调整广告系统、修改网页代码，别的工作也有不同的维护任务。这些琐事虽然不重要，但不做又不行。如果可能的放，留到一天快结束的时候再做。
时间管理的简单工具
如果时间管理的工具太多、太繁杂，时间管理本身也会变复杂，时间管理本身也会变复杂。如果爸有遵循上述“简化时间管理”原则，你就不需要用太多的工具。
你可以使用下面这些简单的工具：
日历。我建议你尽可能保持精简，不需要用昂贵的备忘记事簿，也不要用复杂的电脑程序。如果你有几个预约，不妨就记在墙头的挂历上。只要挂历上有方格，能记下每天的一两个预约或活动就行。如果还有其他需要标出的事情，比如孩子的足球赛或家和会，你也可以试试在线日历，帮你记住最重的事。
纸质笔记本或文本文件。我建议你准备一本简单的袖珍笔记本，把所有想一的事都记在上面。你可以写下自己的“头等要务”，写下当天需要批量处理的小任务，写下你的“唯一目标”。如果你只有这一个工具，就不需要花太多心思。如果你更喜欢记在电脑上，我建议只用最简单的文本文件。每当需要记下任务或想法的时候，我就会打开它。文件顶上是我当天的“头等要务”，下面是老板娘批量处理的小任务，再下面是我突然想到的一些事。这份文件我一天清理一次。
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