工作问题梳理

工作问题梳理

1、 会议室预约登记：

平均周每天发临时钥匙12次，登记、录入。

1、 免费时长纸质版改为线上电子使用卷，并且系统提前15分钟自动发临时钥匙。（目前可以实现）

2、 目前好像可以实现自动功能，但未收到正式准确通知（电话已确认可以实现）。

3、 如果可以实现，需要我们社区统计每户企业的免费券，由研发充值到APP企业账户内，每个单位专人负责，自主线上预定获取钥匙。

4、 需要研发专人对接，每个月定期进行数据更新，或者对社区开通增加添加使用券权限。

5、 CMS系统会议室查询没有统计功能，需要逐一核对。

2、 快递收发打碎时间：

问题：最近一周统计：仅3层，每天单次发快递12次，频率*2=24次

最理想的状态：希望避免收发快递把时间打碎得过于零散。

解决办法：目前每天规定好收发快递时间（执行中），效果一般；

希望：有快递间和送餐间区域布局，增加监控，避免社区人员对接

3、 发票开具时间不定：

问题：财务开发票时间不固定，开票不及时，不能给客户准确时间，需要反复确认催促。

最理想状态：客户线上自主开发票

目前建议：财务固定开票时间，并公布。

4、 签定合同重复、繁琐、录入合同消耗时间太长：

签订合同及录入是工作中频繁又非常耗费精力和时间的工作，并且重复。

最理想状态：客户线上签合同（避免手写一份，再录一遍电子合同，比如要先在crm系统新建机会，然后再去纳米系统完善信息）。

问题：1、人工算付款日期容易出错，希望电子合同能自动核算；

2、盖章，用章申请同过后，去总部盖完章才能签合同，时效性不佳。

3、客户盖章周期也很长，需要反复追问。

4、电子合同审核通过后，纸质版的合同需要交给风控。

5、纸质版合同若出错或调整，需要重新签订，工作再重复做一遍，时间周期长。

五、租金催缴、续租：

1、最理想状态，系统自动提示客户，提示客户提前15天完成自动支付。（现在操作：反复与客户确认--认领流水—写收据—开发票）

2、关于续租，提前30天在系统中完整支付，视为续租。（目前，每一个续租客户，要先在系统中办理愿合同退租，再重新写合同、录合同）

  希望能尽可能减少操作步骤。

6、 退租：

1、 协助客户线上操作，（避免反复找客户盖章）

2、 退租、更明、换组、均需要在系统对原来合同办理“退租手续”，如果续租，需要重新签订新合同、告知书、补充协议等。

七、目前多次处理但解决不了的问题：

1、网络经常断网，每周几乎都会出现客户反馈网络卡顿、无法连接；

2、移动信号不好。

3、无法装座机，没有接座机的端口。

八、打印机驱动安装：

1、每入住一个客户就要安装链接一次打印机。

2、希望能更加智能更加高效。

九、兼顾多种角色：

1、  前台：需要第一时间对应进店所有人员，平均每天访客15 人、快

    递12次、外卖10次、发会议室钥匙15次。

3、 行政物业：根据人员流动门禁设置、维修、保洁、网络、根据打印机、

4、 财务：催缴、开发票、写收据、系统认领流水；

5、 销售业务：带看、讲解、签约、入住办理、退租办理；

6、 周六日值班，会场、会议室使用

7、 门禁管理，动态，发放、收回 权限

8、 定会议室，发放钥匙，检查

9、 会议室使用高峰段  周一至周三，全天爆满  15- 24个

10、 平时需要跟进反复确认：发票、盖章（公司、客户）、租金催交、维修，很多工作需要持续跟进。

11、 很多事情都是同时进行，多点辐射，每件事情处理都需要周期，日常运营中有很多临时应急事情。

12、 希望社区人员配备 人均服务客户不超过100人。