《善用时间》读书笔记第八章以道御术：行动三角形之整理

《善用时间》读书笔记第八章以道御术：行动三角形之整理

一、与教练交流
1、整理即分类。易经中有4个字叫取类比象，取类就是取类别来比喻这‘象’。逻辑三种类型：归纳、演绎、类比。其中归纳、演绎是希腊的哲学思想，类比式中国人的思维。
2、大部分人的时间用在了无畏的寻找上，而通过整理可以大量节省需按照的时间。通过整理自己的空间的逐步练习，做到能在2分钟内找到自己所需的任何东西。

二、小组会
1、建立衣橱标签。按春夏秋冬建立目录，对衣服进行标号
2、建立实物字典。对储物箱、储物间进行拍照建档
3、对照片取名字，可进行相应搜索

三、锦囊8
1、焦点监视
1）不重要的事情其实很重要，100%收集管理好自己的清单，才能从中找到最重要的事情，同时避免不重要的事情影响自己对局面的掌控
2）对照愿景九宫格检视每日、每周的青蛙，确认目前所做的事情是否跟未来相关
3）愿景九宫格的每一项是否都有行动与之对应
4）检视电子化文件：图片、工作文档、合同、说明书、发票等是否已经建立了完备的个人资料系统
2、探索：“孤阴不生，独阳不长，万物负阴而抱阳，冲气以为和”，万物皆有阴阳两面，是有机结合在一块的，并不是孤立和静止不变的，而是存在相对、依存、消长、转化的关系。
5）本周任务：继续创建与自己相关的清单

四、导读文章
1、整理、收藏的理论基础
2、建立秒搜系统
1）归档原则：电子化、目录化、位置固定化（物归原位）、使用频率化（常用的在跟前）
2）事务和电子文档的整理
事物的整理
A、日常物品故居自己的生活习惯，在尽量保持简单的基础上对物品进行分类，以便于在最短的时间内找到，可不断调整，知道符合我们的生活习惯并让我们感觉舒适，而尽量不要让自己感到繁琐和毫无乐趣可言
B、用word或其它工具对自己的物品建立一个食物字典，用来记录各种物品所属类别和存储位置
C、日常生活中新的物品要随时进行整理归类，尽量减少积攒
D、尽量做到某一类物品的集中存放
电子文档的整理
A、建立合适的关键词标签，可以通过搜索关键词来搜索我们要找的文档
B、照片即使归类，通过时间、地点、任务对照片进行命名和分类
C、文档可以在分类的基础上进行标号，存放时按编号排序，建立Excel表格，如合同类文档根据双方的名称命名保存
3、磁盘数据整理术：推荐用Duplicate Cleaner Pro（重复文件整理工具）
4、海量邮件整理术
1）固定何时处理邮件的时间（并将时间习惯告知相关人员）；固定每次处理邮件的时间
2）回复邮件时遵循4D顺序
做：如果回复时间少于两分钟，马上对发件人给予回复
记录：若处理这封邮件需要进行大量的工作（多于两分钟），马上给予对方回复，告诉对方你什么时候会将相关事宜处理好，然后将该项工作放在自己的日程上，马上开始处理下一封邮件
委派：将邮件转发给其他人，要求对方处理
删除：已经没用，不需要存储的邮件和垃圾邮件可以直接删除
*处理前先问一下自己，这封邮件是否通过电话或者面对面交流会更有效率，更清楚
3、用颜色和标签功能将邮件分成不同类别，分别对待
未回复邮件——红色
分配给他人回复的邮件——蓝色
正在等待回复的邮件——黄色
先保留下来再说的邮件——橙色 
保存资料——绿色
4、按照某一标准将邮件转移到其他文件夹，eg：将老板的邮件自动转移到“重要性高”文件夹中，把对方自动回复的邮件（如不在办公室，已阅...）设置为全部移到垃圾箱
5、使用签名模板：如信已收到、已度过、下周细读后回信等

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