拆书学习05-管理你的信息--《印象笔记留给你的空间》

【R·阅读原文片段】

我们现在正在面对一个信息过载的世界，在互联网发展初期，人们享受着信息带给自己的便利，感叹着世界变平了。但是现在这个场景被另外一种状态所取代，信息变得越来越繁杂，铺天盖地的新闻、网页、电话、短信、IM消息、SNS（社交网站）让你目不暇接，疲于应付。你要想在这些信息中筛选出对自己有用的内容，即累心又费力。

这些信息看起来是无序的，但也不是毫无规律可言，只要我们能够正确处理它们，管理起来也并非我们想象中的困难。

- 明确信息的类型

邮件也好，聊天记录也罢，我们需要明确这些信息是什么样的信息。一个文档可以存储在电脑的硬盘中，而一段文字就不行，至少要把文字放在一个word文档里才能存储在电脑中。而一个电话，如果你没有把它的核心内容记录下来，这个电话的内容就会一直盘旋在你的脑子里挥之不去，你需要拿便利贴把电话的核心内容写下来。这样电话的主要内容就会以便利贴的形式存在着，你也会清楚电话的信息是什么样的信息。

- 明确存储地点

随着智能手机和4G网络的发展，我们获取信息的途径也越来越多，信息不仅能通过电脑传递，还可以轻松通过手机来收邮件，查看聊天记录或者接收图片、文字和文件，这一方面给我们带来了便捷，另外一方面也给我们造成了困扰，那就是信息存储的位置并不固定。你会发现你的信息有的存在电脑中、有的存在手机里，有些还以便利贴的形式贴在电脑显示器上。存储地点的不固定会使我们分散很多精力，在建立信息秩序时，需要明确存储地点。

- 透过信息看行动

你每天接到的电话、短信、邮件、聊天记录，表面上看起来，它们是以信息的形式存在的，但是透过信息，它们却代表着“需要做的事情”、“有用的参考资料”，一封邮件可能会指导你的下一步行动，一个电话号码一个地址，就是你拜访客户的参考资料，当我们看到这一点，才会真正体会到信息的价值，在看待它们时，也会从行动的角度出发。

【I・讲解和复述】

信息通过网络的传播，让我们生活发生了翻天覆地的变化，即便利又复杂。我们不需要担心找不到路，也不需要担心找不到自己感兴趣的东西，但是如何从铺天盖地的新闻、网页、电话、短信、IM消息、SNS（社交网站）找到高质量的信息（能创造出价值-增加我们的效益），成了一件头疼并累心的工作。

不知道你是否和我一样，在需要找朋友信息的时候，忘了放在电脑上了，还是手机上，是在硬盘上？还是在云盘？社交网站？每每这种时候只能哀叹一声，一个一个去搜索寻找，找到了还好，找不到的时候那份无奈只能自己哀叹一声，我的5S，收纳技术实在太差。

不过，如果能有效的的按下面的规律处理的话，信息的处理会变得简单。而你会成为信息的驾驭者，而不会被信息所牵制。

- 明确信息的类型

可直接用电子文档形式保存的：PPT，Word等等，

需要加工下能成为电子文档保存的：邮件内容等整理成文档，

无法用电子文档保存的（用纸张保存）：电话传递过来的信息等

- 明确存储地点

储存地点的模糊，在资料寻找的时候会浪费很多时间，从成本管理角度考虑，浪费了很多时间成本。所以可以根据需求将储存地进行固定。

- 透过信息看行动

每一份信息后面都有它想告诉我们的含义，比如“需要做的事情”、“有用的参考资料”，亦或潜在的客户等等。这也是信息的价值所在，如何看待它们，也会决定了我们的后续行动。

【A1・回顾过去】

刚入职的时候所有的信息都来自USB，邮箱，保管还是比较方便的，最多为了不让信息因为电脑的损坏而数据丢失，每周做一次备份在其他移动硬盘就可以了。但是随着微信、云盘的产生，信息摄入的途径越来越多，量也越来越多。开始的时候因为信息是放在虚拟空间的，可以无限扩容空间（即我的仓库可以无限扩大），所以对信息并没有向实体的物品一样进行收纳管理，收到后，看一下，直接丢到D盘（C盘一般放系统文件，只对C盘和D盘进行了分开管理）。对文件类型，时间，文件名一概保持原样。

直到有一天，突然我的空间不够了，同时发现需要为老板提供一份报告，搜寻文件的时间要占用到3-5分钟，才发现我已经被信息所累，工作效率下降。信息原本‘创造价值‘的意义已然消失。

不得已对信息进行了简单分离管理。

【A2・未来应用】

目前我对信息的管理主要还是按时间，并根据文件内容修改文件名，方便使用时的搜索。后续会根据文件的种类再进行细分，比如工作类，非工作类，工作类根据对内，对外区分，非工作类的则根据家庭类，爱好类进行细分。信息的保持时间也需要定义下，1年左右使用频率低于5%，从信息中剔除，将断舍离和5S的管理用在非实体的信息上。同时尝试使用印象笔记类的文件整理软件。