本期来讲解其他选项卡的部分常用功能

【一】数据透视表

图3.1 待汇总分析的数据

全选此数据区域，打开插入选项卡，点击最左侧的数据透视表，选择插入数据表的位置（新建工作表或是现有工作表，现有工作表需选定单元格），例如我们需要统计每个书店销售量的总和，那么我们就将右侧数据透视表字段中“书店名称”拖到行标签，“销量”拖到值。如下图3.2所示：

图3.2 数据透视表操作界面

如果我们还想知道每个书店各年、各季度、各月份的销售量呢？

只要将“日期”字段用鼠标拖到列标签即可。如下图3.3所示：

图3.3 数据透视表字段添加

【二】数据验证（数据有效性）

顾名思义，就是验证单元格数据是否有效，那么实际用途呢？就是设置某些单元格仅为某些固定值，而不允许为其他值。

（注：“数据验证”为2013版之后的说法，2013版之前名称为“数据有效性”）

具体操作为，选定需要设置的单元格或者列，点击数据验证，弹出的对话框中选择序列，在来源中输入需要的值，值之间用英文状态下的逗号 “,” 隔开，例如【优秀,良好,及格,不及格】。确定之后就会发现，设置了数据验证的单元格旁边均会出现箭头，单击箭头弹出下拉列表，即可选择值。

图3.4 数据验证操作界面演示

【三】数据分列

例如如下数据，将日期与时间分隔开来，可以利用数据分列，选择分隔符号，取消默认的Tab分隔，选择空格，这样即可将数据的日期和时间分隔开来了。

图3.5 数据分列操作界面及结果展示

另外数据分列还有一个功能，那就是将文本型数字转化为数值型，相信很多人都没用过。

那就是将文本型数字转化为数值型，如果仅仅只是设置单元格格式改为数值型，仍然没效果，求和仍然为0，必须要一个个单元格点进去编辑才可以刷新为数值型格式。

图3.6 设置单元格格式后仍然没变化，需重新编辑后才会刷新

但数据量太大的话一个个点了编辑很明显不现实，此时我们就可以利用数据分列，直接完成即可。

图3.7 利用数据分列完成转换文本型数值

另外，根据在第一期所讲过的快捷键，按Alt，发现数据选项卡对应的字母是A，按一下A发现分列功能对应的字母是E，然后弹出对话框，完成对应的字母是F，所以结合起来呢？只需要分别按下Alt，A，E，F四个按键即可实现数据分列。

其实将文本型数字转化为数值型还有两种方法，

其一，选中文本型数字后，会发现第一个数据旁边有个错误提示，此时点击“转化为数值”，即可将所有数值转换为数字型数值。此方法的弊端在于，数据量太大时Excel容易卡顿未响应。

图3.8 通过错误提示转换为数字型数值

其二，将文本型数值乘以或者除以1来得到相应的数字。此方法可以利用选择性粘贴进行简化版操作，具体如下动图3.9所示：（GIF）

图3.9 利用乘除数字1来得到数字型数值

关于文本型数字转化为数值型，来个小总结，由于数据分列只能对一列进行操作，故：

A.数据量分布在多列，宜采用错误提示转换的方法。

B.数据量分布列仅有一两列，宜采取Alt+A+E+F的数据分列方式。

C.数据量太大且分布多列，还可以采取将文本型数值*1来得到相同的数字型数值。