从我的观察来看,大部分职场新人在前两年,做的80%的工作都是无用功。然而非常奇怪的是,很多职场人土,宁愿花很多时间去学习如何把事情做得更快,比如学习时间管理,也不愿花一点时间,去学习如何筛选高价值的事,比如找到真正需要解决的问题。
一、1个小时=55分钟澄清问题+5分钟解决问题
爱因斯坦说:“如果给我1个小时解答一道决定我生死的问题,我会花55分钟来弄清楚这道题到底是在问什么。一旦清楚了它到底在问什么,剩下的5分钟足够解答这个问题。”
可现实中,大多数人的做法完全相反——即看到问题都有压抑不住马上跳进去找到答案的冲动。
在我刚做咨询不久的时候,老板让我做个行业研究,以便一周后见客户用。我当时很兴奋,因为做研究分析什么的,我最擅长了。于是各种埋头找资料、加班做PPT,拿出一份自认为非常完美的行研报告。
老板看了不到3分钟,说:“做得很辛苦,但一点用都没有。客户的咨询目的是吸引和挽留人才,你的行研竟然没有劳动力市场的分析维度。还有,你做了行业趋势分析,但竟然没有这些发展趋势对人才管理的启示,你要我怎么跟客户谈?”
我当时心情低落到极点。但也是从那以后,我才意识到:花时间澄清真正的问题,以及知道哪些问题需要被解决,是多么重要的事情。
二、方向找错了,那你只有苦劳而没有功劳
我们的工作,大致可以分为两种类型,一种是过程导向型,一种是结果导向型。
过程导向型的工作,比如产线操作工,只需按照流程,按部就班地做事情就好,人与人之间创造的价值差别不大。所以,这些岗位的市场价值也就基本固定。
对于过程导向的岗位来说,想要多产出价值,通常就是多花时间,因为单位时间的价值基本是固定的。可结果导向型的工作不同,比如销售、程序员、工程师,等等,同样工作8小时,你能创造更多价值、更高绩效,就有机会拿到更多回报,收入会非常悬殊。总之一句话,结果导向型的工作需要的是功劳,而不是苦劳。
我们大部分人的工作,其实都是结果导向型,如果想要多产出价值,除了多花时间以外,还有两种方法,一种是做更高价值的事,另一种则是把事情做得更快。
然而非常奇怪的是,大多数人花很多时间去学习时间管理,以挤出更多时间来学习和工作,还会拼命努力,通过练习让自己的事情做得更加熟练,却很少有人花时间去学习如何筛选高价值的事,比如找到真正需要解决的问题。
不妨观察一下你身边那些优秀人士,他们的做事速度往往并没有比你快出很多,可他们更善于判断什么是值得他们花时间的问题。
那么,如何找到真正值得解决的问呢?只需要记住两点:第一,不是所有的问题都是真正的问题;第二,不是所有真正的问题都值得被解决!
三、不是所有问题都是真正的问题
我们所看到或者听到的问题,其实只是表象问题,而表象问题跟真正问题之间,还差了三条街,也就是三种偏差。我们来看看,如何排除这三种偏差,以确定我们将要花的时间和精力是值得的。
第一：理解偏差(常常出现在别人要你解决问题的时候)——所以要提问
如果这个问题是别人提出的,那么就会存在双方的理解偏差,你需要跟对方澄清真正的问题,而澄清的方法,就是向对方提问。
比如我上面说的关于行研的问题,如果现在让我重来的话,我会澄清这些信息:背景、目的、展示对象;可用资源(信息资源、人手资源等等);篇幅，以及必需的分析维度;何时需要初稿和终稿,等等。
第二：隐藏偏差(常常出现在与他人产生冲突的时候)——所以要挖掘
每个人都有自己的社会角色,所说未必是所想,所以,当你面临与人冲突的问题时,不要急着解决表面问题,而要去挖掘别人内心的真正需求,从而找到真正的问题所在。
我曾经在带领一个咨询项目的时候,遇到一个困难,项目方案总卡在一个关键决策人物那里,沟通多次未果,方案改了好几遍,分析佐证材料一堆,但他总能挑出问题。
最后,客户项目团队提供的背景帮了我们。真实的情况是:这位高管是个空降兵,而他的前任在团队中威信极高,他现在的当务之急是建立团队对自己的信任。我们的方案对他的团队利益分配有影响,他很难向下沟通和交代。
后来,我们在此基础上建议了一个过渡方案,给了一个过渡期,问题迎刃而解。倘若不是客户项目团队提示,我们不知还要在表象问题上做多少无用功,却发现不了真正的问题。
Simon Fisher曾经提出过一个冲突层模型,他说,我们所声称的问题其实只是最表层的,背后存在隐藏的原因,以及内心真正的需求。
比如上面那个客户,他表现出来的是挑剔我们的方案不完善、研究不充分(表层需求),因为他不希望在团队面前失去威信(利益出发点),所以他真正的需求是目前不要对他的团队有大动作(真正需求)。基于此,我们才提供了不修改方案下的另一种解决方式,皆大欢喜。
所以,在面临与他人的冲突这类问题时,不要急着解决,而要先问自己三个问题:对方的真正需求是什么？对方的需求还可以通过什么方式实现？我可以怎么帮助对方实现,以此挖掘出真正的问题？
第三,成因偏差(常常出现在解决商业性问题的时候)——所以要分析
很多问题,其实背后是有原因的,如果不能把原因找出并解决,问题会不断暴露,所以,我们要搞清楚成因,解决根本问题,而不是只解决表象问题。
比如,我曾经服务过的一个客户，流程冗余导致管理效率低下、决策速度慢,如果马上去优化流程,问题是可以得到解决的。但是,我们分析了流程冗余的原因,发现是组织架构的问题：即部门及岗位设置得非常细,每个管理人员的管理范围非常窄,导致管事儿的比做事儿的还多。如果只优化流程、不改变组织架构的话,过不了多久,管事儿的没有足够的事情做,为了出业绩,还是会想办法插手很多事情,然后把流程又搞得复杂起来。
好了,经过这三个步骤,你终于找出什么是真正的问题了。然而,是不是就可以马上着手解决这些问题呢?
四、不是所有真正的问题都值得被解决
当然不是!你还需要看看,这个问题能否被解决。毕竟在这个世界上,大部分的问题都是无法解决的。我们用个二维矩阵,来帮助我们区分不同的问题。
维度一是问题的关键度,也就是,当下解决这个问题有多重要,维度二是问题的解决度,也就是这个问题当下可解决的程度如何。
处于四个不同区间的问题,你的解决方式应该是不同的,否则就是在做无用功。另外,我给每一个区间取了个名字,便于理解
区间1：解决度高、关键度低
小插曲:这个区间通常是最容易对付的问题,通常不会困扰你。对于小插曲的问题,如果花时间很少,可以迅速解决;如果花时间很多,可以授权别人去做。
区间2：解决度低、关键度低
困难游戏:这个区间的问题,就好像一个困难的游戏,通关几乎不可能,但这事儿没那么重要。然而,就像游戏一样,这个区间会诱惑你花费大量时间和精力,做很多无用功。
比如,你在行政部门工作,老板让你调查大家对食堂的建议,以便下年改进。你很认真,设计了一个EXCe问卷发给大家。结果,有人提出:员工调查得匿名，不能发EXCe给你,得弄个网站。然后又有人提出:我们老在外出差,网站也不方便打开,能否搞个移动网站,手机可以登录。你哼哧哼哧地花时间解决这些问题,突然发现:咦?这些根本就不重要收集到建议就可以了,对食堂提个意见,是有多敏感多费劲的事儿,还需要匿名还需要手机登录?
所以,对于类似困难游戏的问题,你需要设定一个时限,然后以此为标准，时限内可以解决的问题就做,时限内肯定无法解决的,就不要开始了,放弃吧。
区间3：解决度低、关键度高
无底洞:这是很多人容易陷入的无底洞。因为关键度高,所以你会觉得要多花时间、需要非常谨慎,可是,问题的解决度明明很低。比如股市,关键度很高,可你天天挂在心上、天天研究,跟不研究比起来,结果也不会有多少差别。
将时间花在这些问题上,同样是种浪费。并且,长久将自己陷在这个区间不能自拔,会导致自己亳无成就感、更加焦虑。
对于这类无底洞的问题,倒不如调用你的情绪脑,听从内心的直觉,而不是陷入理性分析中无法自拔。因为,在面临一些极其复杂的问题时,信息量会超过人脑可处理的信息量,这时候,我们的情绪脑反而比理性脑更加靠谱。
区间4：解决度高、关键度高
高价值陷阱:这个区间才是我们要花时间的地方,花时间解决可以产出结果，价值又高的事情。但是,这里也会有陷阱。
因为重视,很多人总会在内心漫无目的地反复思量,却不会行动。你以为自己在思考和解决问题,其实只是在困扰和焦虑中耗费精力。
比如,很多人对现状不满,想要转行,于是每天都在思考:我该转什么行呢?期望哪天灵光乍现,找到自己毕生愿意为之奋斗的事业。但说实话,按这种方式想下去,一辈子也很难有结果,因为这根本不是思考,只是困扰。
真正的思考,是你需要收集信息，自我剖析、咨询他人、分析各种可能，最后进行选择。
所以,面对高价值问题的时候,你唯一需要注意的是:思考,而不是困扰。如果你意识到自己只是在困扰(通常的表现为:反复思量、毫无进展,而且你知道这样下去根本找不到答案),马上停止下来,避免落入陷阱。
五、提升高价值问题的占比,是我们必须努力的方向
当然,在你初入职场的时候,你不可避免地要做一些解决度低或者重要度低的事情。就我的观察来看,这个比例甚至会占到80%。
比如刚进咨询行业的分析师,会做大量的研究和分析,可最后用上的其实很少,因为以他们的经验,很难判断其中哪些内容是对后续项目是有更多帮助的。一定程度上来说,这可以理解,也是我们成长中的常态。
然而,渐渐往上,当你成为一个资深人土或者团队领导的时候,找到解决度高、重要度高的问题就非常需要,否则会拖累整个团队做无用功。
所以说,初入职场的时候,我们可能会在困难游戏和无底洞上面花费很久,即便找到了高价值问题,也会落入困扰的陷阱。然而随着时间的推移,你需要不断反思问题,从而找到真正高价值的问题，最后将自己更大比例的时间分配在解决高价值问题上面。
六、如何快速找到有价值的问题
你可能会觉得:嗯,你说得都很有道理,然而我还是不会。
实际上,找到高价值问题并不难,你只需要养成一个习惯,在看到问题之后,不要马上解决,而是拿出我提供的这个清单过一遍。当然,你也可以在此基础上,根据你自己的思维习惯,设计一个属于你自己的问题清单,会更有针对性。
清单问题1:澄清需求
我是否清楚该问题务的背景、目的、关键利益方、可用资源、时间要求?
清单问题2:挖掘诉求
对方为什么会提出这样的问题挑战?他的真正诉求是什么?这个诉求还可以通过什么方式实现?我可以怎么帮助他实现?(若不是跟人相关的问题,此条可略过)
清单问题3:找准问题
这个问题解决了,事情就会都顺利了?我解决的只是表象问题、还是真正成因?
清单问题4:确定关键
这个问现在是否必须被解决?是否有其它更加重要的问题需要我去花时间?
清单问题5:确定可行
这个问题现在是否可以被解决?我解决这个问大概需要多久?这个时间是否可被接受?
清单问题6:正确思考
这个问题我思量多久了?有没有进展?继续如此,是否有可能找到答案?(当你因为无法进展而苦恼的时候,问这个问题)
最后,请牢牢记住这几句话:不是所有问题都是真正的问题,不是所有真正的问题都值得被解决。看到问题的时候,不要马上解决,先过一遍清单。
总结：
1.大部分工作,需要的都是功劳,而不是苦劳,所以,“做什么事”,比“怎么做事”,可能更重要。
2.不是所有的问题都是真正的问题:表象问题跟真正问题之间,存在三种偏差。
3.不是所有真正的问题都值得被解决:因为大部分问题,花多少时间结果都是一样的。
4.在开始解决问题之前、或者耗时很久却亳无进展的时候,看一下文中提到的6个问题的清单,也许会豁然开朗。
网友评论