提高职场工作效率的几个关键方法

作者: 皓妈童书分享会 | 来源:发表于2017-04-19 08:42 被阅读0次

    两天时间,把《小强升职记》看完,挺推荐职场新人看这本书的。这本书主要是写怎么进行时间管理,从而让你在工作上能更好的提高工作效率,得以晋升。

    书中的几个关键方法我觉得还是非常有效的。四象限法,猴子法则,衣柜整理法,番茄工作法。

    四象限法,首先分清四个:重要且紧急,重要不紧急,不重要但紧急,不重要且不紧急。

    很多人之所以觉得工作永远都做不完,明明感觉自己一整天都在快马加鞭赶工作,可就是避免不了加班。很大原因是你一直在做着紧急但不重要的事情。比如,同事对你说,我一会要开会,你帮我打印几份文件。你正埋头苦干做着方案,突然中断思考去做这种对你来说并不重要的事。如果一天下来几次这种事件,那你的工作自然无法完成。

    我们的目标应该是往着第二象限去发展,有的人则是感觉自己一直在做第一象限的事,忙得水都喝不上一口,那也是因为你没有计划好第二象限,从而让他转化去了第一象限,最完美的结果就是我们能处于第二象限的状态,掌控时间。至于第三象限的事,那就更应该忽略,如图所示,需要技巧地安排他人去做。

    猴子法则,每个人身上都有只隐形的猴子,比如你工作间隙在茶水间碰见其他部门的一位同事,一副忧心忡忡的样子,于是,你关心的问了句怎么了吗。对方一下打开话匣子,吐了你一身的苦水,你已经隐隐感觉到对方肩上的那只猴子从一只手一只脚向你伸过来,从而整个身体都攀爬在你身上了。而过后的时间里,对方见到你还会一直的问你,这该怎么办怎么解决好。就这样,对方把他身上的猴子甩给了你。

    我们应该要学会把自己身上的猴子甩给别人,就像上面举过的例子,对方开会让你帮忙打印文件,也就是他把他的猴子扔给了你,我们不要过多的接纳别人身上的猴子,不然你总有一天被猴群们压得喘不过气。

    衣柜整理法,整理衣柜有五个步骤,也是对应着时间管理的五个流程:捕捉,明确意义,组织管理,深思,行动。

    其中的行动很关键,你的脑袋里要装着下一步行动,而当你描述出来时,也应该是用动词开头描述,比如,打电话给某某,准备会议资料等。而且内容要清晰,需要准备哪些资料?几点开会?会议上要提出什么问题?最后也要注意描述好你的结果,比如,早晨九点带着做好的计划书,在会议室开会讨论人工成本问题,要说服与会者认同我的方案。当你一步步描述好你的行动时,你的衣柜也就整理好了。

    在这里还需强调下行动、任务和项目的区别。行动是可以直接去做的事,任务是由多个行动组成,项目也一样,但他与任务的区别是,任务下的行动由自己独立完成,关注的重点是事情本身,而项目则是由多个人共同完成,关注的重点是与人的沟通协调。

    番茄工作法,是一种很出名的时间管理方法,首先第一步,选择一个行动,可以立即执行的行动,第二步,倒计时25分钟,预估下完成行动需要吃掉几个番茄然后在番茄时间内不间断工作,最后一步,每吃掉一个番茄休息五分钟,连续吃掉三个休息十五分钟。

    番茄工作法可以让你高效的集中注意力,专注力更强,把目标集中在眼前的番茄上。书中也提到,如果在这25分钟内不断有人打扰你怎么办?如果总是有人打扰,可以把你的番茄时间25分钟设置得更短一些,只要保证你在那个番茄时间内注意力能是高度集中的。

    但有一点要注意下,“番茄”虽然好吃,也要注意量的控制。因为人的精力是有限的,每个人要根据自己的实际情况定下你一天吃多少个番茄,以免腹胀拉肚子更得不偿失。

    掌握几个关键的方法,提高你的职场工作效率,让加班不再是家常便饭。

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