日本企业的会议管理见闻

作者：曲军

2018年11月4日 于东京

3.3 会议管理

会议纪律

我到日本企业参加商务会议时，对挂在会议室墙壁上的《会议纪律守则》，总是很感兴趣。通过拜读这些守则，我深切地感到，一份严谨的《会议纪律守则》，不仅能够提高会议效率，而且还能够提高会议质量。

为了便于描述，我参考一些日本企业的《会议纪律守则》，简要归纳了一份如下会议纪律做为参考样本。

纪律对象 会议纪律守则

会议参加人员 1，提前入座，一般提前3至5分钟左右为宜；

2，保持联系，迟到或缺席时要提前告知；

3，认真准备，会议资料提前过目；

4，积极发言，但不搞一言堂；

5，言简意赅，清晰表达自己意见。

会议主持人员 1，准备充分，提前确认所需会议用品是否完备；

2，保护环境，不复印多余的文件资料；

3，控制时间，一般限定1小时以内；

4，限定人数，会议人数越少越好；

5，明确议题，不谈论议题以外的话题。

顺便提示一下，很多日本企业规定，即使是只有本企业员工参加的内部会议，只要是借用外部会议室，或者是使用客户企业的会议室，就一律禁止谈论任何重要商业信息。这是因为，有一些日本企业的会议室之间的隔板，是很薄的塑料板，需要时刻注意隔墙有耳，保持警惕。而且，现代化的会议室内，设置着各种音像设备和IT系统，从守秘原则考虑，谨慎选择安排会议室，已经成为遵守会议纪律的重要考虑因素。

会议效率

日本企业内部的各种会议，基本可以被归纳分类为以下3种类型：

1，决策研讨型会议；

2，价值创造型会议；

3，信息共享型会议。

针对各种类型的会议，有一些日本企业在员工培训教材中，对“会议效率”专门作了一些总结定义。

阶段 会议效率定义

会前 会议效率＝会议日程调整时间＋会议资料编写准备时间＋会议资料提前传阅时间＋预备会议时间＋交通移动时间

会中 会议效率＝会议次数×每次有效利用时间×参加人数

会后 会议效率＝会议纪要编写时间＋会议议题复议时间＋会议纪要个别事项确认时间＋交通移动时间

为了便于描述，参考以上会议效率定义，结合我的一些理解，简要总结列举一份会议效率评价结果如下，仅供参考：

ABC企业某一年度销售计划会议的会议效率评价结果

阶段 上年度会议小时 本年度会议小时 增减时间 差异原因

会前 会议效率＝1＋2＋3＋4＋5＝15 会议效率＝1＋2＋3＋4＋6＝16 ＋1小时 本文略

会中 会议效率＝1×2×3＝6 会议效率＝1×2×3＝6 0小时 N/A

会后 会议效率＝1＋2＋3＋5＝11 会议效率＝1＋2＋3＋6＝12 ＋1小时 本文略

合计 32小时 34 ＋2小时

当然，把会议效率予以归纳定义，可能会被认为非常理论化，或者也会被认为太过于概念抽象。不过，我认为，为了提高会议效率，一定程度上，这样的相对量化指标还是值得参考研究的。

顺便提及一下，为了提高会议效率和节省出差经费，数年前，很多日本企业，已经大力开始推广，应用网络视频方式召开会议。据说，有的日本企业，投资添置了网络视频会议系统后，正式启用的第一个月所节省的差旅费用，就相当于网络视频会议系统的设置费用。

特别值得一提的是，网络视频方式的会议得到推广应用后，据说，有一些日本企业下属单位之间的沟通机会显著增加了。尤其是，虽然出差的机会减少了，但是工作效率却得到了很大的提高。

会场闹钟

为了严格控制会议时间，有一些日本企业在会议室桌子的一侧或者两侧，摆放上闹钟。以下图片，是桌子两侧都安装了闹钟的会议室，仅供参考。

日本企业的会议管理见闻

会议质量

为了精简会议内容，有一些日本企业对会议质量，提出了严格的要求，并对会议质量进行了如下定义：

阶段 会议质量定义

会前 会议质量＝会前的充分准备

会中 会议质量＝产生共鸣气氛＋达到会议目的＋按时结束会议

会后 会议质量＝与会人员的理解程度＋会议内容的影响深度+会议事项的实施效果

不过，关于会议质量，毕竟是比较难以直观评价的事物。因此，关于会议质量的量化指标，其实是很难归纳定义的。

当然，我非常赞同，可以通过采取以下具体措施，提高企业的会议质量。

1， 缩减会议议题。会前审阅议题，提前讨论准备，提炼可以会前解决的议题。

2， 改善会议方式。增加电话会议或者网络视频会议方式，减少开会目的的外地出差。

3，精简会议人数。提前确定会议紧急程度，杜绝无关人员参加会议；等等。

议题管理

为了预防只开会讨论，而不解决实质问题的会议现象，有一些日本企业通过编制《议题管理表》的方式，监督管理会议效果。我曾经观察到，有一些日本企业规定《议题管理表》必须做为会议纪要的附件，予以归纳汇总，并于会后，传阅传达给相关各个部门。以下编辑列举一份做为会议纪要附件的《议题管理表》，仅供参考。

会议时间 议题分类 议题内容 负责部门 协调部门 解决期限 解决状态

1 20##年8月8日 客户服务会议-客户投诉问题 ＊＊产品因为＊＊原因发生故障。 技术管理部 客户服务部 20##年9月10日之前 目前20##年8月8日尚未解决。

2 20##年8月8日 客户服务会议-客户提议方案 开发设计一种具有＊＊功能的新产品。 经营企画部 技术管理部，客户服务部 未定。下次会议继续讨论 目前20##年8月8日尚未解决。

关于上述《议题管理表》，与其说，是为了概括会议需要解决的问题内容，不如说，主要是为了加强督促管理，促使相关问题，能够及时得以解决。

避免争吵

一般而言，在日本企业的内部会议上，很少发生争论以及争吵现象。但是，我却亲自遇到多次，在内部会议上，上级领导严厉批评斥责下级员工的情景。有时候，我真的难以想象，平日里那么和蔼的企业管理人员，居然能够那么严厉粗暴地对待自己的部下。当然，在日本企业内部，由于存在着严格的上下等级关系，确实也很少可以看到，下级员工为自己辩解的情形。

关于日本企业的内部会议讨论，我总是感到，通常情况下，会议讨论气氛不够热烈。换言之，我感觉，日本企业的很多员工，在通常情况下，善于倾听，但是不善于参与讨论。可是，如果没有激烈的会议讨论，就难以有建设性的意见出现。如果没有意见交换和各种声音的存在，应该是难以摩擦出新的思想火花的。

会议评价

有一些日本企业，非常重视会议的评价结果。其主要方式是，要求会议参加者，在会议结束后必须填写提交一份《会议评价表》。会议组织者，通过汇总会议参加者的评价结果不仅可以了解会议参加者对会议的满意程度，而且，也可以获得必要的建议和反馈意见。据了解，有一些日本企业，通过《会议评价表》的方式，考核会议参加者的出席情况。

以下编辑列举一份，内容比较简略的《会议评价表》，仅供参考：

No. 评价项目 评价要点 满意程度（圈填选项） 备注事项（参见注释1）

1 会议结果 会议时间安排 1很满意；2满意；3一般；  4，不太满意；5，不满意

2  会场灯光亮度 1很满意；2满意；3一般；  4，不太满意；5，不满意

3  会场空调温度 1很满意；2满意；3一般；  4，不太满意；5，不满意

4  会场音响效果 1很满意；2满意；3一般；  4，不太满意；5，不满意

5 会议资料 资料内容 1很满意；2满意；3一般；  4，不太满意；5，不满意

6  版面编排 1很满意；2满意；3一般；  4，不太满意；5，不满意

7  资料内的错别字（若有）：  请注明页码

8  资料内的其他错误（若有）：  请注明页码

9 会议感想 您最感兴趣的会议内容： 

10  您没有理解的会议内容： 

11  您的其他建议和意见： 

12  您对会议的综合评价： 1很满意；2满意；3一般；  4，不太满意；5，不满意

*注释1：关于满意程度，如果圈填第4和5之选项，请简略注明您不太满意或者不满意的理由。

站立开会

有一些日本制造业企业，把一些包括生产管理在内的经营管理会议，尽量组织安排在车间现场或者仓库现场召开。

尤其是，这种站立会议的会议现场没有桌椅板凳，讨论沟通问题为主，注重会议气氛，不需要特殊关注领导的态度和座位。

据一些日本企业员工介绍，这种站立开会的方式有很多好处。例如，提高会议效率，不打瞌睡，根据需要在现场直接解决问题。

据我观察，这种站立开会的方式也特别适合贯彻落实一些具体务实的经营管理措施。例如，适合贯彻落实包括但不限于以下一些日本企业常见的经营管理措施：

三现主义：现场，现物，现实；

三即主义：即时，即刻，即做；

三觉主义：视觉，触觉，听觉；

三彻主义：彻头，彻尾，彻底。

谢谢您的以上阅读。

备注：我连续数日认真努力地魂入此篇，终于今天定稿发布。如果您还满意并且赞赏，欢迎您打赏，请本文之后的赞赏码。这样的话，我就更有原创写作动力。感谢！