日本企业的会议习惯见闻

作者：曲军

2018年11月4日 于东京

3.1 会议习惯

通过参加一些日本企业的会议，我观察并总结了一些日本企业员工的会议习惯。为了便于中日企业员工们友好交流并理解借鉴，列举如下，仅供参考。

1， 提前到场

参加重要会议之前，尽可能提前到达会场周围喝杯咖啡。

我所熟知的一些日本企业员工，一般会提前30分钟，甚至更长时间，提前到达会场周围的咖啡厅，喝杯咖啡轻松一下。这种习惯，不仅可以避免会议迟到现象，而且也可以静下心来，思考整理一下将要会谈的内容。如果已经提前准备充分，也可以在会谈之前，轻松地看一会儿报纸杂志，或者上网看看新闻以及收看一下邮件。

关于以下图片，是我与同一审计团队的几位日本人同事，从东京坐电车来到神奈川县内一个小工业区，提前半小时到达约定集合地点后，喝杯咖啡放松一下的情景留念。关于这种会议习惯，我查阅了一些礼仪书籍，但是没有发现相关内容介绍。据一些日本企业员工解释，如果是去参加重要的会议，他们也有这种习惯提前去会场周围喝杯咖啡。他们说，自己企业的员工培训教材里没有相关内容介绍，这是向自己先辈们学习模仿的会议习惯。

日本企业的会议习惯见闻

2，闲聊几句

在正式会谈之前，会议参加者们一般会互相闲聊几分钟。

当然，如果是正式的严肃会议，则不适合这种闲聊方式。据我观察，大部分日本企业员工，习惯在正式进入会谈之前，闲聊几句当天的天气，或者当天的热门社会话题。据说，这样是为了借此缓和一下会议气氛，彼此轻松一下心情。精神放松以后，先深呼吸一口气，观察一下会场气氛，寻找合适的话题转换时机，轻松自然地进入会谈主题。在日本，无论是何种会谈场合，能够读懂会场气氛，也就是所谓的“读懂空气”。这不仅是一种个人素养表现，而且也是一种职业技能。

3，保持微笑

商务会谈中，始终克制保持着微笑的姿态。

即使有时候会谈的结果很糟糕，商务会谈结束后，也尽力保持着微笑的姿态告别。但是，需要注意的是，微笑的表情，不一定意味着高兴的心态。虽然，我观察到，有一些日本企业人士，会议前后以及饭局前后，始终保持着微笑。但是，我也感到，这种微笑，有时候是表情僵硬的。据说，有的日本企业的礼仪培训资料内，要求每一位新入职员工，通过接受培训后，必须做到，每当自己表达微笑表情时，自己的眼神，眼角，眉毛，嘴唇，牙齿，手势，心态，也必须同时是微笑的。有的日本企业人士解释，微笑着工作，不仅是一种职业修养与礼仪要求，而且也是一种心理减压的方式。

4，沉默是金

商务会谈中，信奉沉默是金。

所谓沉默，即争取不率先表达自己的观点和意见，保持冷静心态，对自己的真正想法深藏不露。很多日本人深信,认为这样的话，能够有效地保护自己的想法，不被对方窥探。记得有的日本企业员工，在介绍其商务谈判经验时，重点强调的要点是，与对方会谈时，必须坚持“三决不”原则。即，决不首先打破沉默，决不首先开始发表意见，决不打断对方发表意见。日本企业之间进行商务商会谈时，在关键决策阶段，有时候，会出现会谈双方在暗自比赛，“看谁沉默到最后”的比赛现象。我也记得有一次，几位日本企业的高管们在某次中日企业商务会谈后，评价参与会谈的中国企业的某位高管非常优秀，问其理由，答曰“善于沉默”。

5，后发制人

商务会谈中，先去读心，然后寻机后发制人。

在日本，作为最基本的商务会谈礼仪，要求参会人员，从始至终耐心倾听对方陈述意见，决不要轻易打断对方发言。据我观察，有一些日本企业的资深员工，善于倾听对方的发言内容以后，再结合自己的预案，适度调整自己预定的发言内容。不过，需要注意的是，虽然在双方达成协议或者正式签订合同之前，有一些日本企业员工观察多言论少，但是，如果是在协议或者合同签订生效之后，他们会把双方应履行的义务以及条约内容反反复复地研究清楚，仔仔细细地陈述意见。

关于以下图片，是我拍摄的一次在东京某体育馆内举办的剑道比赛场景。很多日本人练习剑道，与其说是练习护身之术，不如说是为了锻炼心性。很多日本企业员工学习剑道，与其说是学习剑术，不如说是为了学会“读心”之术。

日本企业的会议习惯见闻

6，以心传心

商务会谈中，尽量追求“以心传心”的沟通气氛。

会谈时，一般以比较委婉的方式或者间接方式，陈述自己的观点和意见。往往频繁使用“是吗”，“虽然”，“可是”，“ 但是”，“对不起”等词汇。真正想表达的意思，其实是在此类词汇的后面。有时候，故意不把附和或者转折词汇后面的话说出口，让会谈对方自己去体会。其实，是希望彼此能够心领神会地，理解核心关键问题。

7，表达暧昧

商务会谈中，一般都表达委婉暧昧。

决不轻易对任何事物直接作出是非判断。拒绝对方提出的要求或者请求时，在语言表达上一般不直截了当，表现出态度委婉暧昧。例如，日本人一般会使用“我们再考虑一下”以及“我们再研究一下”等类似的言辞，表示婉言拒绝或者委婉否定；有时候会采取拖延不予以答复的方式，间接表示不满或者抗议。如果多次会谈结束后，日本企业员工仍然会使用婉转之类的言辞答复，或者拖延不予以答复的话，基本上可以认为，会谈双方的谈判余地已经没有多少。

8，留有退路

商务会谈中，时刻注意留有退路。

在协商解决疑难问题或者指责对方某些做法的时候，往往表现出一种欲言却止的表情。这是为了给对方保留面子，也为了给自己留出一些退路。每次商务会谈结束之后，即使结局非常糟糕，也会很有礼貌地表达“非常感谢”之类的谢意。但是，这往往并不意味着真正地在感谢。很多情况下，感谢一词，只不过是一种商务礼仪而已。买卖不成仁义在，关于这一点，中日商务习惯是共通的。不过，即使会谈双方之间发生了重大经济纠纷，日本企业商务人士也不轻言打官司，也不轻易发表聘请律师的想法。当然，也没有听说过当场当面向会谈对方明确表示，打算起诉对方之类的言谈。关于这一点，中日商务习惯其实还是存在一些差异的。

9，跨三退一

商务会谈中，谋求“跨三退一”策略。

为了尽快获得满意的会谈结果，有的日本人会在合适的时机，向对方积极传递自己愿意立即妥协让步的想法。不过，据说有时候采取的所谓妥协让步，实际上是事先预谋的“跨三退一”策略（突击跨出三步，主动退回一步的谋略）。例如，协商索赔金额的时候，如果事先计划确定，自己可以接受的赔偿底线是1万美元，那么在初步协商会谈时，首先向对方要求索赔3万美元。之后，在基本摸透了协商对方的底线时，主动表示，自己可以考虑妥协让步。但同时强调，自己可以接受的赔偿底线是2万美元。

10，集体决策

商务会谈中，奉行集体决策。

如果是涉及重大经营决策的会谈事项，有一些日本企业通过制定《经营决策事项审批权限条例》之类的规章制度，规定企业的任何经营管理者没有单独裁决权，必须履行集体决策程序。因此，除了一些作为大股东绝对控股的日本企业经营者，或者是具有绝对经营权威的经营者，一般的日本企业经营者，在会谈中通常很难自己拍板决定重大会谈事项。有时候在会谈时，这些经营者即使当场做出了个人决定，这种决定最终也可能会无法成为该企业的正式决定。

11，会场礼仪

会场清理时，保持良好的会议礼仪。

如果会议组织者没有安排专门的会务人员负责清理会场，日本企业的员工们会很自觉地，齐心协力把会场打扫干净。据我观察，所有使用过的用具，都会按照要求恢复原位并摆放整齐。然后大家会很有礼貌地互相鞠躬，表达“您辛苦了”之类的谢意。经过与一些日本企业员工们的沟通交流，我领悟到，日本企业员工们的一些良好的会议礼仪，至少应与下述几点原因密切相关：

原因之一：从小接受礼仪就是规矩的观念意识。

无论在家庭，还是在学校，日本人从小就接受具体的礼仪行为教育，每天互相鞠躬・问候・致谢。日本人从保育院和幼稚园时期，就被教育知道，礼仪就是规矩，不遵守规矩就是失礼，没有礼仪就会被孤立，甚至被欺辱。日本人至今仍然遵守的很多礼仪规矩，是以前从中国传到日本的。

原因之二：在学校接受严格的团队精神教育。

很多日本中小学校，要求学生身穿统一校服，身背统一品牌的书包，在学校一起吃午餐，强调集体观念，淡化个人特性，目的是借此强化学生的集体归属感。当然，需要注意的是，这种团队精神教育方式也会导致某些负面影响，例如，大多数日本企业员工在工作中，一般不敢冒尖，通常缺少个性；宁可集体犯错，甚至集体犯罪，而不愿意单独行动，更不愿意冒险承担个人责任，等等。

原因之三：踏入社会后接受职场礼仪培训。

很多日本企业，针对新聘用的员工有着严格的社内培训制度。而且，对所有员工，定期进行专业培训和职业道德培训，包括一些商业礼仪和商业信息保密方面的培训；另外，在日本的书店里，关于职场礼仪培训方面的书籍，也有很多版本，多达几十种。有的新员工，自己会自费从中选购一本或几本，认真自学阅读。

12，会议禁忌

除了会场礼仪，会议中应严格注意一些会议禁忌事项。

根据我在一些日本企业的会议现场观察，可以列举以下一些日本企业员工们注意的一些会议禁忌事项，仅供参考。需要特别强调的是，在日本，这些事项不是单纯的会议礼仪，而是会议禁忌事项。

1，不响手机（手机静音）。

2，不玩手机。

3，不乱拍照。

4，不要私语。

5，不打哈欠。

6，不抖腿脚。

7，不趴桌上。

8，不穿外套。

等等。

13，会后习惯

会议结束以后，保持良好的会后确认习惯。

根据我在一些日本企业的会议现场观察，可以列举以下一些会后习惯事例，仅供参考。

1，会后确认，使用过的茶杯和纸屑等垃圾，是否应立即打扫收拾干净；

2，会后确认，桌椅是否摆放整洁，桌椅是否应摆放回原处；

3，会后确认，窗帘是否需要整理归位；

4，会后确认，电源插头是否应归还原处；

5，会后确认，是否应关闭空调及投影仪等电源设备；

6，会后确认，是否应立即擦掉书写板上的字迹；等等。

14，会后干杯

喝酒聊天，延续会议。

把一些轻松心情的学习会以及讨论会，故意安排在傍晚时间，经常有会议结束后可以干一杯的含义。据我观察，日本企业的一些内部学习会以及讨论会，经常是被安排在傍晚时分的正常下班前后进行的。如果会议需要延续或者需要进一步总结时，有时候以外出喝酒聊天的方式，继续延续会议。顺便提示一下，在很多日本企业内部，喝酒聊天其实也是会议的一部分。对此，有一些日本企业的员工认为，积极参加喝酒聊天，也是应主动接受的职场谋生的基本常识。

15，借酒谈心

借酒谈心，缓解矛盾。

关于借酒谈心，有一些日本企业的干部培训教材内，推荐企业干部们利用包括喝酒谈心在内的面谈方式进行上下级沟通。我在日本企业现场，曾经听说过一个借酒谈心的故事。据说，某企业某部门负责人在企业内部会议上，不顾情面地批评斥责了某部下员工，会议气氛非常紧张。但是，下班之后，该部门负责人主动邀请了那位部下员工下班后一起喝酒。在居酒屋内，领导与部下借着酒劲，互相说了说心里话，互相干了一杯又一杯。当然，领导在形式上委婉地进行了自我检讨，部下也大胆地进行了解释说明，释放了自己认为的委屈。

16，目送客离

会议结束后，亲自目送客人远离会场。

据我观察，当会议结束后，日本企业几乎都会安排专人亲自目送客人远去。如果是来访客人自己徒步离开，一般会看到客人的背景离开自己视线为止。当然，客人走几步后回头向对方浅鞠躬一下或者挥挥手，有一种表示再次感谢热情接待以及珍重再见的意思。如果是来访客人乘坐出租车离开会场或者日本企业厂区，一般会看到出租车的车影离开看不到为止。当然，客人上车后应立即按照礼仪习惯摇下车窗，说声再见并低头示意感谢。因为在出租车上鞠躬不方便，说声再见并挥手道别也是一种常见的道别方式。

谢谢您的以上阅读。

备注：我连续数日认真努力地魂入此篇，终于今天定稿发布。如果您还满意并且赞赏，欢迎您给我打赏。请参见本文之后的赞赏码。这样的话，我就更有原创写作动力。感谢！