作者：曲军
2018年11月4日 于东京
3.2 会议准备
会谈清单
据我观察，有一些日本企业，如果计划参加重要的涉外会议，一般会提前成立一个会议对策小组。该小组的会务干事，一般也会提前一段时间（数周，甚至数月），主动与会议对方商议确定一份《会谈事项清单》。
若因时间关系，来不及准备资料，双方企业可以商议拟定一份简略的会谈议题，尽量提前确定会谈的主要目的。例如，如果一家中国企业初次来日本拜访一家日本制造业企业，建议中国企业提前一周或者几周，通过电子邮件发给日本企业一份以下这种简略的会议议题。
会议议题
1，本公司的业务简介（约5分钟）；
2、本公司的主要产品介绍（约5分钟）；
3，本公司的ABC新产品企划构思方案（约10分钟）；
4、贵公司对上述ABC新产品的看法以及与本公司合作商讨（大约30分钟）；
5，贵公司对本公司的其他业务建议或者意见（大约10分钟）。
日本企业在收到《会谈事项清单》或者会议议题后，一般会组织召集本企业相关部门进行内部沟通与协调。初次碰头会结束后，有一些日本企业还会专门成立一个业务小组，继续跟进对应。通常而言，该小组要求的内部讨论磨合结果是，必须协调统一各部门的意见及观点，也必须确认全体参会人员对外表述口径保持一致。
关于会谈事项，必要时，该小组不仅会从本企业参加的各个行业协会或者中介咨询服务机构，获得所需要的商业信息和业务指导，而且也可能从本企业集团内部的商业信息收集网络（包括关联公司以及业务往来单位等），全面收集必要的参考信息。
因为该小组对《会谈事项清单》的主要内容，在会前已经有了深入了解和调查，所以正式会谈时，本企业主要是希望对一些重点和难点问题，进行深入讨论和确认。一般而言，如果无法拟定好一份比较务实的《会谈事项清单》，日本企业是不会轻易承诺实施正式会谈的。
相对而言，我也观察到，某些中国企业，来日本与日本企业进行重要商务会谈时，似乎并不注重《会谈事项清单》内容的沟通确认。曾经听到某些中国企业的访日团队领导感慨，在与日本企业进行商务会议时，经常感觉会场上，日方始终主导着会议的进展节奏，特别是，日方全体参会人员，意见观点统一，表述口径一致。
通过对一些中日商务会议的观察分析，确实可以发现，有的中方企业参会人员之间，在会议现场，很明显地表现出意见观点不统一，表述口径不一致。尤其是，有的中方企业参会人员，对一些可以在会前预想到的对方提问质疑，根本没有进行必要的调查准备。
预想问题
对于重要的涉外商务会议，有的日本企业内部规定，会议对策小组必须根据《会谈事项清单》，参考其他商业信息，事先编制一份《会议预想问题清单》及其解答预案，以供本企业所有会议参加人员参阅。
对所有的预想问题，会议对策小组组织召开多次内部沟通协调会议之后，不仅会拟定解答方案和相关预案，而且还可能连本企业参会人员回答问题的发言顺序，也事先安排确定。有时候，会议对策小组还会组织专门团队，制定所谓的上中下多种对策预案，随时随地留有周旋余地。
据说，有一些日本企业，在会议记录的档案内，不仅保存着历年的会谈对方参会人员的主要言论内容，而且也记录着每一位参会人员的专业特长和职位变更等详细的个人信息。例如，会议档案内，可能会有以下类似记录：某次会议，对方单位的某工程师对某一问题提出了某种观点，本企业的某部长就这一观点，做出了某方面的解释说明。
虽然，也曾经听说过，某些中国企业的领导们，对日本企业的这些做法表示不屑一顾，认为日本企业太过于拘泥细节。但是，需要特别提示的是，关于这些商业细节信息，对推断会谈对方的意见主张，以及对预测会谈对方有可能提出的疑问事项，其实有着重要的参考价值。
常见问题
对于重要的涉外商务会议，有一些日本企业，还会编辑或者定期更新一本《会议ＦＡＱ问题集》（《常见问题选集》），把企业新老员工的历年解答方案及其经验教训，归纳和总结在这本《常见问题选集》里。实际上，根据历年来的会议记录内容，编辑或者更新了的《常见问题选集》，本身就是一套完整的商业信息数据库。
很显然，这是企业长年累月整理收集的数据宝库，更是和专利技术一样的企业知识产权。这也就是为什么，有的日本企业严格规定，被授权的本企业会议参加人员，只能通过公司内部电子网络，在线阅读《常见问题选集》，任何人不能打印和携带外出这些资料数据。
据说，也有的日本企业规定，这本《常见问题选集》，只能在本企业内部沟通的协调会议上使用，会议结束后，由专人负责全部收回保管。由此可见，其商业价值的重要性。因此，建议中国企业的访日团队深思一下：如果本企业也编辑整理一本《常见问题选集》，细心准备一些会谈细节问题，被会议对方始终主导着会议进展节奏的情形，应该不会出现。
信息共享
一般而言，日本企业会加入一些行业协会或者企业团体。据说，某些行业协会或者企业团体，以会员共同出资的方式，建立了完善的行业信息数据库以及信息收集渠道，定期聘请专家写作专题报告，以供其所有会员随时查阅参考。该协会或者团体的任何会员，都可以分享其他会员提供的各种商业信息。
还有的日本行业协会或者企业团体，不仅掌控影响着该行业的商品购销价格体系和市场游戏规则，还掌控着成员企业的商业合作伙伴信息。如果中国企业打算低调隐秘地在日本寻找商业合作伙伴，就应当首先调查清楚，所寻找的日本企业合作对象，是否真的是孤立地在与自己企业接洽商谈。因此，中国企业与日本企业进行商务会谈之前，适当了解该企业所加入的行业协会或者企业团体概要，掌握相关的行业规则与团体成员构成等信息，是很有必要的。
另外，在一些大中型日本企业内，总务部门每天安排专人，在本企业的内部局域网络上，不仅实时更新重要对外会议的会场安排情况，而且也向内部所有业务部门，公开外部来访客人信息。根据这些内部公开的信息，本企业内部的相关部门之间，不仅可以及时交换相关商业信息，而且也可以及时协调相关的对外联络工作日程。
以下归纳整理一份《外部来访客人信息统计表》，内容稍有编辑，仅供参考：
来访单位 来访目的 来访人数 接待部门 接待负责人 接待联络人
××会社 商务洽谈 4位 营业部 ××部长 ××科长
触角信息
某些情况下，有一些日本企业对外投资的关联公司之投资比例很小，业绩也很一般，几乎没有实现投资收益。但是，需要关注的是，类似的这种关联公司，实际上是日本企业触角投资战略的一部分。很多情况下，这些触角投资公司，是日本企业的重要商业信息来源之一。
有时候，从这些触角投资公司获得的不起眼的商业信息，对日本企业的经营战略和事业计划，有着重要的参考价值。某些情况下，有一些日本公司，甚至通过微利或者等价采购转销的营销方式，多年维持着一部分供应商和销售客户。实际上，与这些单位的人脉关系以及购销数据，其实是这些日本公司细致追求的重要商业信息来源。
会前沟通
在参加涉外会议之前，有一些日本企业，非常注重会前的沟通协调工作。这些工作，不仅包括本企业内部各个部门之间的会前沟通，也包括与会议对方的会前沟通。有的日本企业，还会指派专门的会务助理人员，整理记录一份《会前沟通纪录》。
在这份《会前沟通纪录》内，非常详细地记录着，沟通交流事项的具体内容，包括但不限于沟通交流事项的编号，分类，沟通课题，沟通时间，对方答复要点，答复时间与答复人，存在问题以及问题解决时间等内容。
会前访谈
如果会议双方是初次商务往来，有一些日本企业，经常会指派会议对策小组的部分成员，到对方单位的实际办公地点，简短访谈一次。通常情况下，访谈时会顺便实地考察一下对方企业，包括但不限于对办公场所等的实地考察。
另外，日本企业非常注重商业信赖关系。很多日本企业，倾向于优先通过熟人引荐介绍，寻找业务合作伙伴。因此，为了加深彼此的信赖关系，有时候，中间介绍人，也可能被一同邀请，参加双方的初次会谈。
这种情况下，双方的初次会谈内容，通常会比较含蓄。初次访谈沟通之后，访谈成员会在完成必要的本企业内部沟通与汇报基础之上，与会议对方继续沟通细节问题。例如，有一些日本企业，只有在完成信用评级与访谈评价之后，才能决定是否实施正式会议洽谈。
确认清单
除了提前预约会场或者会议室以外，某些日本企业的会务人员，特别关注一些会务管理细节，采取一些预防措施，提前确认会议所需用品和资料的准备情况。例如，通过精心制定一份《会务确认清单》，不仅可以减少容易疏忽的会议准备事项，而且也会提醒会务人员，事先仔细查验会议所需用品的准备情况。
以下归纳整理一份，内容比较详尽的《会务确认清单》，仅供参考：
所需用品・办理事项 确认事项（根据需要确认） 备注事项 核对栏
会议通知文件 检查确定5W,2H要求事项 参见注释1
文件保密等级 检查确定所有文件的保密等级 注意保密事项
文件发放时间 检查确定所有文件的发放时间 注意发放顺序
文件资料复印 检查文件资料的份数，页码，装订质量等 注意保密事项
会议议题管理表 根据需要提前与会议领导确认 注意保密事项
会场指示牌 根据需要提前与会议领导确认 注意摆放位置
会场座椅数量 根据需要提前与会议领导确认 注意摆放位置
会场座次安排 根据需要提前与会议领导确认 注意座次方向
签到表 核对参加人数以及姓名性别等 注意保密事项
签字笔 检查书写功能 多一支备用
板书工具 备齐书写板，板擦，书写笔等
草稿纸 确认页数以及纸型等
麦克风 确认音质以及开关等
放音设备 确认放音效果等
投影仪 确认放像效果等
录像设备 确认录放效果等
电源插头 根据会议人数确定足够插口
电源开关 指定专人开关所有电源 注意会后复查
网络接口 根据会议人数确定足够接口
空调设备 事先调好合适的室内温度 参见注释2
其他会议设备 确认电源连接状况等
室内灯光 确认开关，调试亮度等
会议评价表 根据需要提前与会议领导确认 注意保密事项
文件资料回收通知 根据需要提前与会议领导确认 回收保密资料
机密文件箱 根据需要提前与会议领导确认 回收保密资料
茶水饮料 根据需要提前与会议领导确认
餐饮时间 根据需要提前与会议领导确认
其他事项 根据需要提前与会议领导确认
今后应注意事项
*注释1：5W表示Why(会议目的),Where(会议地点),What(议题),When(会议时间),Who(参加人员)；2H表示How(会议日程安排),How Much(会议费用)。
*注释2：为了保护环境，注意设定调整室内空调温度，夏季冷房设定为28度，冬季暖房设定为22度。
室内调温
通过多年来在日本企业的现场访谈，我观察到，在炎热的夏季，大多数日本企业，把会议室的室内空调温度，一般设定为28度。同时，我也观察到，在设定室内空调温度时，有的日本企业，对内对外还是有所区别的。例如，有的企业，在会议室召开企业内部会议时，严格规定，室内夏季空调温度设定为28度，室内冬季暖房空调温度则设定为22度。但是，在招待来访客人的时候，则很细心地把提前设定更合适的室内空调温度，以便给来访客人，一种舒适的温度感觉。
准备礼金
在日本，如果会议组织者聘请讲师以及专家名人等讲演、授课或者出席会议的话，应当提前准备好礼金。因为会议组织者与讲师在礼仪上不会当面直接清点触摸现金，所以会议组织者应提前把礼金装入专用的信封内，以便直接亲手把礼金信封交给讲师。关于礼金的具体金额，虽然没有一个绝对的标准，但是很多机关团体与企业制定有专门的礼金支付规定及其具体支付参考标准。
根据日本财务省（财政部）于2011年度对日本85家政府机构进行的授课礼金支付情况调查结果（数据来源：日本财政部官方网站，2018年10末时点可查的相关对外公布信息，参见以下图片），2011年度85家政府机构向229位讲师支付的平均授课单价是一小时8100日元。不过，其中也有例外，有的政府机构向讲师支付的授课单价，高达一小时70000日元。
日本企业的会议准备见闻
很多日本政府机构和团体把讲师演讲以及授课单价表，实时对外公布在其官方网站。参见以下图片，日本文部科学省于2018年10月末时点，在其官方网站上公布的讲师礼金（标准单价）是8940日元。
日本企业的会议准备见闻
有一些日本政府机构和团体，把制定的参会礼金标准单价和讲师资历信息，同时对外公布在其官方网站。参见以下图片，是日本经济产业省（日本经济产业部）于2018年10月末时点，在其官方网站上公布的参会礼金标准单价以及相关讲师资历信息。
日本企业的会议准备见闻
根据日本税法规定，会议组织者有代扣代缴讲师礼金相关的个人所得税的义务。因此，据我所知很多日本机关团体以及企事业单位，实际支付的礼金一般是税后金额。参见以下图片，如果会议组织者支付给讲师的税后礼金是20000日元，通常讲师签字或者盖章的收据金额是其税前金额，税金部分由企业实际负担。
日本企业的会议准备见闻
另外，根据日本税法规定，总额在100万日元以下的礼金报酬的个人所得税的综合税率是10.21%。参见以下图片，是日本国税厅于2018年10月末时点，在其官方网站上公布的稿酬等（含礼金）代扣代缴方法举例，仅供参考。
日本企业的会议准备见闻
谢谢您的以上阅读。
备注：我连续数日认真努力地魂入此篇，终于今天定稿发布。如果您还满意并且赞赏，欢迎您打赏，请参见本文之后的赞赏码。这样的话，我就更有原创写作动力。感谢！
网友评论