《聪明人都是清单控》｜Part6｜时间清单

人们浪费时间，是因为没有找到管理时间的高效工具；人们浪费时间，是因为没有掌握清单的使用技巧。时间管理的清单要素有两条：除了合理地分配时间，还要战胜拖延的习惯。如何在有限的时间内创造最大的价值？一定还有些知识是我们不知道的。

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检查：谁偷走了你的时间

上天做得最公平的一件事情，就是给每个人每一天相同的时间——24小时，不多不少。所以，不论你多么抱怨命运，时间对你都是公正的，没有谁能在遇到问题、遭遇挫折时有资格怨恨时间。你对时间的态度决定了你是功成名就还是居于平庸。善于管理时间，它能成为你的财富；反之，则会像泥土一样毫无价值。

为何总有时间不够的借口

现实中有的人总是以时间不够为借口，为自己的失败开脱。他们觉得时间被偷走了，有这样或那样的问题在吞噬他宝贵的时间，消耗他的聪明才智，可实际上，他自己才是时间的窃贼，因为不停地为自己找理由，就已经是在浪费时间。我见到那些生活中郁郁不得志的人一直在给自己寻找失败的说辞，讲得最多的就是我没那么多时间，可他们却重复地用抱怨来消磨时间，每天的时间利用率都不高。

对这类人来说，即使给他再多的时间，他也不可能改变过去。有一次在上海的培训中，我对国内一名创业者王先生说：“你知道为何别人用了3个月就赚回了本钱，你用了整整1年还在亏损的泥潭中挣扎吗？因为你一天的时间利用率不到5个小时，别人可能是你的2倍甚至更多！我对你的建议是，与其反省市场哪个地方出了问题，不如好好想想自己每天都在做什么，有多少时间被你用到浏览那些没有意义的娱乐新闻上了。”

王先生有看娱乐新闻打发时间的习惯，有点儿像林迪在《华盛顿邮报》上报道过的一个案例：特区一家公司委托一家机构对自己的三百多名员工进行问卷调查，结果显示，公司的员工每年都要把长达6周的时间浪费在那些花边新闻上面。这意味着，他们每年要损失10%以上的时间，这些时间都是在早晨9点到下午5点这段办公时间被浪费掉的。

林迪特意电话采访了其中一位白领职员麦凯恩，提及时间管理，他一阵哀叹：“从工作以来，我的人生就好像被锁死了，没有进行任何专业知识的学习，没有了前进的动力，我在工作中完全提不起劲头，上司安排给我做的工作总是随便应付，每天来到公司就打开互联网东转西转，下班回到公寓，时间也都在啤酒和橄榄球比赛中一分一秒地消失。”

麦凯恩对时间的理解有三个词：体育比赛、喝酒和上下班打卡。这种状态和他目前的工作结果是密不可分的，林迪说：“正因为他虚度光阴，完全没有时间管理的意识，也从不为自己列一份时间计划，所以他已经第N次申请涨薪失败了。”

看看你的时间都去哪儿了

巴菲特说：“时间是杰出人的朋友，是平庸人的敌人。”你的时间都去哪儿了？想让生活和工作的成果以指数的方式增长吗？那就从今天开始，为自己设立一个时间清单，就像你已经习惯了在财务收支上的计较一样，把时间当作财富去经营。

2016年2月，我对过去10年的时间账本做了一次总结，从中有了新的发现。我把用于工作的总时间加起来计算，看到有效时间的积累仍然是相当少的——尽管我比那些没有清单的人在时间利用率上高出了许多倍。我惊讶地看到，这10年来处理重大事项的时间也不过8000个小时，大部分时间都用到了那些不太重要的事项上。

——我10年的总时间：共计87600个小时。

——我10年的睡眠时间：2万6千多个小时，占到了30%。

——我10年的高效时间：8000个小时，只占到了9%。

剩余的超过60%部分的时间是怎么分配的呢？吃饭、出差、在办公室看文件、沟通乃至下班后的休闲娱乐……我看到了它们的影子在时间的流逝中欢唱，这些事情无法帮助我们成为某方面的专家，不是吗？但它们又寸步不离。

我的经验是，时间管理总是考验一个人的意志力还有体力，每天只专注3个小时都是极为困难的，更何况要持续地投入注意力，长久地积累有效时间。但正因为如此，时间清单才成为我们与内在的惰性博弈的工具。当你意识到时间正在被浪费时，就迈出了对时间进行管理和优化的第一步。

时间记账法：用清单规划时间

我经常采用时间记账法的方式记录自己对时间的使用情况。你想知道自己每天24小时花在了什么地方吗？记账式的时间清单可以帮你真实地记录这一天都干了些什么。就像《奇特的一生》这本书中讲到的柳比歇夫的故事一样，他把自己一生中做过的每件事情都记录在案——特别是这些事情所消费的时间——将他的生活装订成了一本极为完善的时间账本。

即便我们无法像他那样坚持这么长的时间，也要尽可能让每天的大部分事情都拥有时间意识，用一个特别的清单来记下自己在日常工作中把时间都分配到什么事情上。我相信结果一定会让你大吃一惊，因为你会发现，大部分的时间都被浪费在一些不可能有任何成果的闲杂事情上了。

下面是我经常使用的时间记录清单，希望能对你有所启发：

《聪明人都是清单控》｜Part6｜时间清单

依靠这个时间清单，我养成了每天统计时间的习惯。从大学时期开始，每天都会根据这个图表来增加有效时间，逐渐形成了一个专注和高效的行为模式。

当你对时间有了一个量化的统计意识后，就能激励自己继续做好时间的统计工作，你可以将它看成是一个银行账户，建立一个客观的时间账户。将时间视为一种财富去对待，不断地挖掘和提高时间的投入产出比，获得理财的心理体验。这样不仅能让你从时间的管理中记录它的规律——上个月亏损了多少小时，这个月盈利多少小时，而且能充分强化你主动利用时间的意识。

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用阶段性计划节省时间

管理时间，就是管理我们自己的生命。有些人的问题是积极性差，他们知道这个道理，但不想行动；还有些人则是缺乏方法，他们一筹莫展，喜欢叹气而不是为自己制定一份可行的方案。

解决应该做什么和什么时候去做的问题

有一些人——他们对自己应该做什么，什么时候去做不是太清楚。史密斯在和一些人谈心后这样说：“人们的主要时间都花在了思考而非行动上，但思考的方向往往又偏误太多。办公室的杂音和客户的电话影响人们对工作安排的决策，以至于总是选择了最浪费时间的方式，在错误的时间去做了错误的事情。”

一个隐性的问题就是懒惰，懒惰让我们对时间漠不关心，打发光阴可能成了现代办公族每日应付工作的主要手段。当他启动这一天的工作时，脑子里面回荡的不是计划，而是自己有多无聊。

用计划清单告诉自己应该做什么。就像团队简报一样，你需要给自己也做一份简报，上面写满目标，对于何时应做何事要心中有数，把重要计划安排进来，有条理地记录下这一天和未来数日的主要工作。

用时间清单告诉自己什么时候去做。为这些计划、事项及思考安排时间，制定日程表和计划进度表，这些经典清单能够督促你利用多数的工作时间。重要的是，它能驱赶无聊，帮助你克服懒惰。

史密斯在走访中发现，公司的员工不停地抱怨工作受到了干扰，因此时间被浪费了。“我们不是没有计划，而是计划总被打断。”这的确是非常普遍的问题，但之所以计划内的时间被消耗掉那么多，是否也与自身的注意力有关呢？这些职员由于很难保持专注，对阶段性的工作安排缺乏足够的专注度，很容易被其他事项牵引过去，放弃当前的工作。当他回到办公桌，重新开始刚才的工作时，他需要相当长的时间来调整大脑的活动及注意力，才能在原先停顿的地方继续自己的思考。

这表明，任何一份时间清单都不能忽视对注意力的强化。时间清单应该包括对专注度的检查项目。你最好单独列一个计划，保证自己在制定正确的目标及时间安排后，有充足的理由排除那些干扰因素。

比如：“不要来找我，因为我的时间紧张，工作已安排好了。”除非干扰源是你的上司，但你也有理由请他考虑你的安排——要么让你完成现在的计划，要么让你负责新的项目，总之，被打断的工作是没有效率的。我相信绝大多数上司都明白这是正确的选择。

清单原则：阶段性目标之间的差异

那些唏嘘不已及喜好白日做梦的人，他们对时间的概念如何理解呢？他们有远大的梦想，但没有具体的安排：“我不知道什么时候能实现，但我确实是这么计划的！”达克·哈马舍尔德说：“永远不要回想，也不要做未来的梦。白日梦不可能实现，此时此刻才是你的生活。”

这句话是什么意思呢？就是要告诫我们抓住现在，利用当下的时间，才是对命运负责。理解了这个道理，你就能明白时间清单为什么不重视过去，只是关注未来的原因。同时，在我们制定阶段性目标和安排对应的计划时，也不要忽视它们之间的差异。

不要割裂地看待不同的任务。将有利于其他工作完成的计划放到最前面，可以节省后续工作的时间。比如一个项目应先做好整体规划、资金安排，再去调配资源、召开团队行动会议。如果这个顺序颠倒过来，你就会重复很多流程，浪费大量的时间。

重要和紧急工作优先。就像上一章我们讲到的，先处理那些紧急而且重要的工作，按照优先次序安排它们的时间，保证你的每一个时间段都在做最重要的事情，从而提高时间利用效率。

尽可能寻求团队合作。一个人4个小时解决不了的问题，可能两个人1个小时就解决了。节省时间的第一原则就是求助，充分利用别人的经验。

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日程清单——开发你的碎片时间

·有多少次思考了很久才定下的行程，被你轻易地更改和变动了？

·有多少次行程的延误，都是你没有事先调查了解某些可能发生的意外情况？

·有多少次延误的时间，都被你无聊地玩手机给打发掉了？

当你遇到上述情况的时候，你怎么做呢？在这里我和大家分享一下我的经验：出差、旅行和会议召开期间，我常把碎片性的工作带在身边，一旦有时间，就让自己去完成这些工作。这样，就不会因为航班偶然出现延迟、会议推后导致几十分钟或几个小时的空白时间而恼火。在这个灵活的时间清单中，我放进了“公文包”这个工作载体，随时利用这些意外的时间。后来我又推荐员工都使用这个方法，制定日程表时附上一个备用计划。即：万一日程安排出了意外，我做什么才能不让这些时间被白白浪费掉呢？

这个日程表一定要手写，手写的东西记忆深刻，不容易遗忘。而且，尽量安排具体，细致到刷牙吃饭、跑步锻炼、上班路途所占用的时间均考虑在内。完成一项就把它钩掉，没有完成的要标注原因，以便下次修正。特别是，对这期间的意外时间是否另作了安排，也要特别备注，用以将来的总结。

长久坚持下去，你就会养成当日之事当日毕的好习惯，时间利用率会大大提高。我们的目的是让自己成为一个绝不拖沓的人，加强时间观念。当然，最好是所有的日程安排都不出现失误，轻易不要进行大的调整，因为一项安排发生了变动，就意味着其他的安排也会受影响。

规划好重要行程

最近，有一位读者通过邮件和我取得联系。他感觉自己的心理压力非常大，身体似乎也有些不良的征兆。他很年轻，只有27岁，为什么会如此消极呢？原因是，他平时的想法很多，却没有成熟的计划；他有雄心壮志，却每天都在虚度光阴，没有明确的目标，也看不到一个可能的突破点。

和他几次通信后，我就发现他最大的一个毛病，是没有规划意识，大事小事都任由它们在脑子里自由生长，从不试图整理。对于生活和工作的目标，他有极高的野心，却没有制定具体的目标并安排时间去实现。简单说就是，他既无目标清单，又无计划清单，也无时间清单，无论是谁这样继续下去，恐怕都会疯掉的。作为一个人来讲，时间如同流水，无论你是积极还是消极，每天24小时都在眼前流过，眼看着年龄一天天增长，事业却一无所成，心理肯定会出问题。

我在回信中给他提了一个建议：“当前对你而言，最重要的也许不是寻找突破点，而是制定未来两年应该做的事情，任何有意义的事情都可以，例如去学习工商管理课程，或到自己喜欢的企业工作和积累经验。盯准这个目标后，就安排日程，开始时间，结束时间，都要写在这个日程表上，然后别再等了，马上去做。”

这就是行程安排：出行是行程，理想也是行程，它们都占用时间，我们要提高它对时间的利用率。这就是时间清单的价值，重要的行程一旦确定，就必须不折不扣地遵守，而不是找各种理由为自己推卸责任。

卡尼吉亚是一个不守时的意大利商人，居住在洛杉矶的西部沿海地区，留着一头长发，连说话的声音都是懒洋洋的，永远都是一种“刚起床”的腔调：“等会，我在忙。”“稍等，我还在路上。”所以，客户称他为“讨厌的毛毛虫”，形容他赴约像毛毛虫一样慢：“我敢肯定，他是爬过来的”。还有客户愤怒地说：“这人根本不把我们当回事，早在数月前就定下了这次会谈，难道他没有为此安排行程吗？这么重要的合作他不当回事，说明他是一个时间观念很差的人！”

因此，没过多久，卡尼吉亚就失去了一多半的客户。他的故事在洛杉矶地区成为一时笑谈，被很多企业家引以为戒，并且作为反面案例出现在了州立大学商学院的课堂上。要预防这样的大问题，最好的方法就是规划重点行程——把这段时间提前预留出来，避免任何意外的干扰，而且一定要提前出发。

对客户来说，早到永远比迟到更受欢迎。

把容易变动的事项排除在外

如果不是非做不可的事项，优先选择取消。当你感觉一项任务并非紧急且重要的事项时，它不是现在非做不可，最好把它暂时取消，不要让它占用当前的时间。这是有效分配时间和制定日程的重要一环，取消那些可有可无的任务，清洁自己的日程表，让它始终体现重要和紧急的事项。

把可以分配的事项委托给其他人。这能够最大化节约我们自己的时间，高效工作的前提是团队通力合作，而委托则是合作的基础。有时候，你会发现某些任务是自己能够完成的，但你并不喜欢亲自处理，或者它会浪费你较多的时间，影响你做其他更重要的工作。这时你就要把任务委托给一个能力合适并乐于接手的人，这样你和他的时间就都会得到高效的利用。

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会议清单——让会议更高效

有一位居住在旧金山南部红木城地区的公司副总裁班纳吉满腹牢骚地对我说：“开不完的会，现在是下午3点10分，但我已经记不清早晨第一场会议的内容了。”班纳吉的怨气是因董事会主席而生，那是一个特别爱开会的怪老头，而且喜欢一天到晚都待在公司，召集中高层的管理者开会讨论各种问题。这当然让分管具体业务的副总裁和部门主管们十分不满。

虽然会议是多了点儿，可如果能够有效地管理，班纳吉也不至于这么紧张。他带着情绪空手而去，又唠叨着回来，自然什么都记不住，老板会议的精神也得不到有力的执行。这么僵持下去，我认为班纳吉肯定会吃苦头。

一场缺乏管理的会议既使人情绪消极，也浪费我们的时间和精力。它不但创造不出生产力，反而消耗企业可贵的资源。但这是可以避免的，不管主持会议的是不是你本人——作为会议的参与者，采用清单都可以让你从任何一场会议中得到积极的收益。同时你也要建议自己的团队在会议中贯彻清单制度。

会前清单

会议开始前，如何准备议题，为会议打下一个良好的基础？我对班纳吉的建议是，在每场会议的准备期，都在清单上写下三个问题，也就是“3W清单”——以W开头的三个英文单词，分别代表了何时（When）、对象（who）和为什么（why）这三种最基本的会议要素。回答清楚并按这三个要素执行，会议效率就会提高很多。

第一个问题：Why

·为什么要开这个会？

·我们放下手中的工作坐到会议室的目的是什么？

如果这个问题不清不楚，我敢说，你在散会后一定发现什么结论都没形成，不过是一群人跑到空调房喝茶聊天或者展示自己多么忠于企业的表演而已。解决这个问题的本质就是制定会议的议程——拿出会议上要讨论的东西。

Crew公司的创始人Mikael Cho认为，会议场合应该是一个人们带着讨论清单进来的地方，这要求会议的参加者事先思考，想清楚为什么再来开会。所以，为了保证会议的主题明确，召集人应提前数天就准备这场会议，提前把会议主题发送给会议参加人员，让所有参与人都明白为什么要来参加这场会议，而不是稀里糊涂地进来，满腹怨气地离开。

对临时紧急的会议，召集人也应该在讨论前作简短的说明，三句话讲清为什么，树立一个明确的方向，然后再开始讨论。

第二个问题：Who

·会议的参加对象都有哪些人？

·如何保证参加者都是必须来参加会议的人？

Qwest公司的执行总裁Teresa Taylor说：“我有一个经验，是在会议开始前写一个尽可能全面的名单，再挨个询问我自己，这个人应该来吗？那个人是否有必要参加？他的作用是什么？确定一个，就在名字上面打一个对号。通过这个方法我总能把议题所有的相关人都找到再召开会议，在规定的时间内一次解决问题。假如总是有人缺席，那么只能再召开第二次甚至第三次，这是很麻烦的。”

很多这种情况——会议要讨论的主题与某个人完全无关，但仍然将他叫到了会议现场。他枯坐30分钟，百无聊赖，还耽误了要紧的工作。会议清单没有解决谁来参加的问题，就会导致这种现象，有的领导者搞一刀切，开会要求所有人都来参加，看似提高了重视程度，却没有什么实效，白白浪费很多人的时间，影响无关部门和人员的工作。实际上，对未列入与会名单的员工，只要在会议结束后把会议记录及决议内容通过电子邮件发送给他们就可以了，没有必要让他们拿出专门的时间过来旁听。

在准备与会人员名单时，询问自己三个问题：

——为什么要让这个人（名字）出现在会议室？

——会议要决定的事项与他有哪些关系？

——如果有关系，是否必须当面沟通，有没有其他备用方式？

这三个问题的答案将反映出到底有哪些人应该出席会议，把他们写进会议清单，发送会议日程和主题，保证每个人收到同样的资讯。

第三个问题：When

找出一个大家都可以开会（不影响日常工作）的时间是困难的，但不是不可能。长期从事会议规划服务的米拉通过分析四万项会议案例后发现，星期二下午的3点到4点钟是大多数人最有空开会的时间。这是从美国几百家企业近两年来的会议案例中总结出来的规律，当然，一些特殊行业的企业并不认同这个规律，它们可能有更适合的时间。对会议管理者来说，你要从企业本身的情况来找出大家最普遍有空的时间，确定会议的日程安排。

除了几点开始，会议的总长度也很重要。有的老板总是开3个小时以上的长会，让人昏昏欲睡。也许问题能得到最有力的解决，但矫枉过正的做法往往伤及其他工作。认为会议越长就越有效、越多就越能解决问题的逻辑害人不浅，也会引发类似于班吉纳的业务领导的抗议。事实是，能控制在30分钟以内的会议是最有效率的。

十几年前，我还在化妆品公司担任销售主管时，老板告诉我和下属开会不要超过5分钟，除非你觉得非常必要。他是一位优秀的管理者，深知时间对企业意味着什么，因此他总是要求我们在会议时间之外解决具体的协调事项。会议主要用来确定方向，建立分工，而不是讨论细节问题。

我很受启发。成立公司初期，我和史密斯就确立了公司的会议原则：

第一，所有会议不得超过10分钟。简短的会议会促使员工准时到场。

第二，开会前先了解清楚信息。对议题和信息的事先了解，能够加快会议速度。

第三，开会时使用最新的资讯。因为落后和更新不及时的资讯将让会议完全失去价值。

会中清单

会议前的准备工作做好以后，我们要关注的就是会议本身。怎样用清单来保证会议的正常进行，获得既定的成效？

指派一个会议的管理者

卢先生是毕业于庆南大学的一名韩国籍管理者，目前担任马里兰州一家科技公司的行政总裁。他说：“如果有人能保证会议不偏离正轨，按照既定的方向讨论，这个人对公司是非常重要的。”他认为优秀的会议管理者很难找，人们普遍会被吵成一团或鸦雀无声的会议搞得心烦意乱，很容易摸不着头绪。

会议的管理者不一定就是召集人。通常，召集人们开会的都是公司的管理者或项目的主持人，他们同时亦是会议中活跃讨论的一员，需要解决的问题很多，往往与会议的主题密不可分。这也决定了召集者比其他参加会议的人更易情绪化地陷入争吵，为了避免这种局面的发生，最好的做法是另外安排一个人来管理会议，把人们的议题保持在一个正确的方向上。

确保每个人获得一致的信息

为了公正地听取每个人的意见，就必须同样公正地发送一致的信息。要保证所有参加者得到的与主题有关的资讯是相同的，不会有任何的差别。当会议开始时，你可以使用要点清单的形式把主题及相应信息打印出来，每人一份。

在这张清单上，要写明详细的主题概要，目前已知的信息，决策难度，需要各部门做什么，要表决哪些问题，等等。对每个人都应一视同仁，这样才能充分地讨论，确保当场就获得较为满意的结果，而不是在会后引发矛盾。

电子设备的管理清单

要管理好参加者使用电子设备的时间。现在不少人开会时都携带笔记本电脑和手机到场，动不动就拿起手机看微信，发微博，查看短信，还有些人则悄悄用笔记本电脑浏览无关的网站，名义上在开会，实则已经分神。因此，要严格地规定电子设备在会议中的使用。

2006年时，我就在公司提出了一条桌面清空原则：会议期间，每个人的面前只能放一个本子和一支钢笔。强制规定不允许将电子设备带进会议室，除非是会议需要的，比如投影仪和视频放映设备等。不久前，我们刚刚把一名在部门会议期间用手机“抢红包”的员工解雇了。如果仅10分钟长的重要会议都无法阻止他使用电子产品，我认为他是不能承担重任的，企业也不要期待这样的员工有时间管理意识。

会议用词清单

用词不当会大大降低讨论的效果，影响会议的气氛。管理者和员工都应该避免在会议中使用过于主观的词汇，比如“我喜欢”“我愿意”“我就认为”这样的字眼。雅虎公司的执行总裁Marissa Mayer说：“在会议中强调数据的说服力，比突出个人的选择重要太多，这样可以避免你的决策给人是出于偏心或者仅是个人偏好的印象。”多利用数据去说服讨论的同伴，让他们根据事实自然做出选择，而不是过多地展示自己的倾向。

会议记录清单

没有记录的会议是一场说过就忘的演出，大家挤到一起就某些问题援引各种数据，唇枪舌剑地争论了半天，最后却发现没有落实到纸上，这样的讨论除了空耗口水，又有什么实际价值呢？因此必须做会议笔记，记下讨论的要点，尤其是讨论的过程和形成决议的思路，为今后的工作储备经验，节省未来的时间。

你要确保会议的场合备有足够的记录工具（纸张和会议专用的电脑），鼓励人们在开会时做笔记。会议记录清单的作用是帮我们一边讨论一边厘清想法，减少思考的时间，对今后也是有益的。为此，你可以准备一个专职做记录的人员——只有他可以使用电子设备，尽量详尽地记下会议的内容，以备管理者把会议纪要发送给其他人时使用。

会后清单

会议开完后，我们需要做什么？

罗伯特是普林斯顿商学院的资深讲师，他曾在《商业周刊》发表了一篇分析微软流程管理的文章。他认为在会议结束后，我们需要提出三个问题并且予以解决：

——工作的下一步是什么？

——谁来负责这些工作？

——工作的时间表应该如何制定？

只有解答并完善了这三个问题的答案，我们的会议才算真正结束，否则就是一场失败的会议。每一个参与者都要思考并讨论这些问题，记下答案，传达给所有员工。这时我们才算形成了有效的决策，缺乏这个环节的会议和村妇吵架没什么两样。

最后，如何总结你的会议清单？

第一，要想清楚自己表达了什么，记下未来应该做什么？

第二，很重要的一点是你个人的学习，要和团队的进步结合起来。想想看，通过清单的方式，你的会议节省了多少时间，它是有益的吗？这种思考技巧可以为你的一生带来难以磨灭的积极影响。

第三，在每次会议结束后，一定要挤出20秒的时间，写下此次会议重中之重的议程，也就是主题。快速明确目的，就是在节约时间，为下一步工作打下基础，否则我们就会偏离开会的本质。

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拟定你的时间清单

在罗伯特对微软公司的流程管理分析中，提到了微软各部门对时间清单的高度重视。他说：“比尔·盖茨是一个擅长时间管理的人，他明白思维的力量是无限的，而时间是思维的翅膀，因此在微软公司的时间清单中，存在着大量的硬性规定，违反规定的代价是惨重的。可以这么说，微软员工在时间管理层面是全世界最好的，因为他们有最棒的清单体系。”

罗伯特自己也是一个能够高效管理时间的人，他对各个领域的清单应用都很有研究，发表了好几篇顶级论文。除了在商学院讲课外，他还是《华尔街时报》的特约撰稿人，普利策新闻奖的评委会成员。

尽管需要完成很多事，他仍然保持着极高的效率，每天都精力充沛，很少无意义地空耗时间。你会觉得他一定忙得连觉都睡不好，错！罗伯特从来没有一天的睡眠少于7个小时，他总能美美地睡到早晨6点。这是他使用时间清单的经验，其中最重要的一条就是规律的作息——在这方面他甚至有些教条主义，总是严格地执行既定的清单，极少做出变更。

他的作息清单在卧室、书房、客厅及办公室这四个地方各有一张，上面是一模一样的内容：

6:00：起床+早餐时间

7:15-7:30：跑步到商学院

7:30-8:15：健身时间

8:30-11:30：工作时间

11:30-13:00：午饭+午睡时间

13:00-18:00：工作时间

18:00-19:30：晚饭时间

19:30-22:30：工作回顾及邮件时间

22:30：阅读及睡觉时间

他每天约有11个小时在工作，但分配得很有规律，上午、下午和晚上分别处理不同的事务，尽可能高效地利用。“时间是上帝的恩赐，”他说，“只有规律的作息，身体的机能方可达到最大限度的发挥。就像工厂的流水线，我们的时间也要流程化，才能提高效率。当你要为自己制定一个时间清单时，这是一条总原则。”

从生理学上讲，如果我们的作息经常不规律，身体就要不断地调整，不停地适应新的作息，生物钟是紊乱的。这种混乱的模式加大了对体能的消耗，时间的利用效率不可避免地就会降低。这当然是一个严重的问题，时间清单的宗旨就是解决这个问题。

保证可行性：每天更新时间表

用新的计划应对变化。可行性是任何工作的前提，管理时间也是这样。当变化打破计划的时候，你的反应是什么？是遵循旧的时间表，固执地不撞南墙不回头，还是立刻建立新的计划，对时间表进行更新？正视现实是清单的基本原则之一，永远不要自欺欺人。所以在新的事件发生时，不要有任何犹豫，马上拿出对应的安排，对日程表稍作改动，以便整体的计划能够顺利地进行，保证时间的单位产出比。这样就最大限度地降低了突发事件对你未来几天的不利影响。

充分开发我们的碎片时间。碎片时间是你候车与准备登上飞机的间隙，是你无聊待在卫生间的时间，是你等待上菜的用餐时光，甚至是你跑到公司的休息室抽烟的那10分钟。这些碎片时间段孤立地看时，好像没有什么价值，但加起来却占到相当大的比例。一些难度低、用时短却又不得不做的工作可以尽量放到这些碎片时间中完成，比如回复电子邮件，拟定一份简单的合同，通知客户发货，阅读项目计划书等。那些比较集中的时间，完全可以留给需要保持高强度专注力的工作，比如做策划书、写商业文案等。这一原则要特意在时间清单上注明，以防疏忽。

终结拖延症：成功人士从不拖延

拖延的一大坏处是，我们明明做了什么，却没有结果。计划做好了，兴奋之情溢于言表，可第二天就扔到一边了，第三天……第N天都没有行动；清单写好了，却连续数日没有遵照执行。现实中，人们也往往因为看不到完成一项工作有多么明显的好处而拒绝快速行动，总是拖拖拉拉、不情不愿。也就是说，自律对很多人来说是很难做到的，它看起来没那么大的好处，特别是人的精神体验——严格遵守时间安排对懒人是一种精神折磨。应付这一问题的最佳办法是把立即行动作为一项至高无上的原则，如果你从潜意识中无法认可这项原则，干脆就不要制定时间清单，反之，你就要不折不扣地执行，不要有一分一秒的拖延。

如果一开始没有建立好习惯？很多人的拖延症已经成了无法救治的恶习。对于这些人，再好的理由都不足以使他们从消极的拖延中走出来，主动规划自己的时间，守时地完成一项工作。这种情况需要我们重新训练一种好的习惯——每当你发现自己又要违背清单时，不要急于生气，先静下心来想一想，明确一下目标，然后问自己：“我最快可以什么时候完成这件事？”这时你就能立刻想到拖延的严重后果。清单给出了你最佳的路径，你要努力遵守。潜意识会开始思考这个问题，最后做出选择。

仅有专注就够吗？在一次调查中，我们发现有97%的人在工作时开着微博、Facebook及其他网页，总是会去看有什么新情况发生。尽管他们自认为足够专注了，比如1个小时内也就拿出了10分钟关注这些网页——他们以为这只占据了自己极少的时间，可实际上，正是这种虚假的专注严重削弱了工作的效率，像流沙一样带走了大量的碎片时间。换句话说，只有精神上的专注是不够的，你还要在行为上采取实际的举动。我的建议是：关掉所有网页；除了工作电话外，其他号码也应该暂时予以屏蔽，以防连续的思考时间被那些突如其来的意外因素打断。

量力而行：不要制定完不成的计划

有很多人失败不是因为他们的拖延，而是目标太高了。他们对现实缺乏深入的了解，信心表现得过强，导致计划超出自己的能力范围。在我们平时的计划清单中，大约有三分之二（甚至更多）的计划都是不可行的，不是根本做不到，就是时间安排太仓促。

这种倾向与拖拉的作风相反，在尚未获得足够的实力之前，就想急于解决一个问题。你会看到在他们的时间清单上写着非常不现实的计划。他们干劲十足，热情澎湃，“一万年太久，只争朝夕”，试图着手解决问题，尽快出成绩。这是好的动机，可仓促做出的不现实决定往往缺乏可执行性，或者说在自己计划的时间内无法完成，结果使整个工作推倒重来，反而占用了更多的时间。

急于驾驭形势和拖延的后果一样严重。假如你是那种还没弄清形势、做好准备便急于驾驭形势，企盼干出一番业绩来的人，你就要像对待拖延一样约束自己急功近利的心态。因为它们的后果是同等严重的，都是对时间的挥霍。要防止自己在时机未到时便匆忙出击，要强迫自己学会忍耐和积蓄实力，当准备充分时再去解决问题，到那时就不会白费力气，效率也会提高。

必须知道什么事你能做，什么事你不能做。在我们精力有限，能力有限时，就该把时间用到那些务实的目标上，这表明我们要做出选择：做自己可以从容控制的工作，而不是去挑战那些明知做不到的目标。真正善于管理时间的人，都有一个优秀的品质，那就是——知道什么时候应该放弃。

要有灵活性：留出备用时间

说到最后，到底什么时候我们才需要时间管理呢？

（1）当我们无法管理外在要求时，就需要时间管理。

（2）当我们发现自己做事缺乏方法时，就需要时间管理。

（3）当我们开始制定时间清单时，需要优先关注自己身边的干扰因素。

其中，一条不容忽视的原则是要考虑到不确定性。它随时出现，打乱计划，让你措手不及。没有准备，你可能就手忙脚乱，本来宽松的时间顿时就会紧张起来。计划从来都赶不上变化，在时间清单中，要为这些意外事件留出时间。

第一，作计划时留出备用时间。在作计划时，要为每一件工作留出多余的、充足的备用时间。比如你预计自己能够在9月底完成工作，计划可以做到10月底，这样就有了30天的缓冲时间应对意外。

第二，努力完成计划。一旦计划时间确定了，就得努力使自己在不留余地，同时又饱受干扰的情况下，按时完成计划的工作。我们不是可以这么做，是必须这么做。告诉自己必须做到，不要慢吞吞地走向计划的时间终点——人们总习惯于此。

第三，准备应变计划。就像前面说的，最好的局面是我们要提早准备一套灵活、可靠和可执行的应变计划。有了靠谱的应变计划，就能较为从容地在规定时间内完成既定的工作，从源头上堵住对时间的浪费。

当然，考虑到计划的不确定性，我们在平时不忙的时候，就要争取把一般的和必须要做的工作先尽快地解决掉，为后面留出更多的缓冲时间。这是一个广泛适用的时间利用的技巧，从现在起，你就可以应用到自己的工作中，去开发生活中的时间碎片，用它们处理较为容易的辅助性工作，为自己节省大量的计划内时间。

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章知识点

时间清单：写下你的时间管理目标

1．如何评价你在过去和现在的时间管理现状？

工作时间：________

生活时间：________

2．你是一个日程安排混乱的人吗？

工作中：________

生活中：________

3．你是一个喜欢开会的人吗，对会议的态度和建议是什么？

作为领导者：________

作为员工：________

4．现在，写下你的时间清单计划？

工作：________

生活：________