《聪明人都是清单控》｜Part4｜工作清单
用清单优化工作的流程是什么？为什么使用清单能让错误率减少90%，避免大大小小的损失？整理的力量是巨大的，一张简单的清单，就能让你的工作效率提升10倍，它让我们每时每刻都在处理最重要的工作。
缺乏规划的工作是自杀
大学毕业后，徐小姐成功进入杭州的一家大型企业工作。和同学比起来，她是比较幸运的——形象出色，运气也不错，公司规模大，薪酬令人满意，行业前景也很好。但作为一名新人，初期的工作并不像她想象的那么简单。一进公司，她的办公桌上就堆满了工作，似乎永远做不完。
徐小姐从事的是行政工作，技术难度不大，但千头万绪，且繁杂无序。作为学校里数一数二的优等生，向来以思维敏捷著称的徐小姐这下彻底晕了。响个不停的电话，烦琐的报表，到处都是的会议记录，没有头绪的PPT搞得她头昏脑涨，经常一件工作还没开始，另一件就来催了。她十分烦闷，无法接受这种工作状态：“这和我的理想相差太远了，真想辞职！”
就在她愁眉苦脸时，行政部主管周经理把她叫到办公室，冲了一杯咖啡放到她面前：“来，休息一下。”在她喝咖啡的过程中，周经理给她讲了自己的故事——几年前，当周经理刚接触这份工作时，整个人的状态和徐小姐一样，每天加班到晚上的11点钟才能勉强处理完手头的工作，早晨6点又赶到公司提前准备。那时，不要说出去娱乐了，就连去见男朋友的时间都没有，人的精神状态一片混乱，甚至可以说每天都处于崩溃边缘。
“后来呢，您是怎么过来的？”
周经理正色地说：“不想办法我就只能辞职，和你现在的心情一样。所以我总结出了一个办法，每天晚上或早晨都为这一天的工作拟定好清单，上午做什么，下午做什么，越详细越好，然后按照清单一件件分类处理。就是这个小小的习惯，彻底改变了我的状态。基本上，每天到下午两三点时我就能够处理完当天所有的工作了，剩下的时间我就可以自由支配。工作轻松了，投入的时间减少了，效率反而提高了，我连续两年都是部门拿奖金最多的人，然后去年升任了经理。”
徐小姐开始时半信半疑，不过她还是按照周经理的方法开始改进自己的工作方式。每天到公司的第一件事，就是把这一天需要做的事情按照轻重缓急写在一张纸上，把这张纸钉在办公桌旁边的墙上，并且设定好每一个任务的时间。完成一个，就打一个勾，进入下一个。几天后，她发现自己不再那么累了，效率也大有改观。
工作清单：列出清晰的目标
你要懂得为自己列出一张目标清晰的工作清单。像周经理和徐小姐一样，与其在痛苦劳累的状态中抱怨和纠结，不如正视现实——不管你的心情有多差，怒火有多大，或者是如何的抵抗，上司都会继续给你安排做不完的事情，你会有源源不断的需要处理的事项摆到桌面上，它们是不会消失的。那么，为何不想想怎么才能用比较轻松高效的方式做好这些工作呢？
工作清单的本质，就是用清单的方法来管理工作，思考工作，提高我们每天在办公室的效率，提升我们的时间利用率，用较少的投入得到较多的工作产出。你可以将自己从早到晚每天要做的工作写成一份清单，用日清单、周清单和月清单的形式灵活管理工作，就像日程安排一样，使它们井然有序，然后按照清单的安排一一完成。
日清单
早9点到晚5点的工作内容和次序安排，预留出1个小时左右的意外时间。
周清单
周一到周五的重要和次要工作，分别标注出来并且安排好时间——什么时候开始和什么时候完成。
月清单
每月的工作计划和对上月工作效果的评估，月清单的目的是在总结的基础上保证下月的工作安排不出差错。
让工作不再是大脑的包袱
工作中我们总感觉时间是不够用的，最高转速的大脑也不一定能胜任每天所有的工作。事实上，在我接触过的企业管理者、重要部门的主管和基层员工中，仅有不到6%的人认为工作比较轻松——因为他们从事的是较为模式化的简单工作，其他人谈到工作时提到最多的一个词就是疲惫。
虽然每一位参与工作的人都非常清楚要把工作清单化、流程化，但是实践起来总是出现意外，多数人不能在8小时的工作时间内妥善处理好分内的工作。“就像脑袋里长了一块石头，大脑始终有一种沉重的钝感。”波特教授说，“这带给了现代人非常大的心理压力，结果导致有的人只有吃安眠药才能睡着，做梦也在思考工作，心乱如麻。”
更多的人选择放弃，用敷衍的态度对待工作，应付上司的检查。他们寻找理由让自己心安理得：“是工作的负荷太重了，不是我偷懒，也并非我不努力，任务太多，时间却不够用，换你怎么办？”还有人理直气壮地大声抗议：“一天撑死就24个小时，去掉吃饭和睡觉的时间，我都在埋头工作，即使上厕所脑子里想的也是工作，没有休息日，每天加班到11点……工作做不完我没有责任！”
不是时间不够用，是自己缺乏清单观念。真的是时间紧张、自己很无辜吗？当然不是，排除掉某些特殊情况——也许有人受到了苛刻上司的残酷剥削，承担了过重的任务，但多数人并非如此，规定时间内完不成工作的主要原因，是当事者没有清单观念。“不是工作太多，而是人们没有对工作进行分类排序，抱着做一件是一件的心态漫无目的地耗时间。”林迪这样总结那些职场的抱怨者。现实中少有人身兼数职日理万机，但他们表现得却比世界上最忙的工作狂还要累，这就需要找一找自己的原因了。
从对比中发现差距，在学习中改变观念。我建议深陷工作泥潭中的人遇到这种情况时，先向身边优秀的同事学习，看看他们是怎么做的。是不是也和你一样，左手敲着电脑，右手拿着文件，忙碌得不可开交又怨声载道？如果不是，那就对比一下你们的工作方法，在学习中改变自己的观念。我在自己的公司也发现，那些业绩优异的员工都是比较擅长运用清单合理安排任务的人。他们在一种轻松自由的状态中取得了良好的业绩。
一次只安排一件事
史密斯说：“一个人如果从早晨开始就处在一种混乱无序的状态中，那么他这一整天都会不知道自己该干什么，手忙脚乱地同时做多件工作，让自己一直处于被动应付和疲于奔命的局面。”史密斯与我共事这么多年，一直保持着一个极大的优点——他总是在每天早上花10分钟来思考这一天需要做些什么，整理发散的思路，把一天的工作按顺序安排好。
因此，不管我什么时候找他商量工作，或需要处理紧急事务，他总是从容不迫，效率很高。这是用清单思考、分配工作的必然效果。有一张高效清单，你就知道自己今天着重要做什么，如何去完成，怎样更具有条理性和更专注地去完成。
有工作清单保驾护航，工作的目的就变得清晰和可执行，时间的利用效率也有了保证。我们在工作中就能更加主动，更有信心。简而言之，一份合理的工作安排清单可以为我们带来以下的好处：
——全程掌握工作的进度，做到随时一目了然。
——能够不断总结调整，在节省时间的同时，提升工作的效率。
——发现问题，及早中止那些毫无意义的安排。
——从清单中节省出一定的时间，用来突击处理一些紧急的意外工作。
——不必再反复思考后面的工作安排，可以把主要精力用到当前的工作上。
——胸有成竹，减少紧迫感和焦虑感。
制定工作清单的基本步骤
2014年，我为公司在旧金山的广告部门招聘了一位叫格蕾的助理。格蕾很年轻，只有21岁，思维敏捷，是个行动力很强的女孩。但是刚上班时，她经常不知道该从哪儿开始去制定一份漂亮的清单，来辅助自己管理工作。有一次客户通过她约我吃饭，距离约定时间不足40分钟时，她才突然想到——还没有通知我。
格蕾顿时慌了，用百米冲刺的速度闯进我的办公室。当我看到她惊恐的表情时，便意识到发生了什么。当然那天很幸运，旧金山几条主要干道都没有堵车，我准时赶到了吃饭地点。
第二天上午，我把格蕾叫到办公室，询问她上班这一个月的工作感受。格蕾为难地说：“老板，我为何是这种丢三落四的人？明明记在心里的事情，没几分钟就忘了。”我说：“是否方便邀请我参观一下你的办公桌？”她惊异地说：“好吧，整个公司都是您的。”
到她的办公桌一看，我知道了答案。格蕾是个特别爱干净、整洁的女孩，办公环境也和她的人一样一尘不染。这是优点，但是总觉得缺点儿什么。对，缺少必要的工作提醒。她的办公桌挨着房门，两侧是墙，不远处还有一个小书架。为什么不充分利用这些空间，开发出这个环境的提醒价值？
她没有清单思维，这是肯定的。因此即便智商极高，也只能像热锅上的蚂蚁一样被这些堆积如山的小事搅乱工作的心情。我耐心地告诉她作为一名助理学习清单思维的价值，让她即刻为自己准备一个清单工具，把每天、每周要做的事项全部写在上面，标好顺序。这样一来，她就能一件接一件地处理，不必费心考虑如何才能把这些工作全部完成。
有效的清单需要简明扼要、主次分明和目标清晰，同时需要写上简单易懂的实施步骤。这是把我们复杂的思考演化成标准流程。长期坚持下去，每天的工作就都能井然有序，高效地完成。
制定工作清单时，我们可以遵循下面这四个基本步骤：
先不要急着开始列清单，先写下那些必须的并且是可实现的目标。
在清单上对目标分解，比如一个大目标需要几步来实现。
制定分阶段的目标清单，写出各个小目标的工作计划。
规定每天需要完成的工作量，并附加一个总结清单。
保证同一时间只处理一件事
格蕾问我：“其中，有没有黄金一般珍贵的注意事项？”我对格蕾说：“有，那就是——同一时间保证自己永远在做一件最重要的工作。如果你制定的清单起不到这个作用，它便是无效的。”整理工作清单的唯一目的是减少我们的工作时间，却增加最终的工作效能，获得身心的健康，让人从痛苦工作转变为享受工作。
基于这个目的，在制定清单时一定要懂得时间的分配，遵循先重后轻、先紧后松、先急后缓的原则，把未来一定时期内的工作梳理清楚，做出针对性的安排。为了避免因意外情况而使工作清单陷入被动，在安排计划时你还需要留有一定的空闲时间，应对那些突发事件。
——为什么有40%的人都表示工作多得让他们几近崩溃？
——为什么有些人一想到工作就不知道从哪一件开始？
——为什么有些人在公司有一多半时间都在手忙脚乱地思考下一分钟该做什么？
因为他们总是同时做多件工作，处理多种任务。不仅是因为工作的时间长，还因为人们在长时间地为太多的事务而奔忙，已到了焦头烂额、无从脱身的地步。有些高薪职位的离职率很高，这就是原因之一：从事这项工作的人不知道该怎么管理如此之多的任务，调整不好自己的思路，所以失去了长期工作的机会。
那么，现在请你老实告诉我：
——你是不是一边回复邮件一边听取下属的汇报？
——你是不是开会时讨论着会议主题，注意力却已经转移到了笔记本上的某个PPT文件上？
——你是不是习惯了在办公室用10分钟就吃完午饭？
——你是不是经常晚上11点后才疲倦地回到家，甚至已经半个月没有赶在孩子睡前回家了？
——你是不是非常清楚不能边开车边打电话，却无可奈何地总在这样做？
——你是不是非常担心繁重的工作无法按期完成，却没有一个成熟的计划来管理这些不同类型的工作？
从这些行为中你将遭到最大的损失是——工作效率低下，你却浑然不觉。以这样的工作风格持续下去，很难想象你的事业将会变成什么样子。
从现在开始，别再分散注意力了！事情做不完，从某种程度上来说是我们注意力分散的结果。同时做着多件事情而无法专注地把一件工作做好，注意力的整体消耗虽然巨大，但工作的效果却不佳。从现在起，你要懂得集中全部的精力于其中的一件任务，不要管其他的事情，只须把眼前的任务完成好。保持这个状态，坚持一段时间后，你就能惊喜地看到成果——工作不再“堵车”了。我多年的研究表明，习惯分散精力同时处理许多件工作的人，他最后平均花在每件工作上的时间，要比集中精力去做这件工作时的时间多出20%以上。
用清单保证自己不受干扰。我知道清单对实现优质工作有多么大的吸引力，因为我是承受过工作繁重之苦的过来人。早年和史密斯刚开始创业时，到处都是干扰注意力的因素。后来我们决定做一个清单，合理划分两个人的工作，分工合作，彼此在同时期都只处理眼前既定的事项，稳扎稳打，保证公司项目的推进。这保证了我们的效能，也为后来公司在管理上的升级奠定了基础——我们从一开始就告诉下面的管理人员和员工要学会清单式的思考，先在思维上改造自己，再去把工作做好。
避免犯相同的错误
日常工作中，即便没有预先的规划，你也会竭尽全力地去做每一件事，体现自己敬业的态度吗？
不，这本身就是一种错误的想法。为什么努力的人却总是犯错误最多的人呢？也许那些朴实无华的“老黄牛”会感到委屈，但我要告诉他们的是：没有任何一种错误是无缘无故发生的。当你的工作出现失误时，最大的责任人并不是你想象的万恶的上司或可憎的同事，而是你自己。
我多次在潜能培训中对人们提到过二八法则：分配精力在最重要的工作上，努力把主要的工作做好，减少那些不必要的错误。如果你尚未对工作做详细的分配，没有确立方向，甚至没有制定好细节，“努力”将给你带来伤害。
每件工作都很重要，但并不是所有的工作都是平等的。通过二八法则，你能看到哪些工作和环节为你提供了最大的价值。在需要立刻去做的工作清单上，不到两成的工作其价值占到了八成以上，而且决定你的命运。因此，为自己建立两个原则：
第一，先清理工作，去掉那些比例高达80%的低价值的工作，再制定工作清单。
第二，把重要工作和关键环节精简到一定程度，列在清单上，并将注意力高度集中在这些事情上，坚持和重复做下去，直到这些重要部分取得成果。
仍然没有明确的目标
有了清单，你就真的能知道自己这个周、月和季度的目标，以及年度任务与未来3年的长远目标吗？假如你可以立刻说出答案，就能够按照清单的布置展开行动了。如果你是犹豫的，接下来你需要的不是尽快行动起来，而是花费一些时间来思考并完善自己的目标清单，让它看起来更均衡、严密和科学。
第一，不要怕前期工作浪费太多时间。调研决定工作的成败，同时也是计划的基础。为了摸清情况，或许在开始的时候会耗费不少时间，比如一个约定6个月的项目，可能需要你做2个月的前期准备工作。为了后面能顺利开展并完成工作，周密的调查和准备是必要的，在此之后你才能分清轻重缓急，安排好工作的流程，避免少犯错误。
第二，明确的目标是否具有战略意义，决定最后的成败。我们要有明确的目标和目的，把它写在清单的开头部分，并定期检查和总结。你要每周去回顾、强化成功的环节，修补错误的部分，这些可以帮助你以正确的航向去实现长远目标。就像你计划8个月内画完一张设计图——目标明确，后面所有的工作都要为它服务，直到目标完成。如果中途你总去做其他的事情，这个计划就可能失败。
第三，为了重要目标，要舍得放弃次要的工作。没有人知道为了最后的目标你需要牺牲什么，但是至少，很多次要的工作都需要被你放弃。你要优先去完成最重要的工作，就像大脑、心脏是人体集中保障的部门一样，核心部分在清单上享有特权，享用最多的资源和服务。做到这一点，你就能看到成功。
你习惯了不间断地进行工作
有的人喜欢把自己当成机器人，喜欢把全部精力都奉献给公司，喜欢别人叫他工作狂——这对他们来说似乎是一种莫大的褒奖。其实，事业的悲剧总发生在这些人的身上，像虔诚的教徒一样为工作牺牲的人，不仅难以取得预想的成果，还可能因极端的偏执产生无法消除的错误。
有多少人在僵化的思维中坚持错误的方向、无视别人的建议？又有多少人是职场上出了名的老顽固，十头牛也不能拉回头，直到他自食其果？
人终归不是机器人，一天拿出12个小时投入你喜欢的事业在短期内是可以的，比如连续加班一个礼拜。但如果长期这样，不但对身体没有好处，还会影响工作的质量。再强大的人，都需要适时的休息和体力的恢复。因此，要把休息条款写进工作计划。在长时间的工作后，拿出一个空隙去休息。哪怕只是做几次深呼吸，听几首歌曲，之后你的注意力和思考的效率也会明显提高。
必须避免不间断地工作，将此纳入清单的原则。年轻时，我有几年把所有的时间和精力都用到了工作上，但随着年龄的增长才发现，有些重大失误就是在那一时期犯下的——没有冷静思考和反省的时间，就会在激情四射中做不该做的事，对事业造成的影响经常是难以挽回的。
防止错误重复出现
为了不再次踏进同一条河流，就要将形成这些错误的全部因素写在清单最醒目的地方。在30岁的时候，当我发现自己有些错误重复出现时，我就开始用错误清单的形式来警示自己——不要在工作中出现下面这些问题。
因为想当然犯下错误
这个是人们经常犯下的最普遍的错误。你接到一个任务，然后简单想了想，就认为这个想法是正确的——它一定是这样，应该这么做！你兴奋地作了决定，继而制定了一份计划。对此，很可能你还有充分的依据、过去的经验、一瞬间的直觉等，它们异口同声地告诉你必须这么做。于是，市场调查和信息收集的程序就省略了。
除了想当然，你什么都没做，待在办公室就把计划定了下来。到行动起来才发现，原来实际情况和自己想的并不一样，你的每一步计划都很不靠谱，没有可行性，甚至走出第一步的时候就已经错了。去除在工作初期想当然的思考之外，我们也不能仅凭一腔热情去做事，因为热情既是兴奋剂也是毒药。
因为沟通不足犯下错误
我有几次决策的失败，都是沟通不足的产物，这给了我深刻的教训，让我明白了工作不是一个人的事情。决策的时候我们需要把自己的想法告知团队中的每一名责任相关人，让他们充分参与到计划的制定中来，拿出一个集思广益的方案。没有谁能在不开口询问的情况下就完全了解另一个人的想法——如果你认为自己可以，那么请放心，结果一定会给你一个响亮的耳光。
沟通有很多种技巧，也有形式多样的工具，像会议PPT、概要文档、视频介绍、意见征询和团队会议等，它们都是实用的渠道。最重要的是，永远不要觉得自己的想法是独一无二的，哪怕是乔布斯，他也懂得去倾听下属的意见。
因为市场和需求的变化犯下错误
我们经常会在准备充分之后，却突然发现自己犯了大错——因为市场变了，需求也变了。这不是谁的责任，没有人应该为此负责，但工作仍然要继续，而且要做得更好。这时你怎么办呢？要改变原来的方向，适应新的变化。我对一位创新型公司的经理说：“这时最忌讳的是拍脑袋决策，一个新的决定将推翻之前的清单，但届时发现依然不符合市场的需求，你难道要剖腹自杀吗？”制定清单不是一个简单的事，至少你要从错误中汲取教训，从更长远的角度去思考未来市场的趋势，减少拍脑袋决策的错误。
因为“老板说”犯下错误
对做下属的来说，工作中有一种灾难叫作“老板说”。史密斯笑着说：“做管理培训这么多年，你知道世界上最可怕的是什么吗？就是‘老板说’。没有人不在培训中批判他们的老板，我们这儿简直是老板审判大会。”
伯克利的一名产品设计师说：“老板说不喜欢棱角分明的，老板说不喜欢黑色边框，老板说这产品要考虑年轻人的感受，老板说应该再加一个功能。可最后结果是错的，老板又说你们都是废物。”显而易见，做下属的在工作中经常替老板背黑锅，因为老板的决定而犯了错误，又得维护他的面子。
这是一个棘手的问题，怎么避免自己跳进这样的陷阱呢？我告诉你一个巧妙的方法——利用老板利润至上的心理——没有哪个老板是不想赚钱的，你的产品不是设计给老板用的，工作也不是做给他看的，这是工作的本质。如何让老板理解、支持你的这个想法才是我们要在清单上体现出来的。当你必须用一份清单说服老板时，注意检查一下是否能充分地表达这个主题。
成功的工作总需要学会和老板打交道，取得他的支持不是高人一等的本领，而是必须具备的技能。这要求你必须在自己的工作清单中清晰无误地列出那些有利于公司利润的要素，让“你听老板说”变成“老板愿意听你说”。
因为未能有效地整合资源犯下错误
工作进行中，我们需要调配人力、物力和其他资源，把资源整合起来，成功系数才会增加。这项工作我们将其称之为资源清单：完成一个任务需要多少人的支持、几个部门的协作、申请多少资金？这是比较头疼的部分，其中最麻烦的是人员整合。有90%的工作都死于团队配合出错。墨菲定律告诉我们，你最希望获得的支持一定是最不顺利的，有些同事和部门死活“听不懂”你的话，事不关己高高挂起，他们在你的清单上属于虽在列却无用的资源。
由于配合不力，我们的不少工作夭折腹中、出师不利或功亏一篑，这类事情每天都在发生，且重复出现。面对这种局面，要学会完善清单中的协作环节，比如设置协作条件、申请协作保障，请求上司的介入，最好由具有话语权的人负责这一部分工作。如果你说了就算，那当然最好不过，但多数人都不具备这种条件，不是吗？你能否减少工作的失误，取决于你完成这部分工作的能力。
因为不靠谱的工作周期犯下错误
现代社会，人人都是急性子，客户着急，老板着急，我们也热切地期盼一切都快速发展。老板希望第二天早上醒来的时候产品就已经卖光了，客户希望眨眼之间你就做好了项目。这种浮躁的环境决定了会制定出一些不合理的工作周期——时间太短了，根本来不及保质保量地完成。匆忙加快速度，工作必然出错。
当你发现自己陷入这种工作拖期的局面时，又该怎样总结教训？在你的工作清单上，应该尽早地意识到时间资源的宝贵，开始为一个新项目作规划时，我建议你一定要优先考虑到周期的安全性，把每一个阶段分得细之又细，并且在每一个验证点仔细地验证，评估计划是否可靠，留出应对变化的余地。这样才能保证你不会再次被急性子的周期绊倒第二次。
因为不能有效学习犯下错误
很多人习惯于固守成功，保卫过去——当他们做出一些爆款产品或声名远播的工作时，往往就会沉浸在昨天的辉煌中，吃老本，躺在功劳簿上睡大觉。在他们的工作清单上，写满了以往的功劳，却没有对明天的规划，忘记了进一步学习。这种习惯保持下去，他们就会不断地犯错，并让工作陷入被动。
没有比这更可怕的思维了，它让你在享受成功的时刻，迎接未来的失败。即便在特定的时刻他们认为自己是在学习，并没有停下脚步，那也只是在学习如何更好地运用自己的经验。每当遇到这样的人时，我总是建议他要有一种空杯心态，不要骄傲，不要被昨天的成功蒙住双眼。如果你想继续成功地走下去，就要保持空杯心态，永远保持好奇心。
制定这样的一份错误清单，就是要用它来警醒你自己：不要再理想化地对待工作和未来的计划，你需要现实地思考自己要学习的知识，从更高的高度审视全盘工作，让它变得更有效率，让自己更富有成就感。
从清理你的办公室开始
——在你电脑屏幕的边角，是否到处贴满了纸条？
——在你的办公桌上，是否有成堆的文件散乱随意地摆放，以至于找不到签字笔？
——在你的桌子底下，是否到处都有电源线和插头，连脚都伸不开？
相信我，你的上司和同事正是以此来给你打分的。我判断一名员工的思维能力和工作效率时，就是先到他（她）办公的环境中看一看，富有条理的办公环境取决于这个人有没有做到清单化地打理自己的办公室。
著名的人力资源机构Adecco公司的副总裁珍妮·迪蒂曾说：“现在办公环境日益开放，不再是以往那种推门才能进去的密闭空间了，而是开放式的公共区域，因此越来越多的人可以看到你的工作区，他们对你的印象决定于你的桌子、电脑和椅子下面的地板是否干净。虽然这未必客观，但很有传染性。”
如果你脚下的地板从早到晚都是脏的，如果你的衣服一直搭在椅子上，如果你的电脑上面贴满了便利条，老板和同事都会觉得你是一个懒散没有效率的人。Adecco公司最近对美国10万余名白领做的一项调查显示，有57%的人承认他们根据工作空间的整洁与否来判断同事，形成最终的印象。其中有不少人非常直接地表示：“我对同事凌乱的办公室很震惊，我想对方实在太懒惰了。”
2014年，我们在中国国内也进行了相关的调查采访，对象是100家知名企业中月薪8千元人民币以上的中高薪阶层。接受了邮件采访并且认真回复的人数有378人，有人还打来电话，热情地阐述他们的看法。结果显示，有210人认为杂乱无章的办公室降低了工作的效率和他们的工作动力，同事一塌糊涂的办公环境也很影响他们的心情。
可见，让自己的办公环境和工作的表现保持高度一致是非常重要的。假如你方圆5平方米的空间井然有序、一丝不苟，那么你工作的积极性就会很强。它会在潜意识中影响我们的思考效率，一个乱糟糟的环境让人昏昏欲睡，总想停下来什么都不做；而一个整洁的环境则让人不敢懈怠。所以当发现办公室乱成一团时，你要做的第一件事不是制定工作清单，而是抓紧写一份清理计划，让所有的物品物归原位。
列出清单，每周定期清理
珍妮·迪蒂说：“办公室是杂物最喜欢的地方，完全消失是不可能的，它们像浪花一样会随时出现。重点是始终掌控这些杂物，使其不会随时间而堆积，变成一个无法解决的难题。”
凌乱和狼藉的办公环境会让人怀疑你的工作能力，质疑你的领导能力。同事会认为他们的文件早被你扔到不知哪儿去了，也有充分的理由轻视你处理工作的效率。要改变这种局面，实施起来并不难：
第一，列出一个清理计划。把需要定期清理的物品逐条登记在上面，每周抽出20分钟的时间来处理这些杂物，保持环境的整洁有序。为了不让自己忘记，还需要在日程安排中设置提醒，比如设定一个手机铃声，到时间自动提醒你：“请开始办公室的清理工作！”
第二，扔掉那些工作垃圾和你不再需要的文件。这其中有一些是我们从家里带到办公室的，它们真的有必要待在这里吗？尽量把这些个人物品带回家，同时将那些过期无效的文件清理出去，或者扔进碎纸机，或者让公司的后勤人员处理——让他们来判断这些文件是否还有价值，而不是一直由你保存。
不是清理文件，而是维护界限
根据不同的功能设置区域
不要把文件集中堆放在一个地方，而是要根据不同的文件设置不同的区域。有的人喜欢把所有文件放到同一块区域，觉得这样方便查找，也利于管理。事实是，这么做的结果不仅没有减少混乱，反而随着文件越来越多，查找的难度也会增加。
《轻装上阵，开怀生活》一书的作者、组织学专家彼得·沃尔什说：“问题不在于空间太少，而在于东西太多。”他建议我们在自己的办公室里设置不同的功能区域，比如在工作区放置电脑，在资料区存放图书，在存储区放置办公用品，在档案区放置文件等。如此一来，我们需要哪部分物品时，直接去相应的功能区按照清单的编号查找就可以了。
没有比这更有效的清理原则，所有工作使用的东西在这些区域都有自己的地方。你还要为物品的存放数量设定一个界限：超过既定的数量后，就清除一部分，把它们拿到另一个专门的区域（最好有专门的房间），将来真的需要时，再去那儿查找。
清理地面的区域
有一年，我为公司颁布了一条新规定：每个人（包括我和其他管理人员在内）都要时刻保持自己“领土”内地面的清洁。不仅要整理办公桌和文件，还要定期擦地板。
我说：“你们别指望小时工来替你们做这件事情，他们只清洁公司的公共区域，走廊、卫生间、咖啡间、会议室、会客厅，这些区域归他们，其余的地方要由我们自己负责。”为了督促员工重视起来，我、史密斯及各部门的主管纷纷带头，每天早晨到公司后的第一件事，就是把脚下方寸之地的地板擦干净，让自己办公桌下面的空间焕发出明亮的色彩。而且，不同办公室的人员互相监督检查，对清理不干净的人员进行罚款。不到一周的时间，所有人都养成了这个习惯，间接提高了工作的效率，加强了团队的士气。
不久，我的朋友，洛杉矶一家科技公司的投资人杰恩向我提了一个建议：在公司的办公室或隔间的墙壁上安装一排专用的挂钩，用来悬挂衣服、包具和雨伞，避免习惯性地放到椅子和地板上。对较大的行李包及需要更换的鞋子等，可以放到指定的房间、区域或架子上，每个地方都要保持清洁整齐。
他说：“不要让任何一个角落有杂乱的心理暗示，告示牌和图片都要整整齐齐，不能歪斜。这些细节的混乱，很容易让我们清理地板和办公桌的努力化为乌有。”
重要的是减少工作垃圾
在这里，我主要讲的是数字垃圾，有时它比纸质垃圾更烦人。我们的工作电脑是重灾区，需要定时清理，如果不能对文件垃圾分类保存以备将来不时之需，就得把它们删除掉。罗拉是华盛顿一家管理咨询公司的CEO，她表示，如果说实物垃圾是破坏环境积极氛围的元凶，数字垃圾就是隐藏在我们头脑中的带来负能量的罪犯。我对此深表赞同，在电脑文档缺乏清理和分类时，我经常需要花费几分钟才能搜索到自己想要的东西。
人们每天浪费在这上面的精力又有多少呢？大多数员工每天至少花费30分钟到一个小时来寻找他们需要的文件。
第一，建立文件管理系统。和整理纸质文件一样，为电脑中的数字资料、信息与不同的文件设立一个分类鲜明的文件系统，命名相应的文件夹。比如“正在进行的工作”“合同文件”“项目报告”“市场数据”和“过期文件”等，便于我们定期检索、整理和删除。
第二，将重要和常用文件夹放到桌面上。对于经常使用的文件，在电脑桌面建立快捷方式，使用时直接进入，而不是再到浩如烟海的硬盘中敲门。同时，你也要撕掉屏幕上的便利条，改为在桌面上设置随时可以修改的电子日程提醒。
还有很多种方法可以帮助我们改变办公区混乱的局面。在清单中，要把清理放到第一位，不管你是制定工作计划还是收拾自己的办公室，让自己有一个一目了然的环境都是十分重要的，对提高工作的效率是非常有帮助的。
拟定你的管理清单
2015年的第一周，我为元旦假期后的工作制定了一个简单的任务清单，清单总计有五条：
第一条，别再拖延了，每天早上比过去早起一个小时。
第二条，对市场部的新任主管人选做出决定。
第三条，去费城出差。
第四条，在费城和投资人谈好本年度的计划。
第五条，去哈佛大学见史蒂夫教授（一位值得尊敬的人，曾在公司起步初期为我提供了宝贵的帮助）。
一周后，我给史密斯打电话，询问他本周的任务清单是什么，完成了多少，期间有没有变动。史密斯回答说：“我本想和通用电气的副总裁签下合同，遗憾的是，不到周三我就改变了计划，因为他去了华盛顿，下周才能回来。”
计划总在变化，这就是任务清单面临的问题。史密斯制定了任务清单，结果有了变动，取消了原定的计划；我也规划了许多任务，周末总结时，只完成了四条——我没有定下市场部门的新主管人选，还在犹豫之中。
我们总在面对这样的问题，任务是不断增加的，也是充满变化的。那么，怎样才能保证你的清单始终紧跟形势，不超出自己的控制呢？毫无疑问，把大目标分解到每周的小任务中，并且及时更新，是维持我们对工作控制能力的最好方法。
明确干什么
首先，在你的任务清单的第一栏，明确自己本周乃至本月需要干什么。让目标始终高悬在上，让所有的分任务均成为完成任务的一个步骤。就像火车一样，可以拐弯和绕道，但不能脱轨，当然也不可能随意地改变目的地。
当人们试图完成某一项工作目标时，经常忽视掉的是维持大方向的重要性。有些人在工作中想象力丰富，创造力十足，尝试不同的方法，制定许多分计划，但忙到最后却发现：这并不是公司想要的。
因此，在任务清单中，目标必须是可以跟踪和协调的。一份成功的任务清单要能够体现跟踪目标的重要性，并根据目标性质的不同提出不同的帮助我们有效地掌握目标的方法——不管每周的任务如何变化，都不能脱离开整体的大目标。
有效地跟踪目标
怎么才能有效地跟踪目标？基本原则是什么？
第一，定期检查，每周更新
任务清单制定以后，必须定期检查目标的完成情况，最好每天早晚各总结一次。通过这种在特定的时间检查的方式，提醒自己已经做完了哪些工作，还有哪些没有完成。检查不能走过场，要对比目标，看看现在完成到了哪一步，并且设想一下如果全部完成会是什么心情。这样就能起到激励的作用，使大脑引导我们去做正确的事情。
第二，把大目标转化为可操作的步骤
这是任务清单的总原则。每周的阶段性计划和分目标，都应该是可操作的、难度较低的。比如你的大目标是创业、成功地做成一桩生意，这需要你去做许多事情，首先要分解这个艰难的任务。第一步，你要决定一个总体的方向和业务模式，找到一个有市场的并适合自己的产品；第二步，你要列出这种产品运作和销售的条件，再看看自己（公司）是否具备了这些条件；第三步，就是考虑如何去拥有这些条件。整个计划也许看起来是复杂困难的，但分解之后，有了可行的步骤，它的难度就降低了。你在每周只需要关注其中的一小步，坚持把这些小的步骤挨个做完，你就能成功地实现整体目标。
章知识点
工作清单：写下你的工作总结
1．你对自己过去一年的工作如何评价？
如果是优秀，理由是：________
如果是基本合格，理由是：________
如果是平庸或不合格，理由是：________
2．你平时经常使用各种类型的工作清单吗？
有，它起到的作用是：________
没有，你对它的认识是：________
3．你可以同时做好多件事？
可以，原因是：________
不可以，原因是：________
4．为了避免重复犯错，在工作中你采取了哪些对策？
如果制定了清单，你是如何做的？________
如果干脆放弃了经常犯错的工作，为什么？________
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