Excel的函数公式应该这样学,你知道吗?
作者 | 阿何
如果知道如何提高自己的Excel水平,没人愿意自己像个SB一样对着一大堆表格一筹莫展。 更多时候,我们的苦恼来自明明很想提高水平,却无从下手。明明已经很努力学,却收效甚微。
本期文章是本人在2月17日晚职场充电宝在线微课分享内容《如何学好Excel的函数公式功能》的文字版总结。
一、为何你学不好Excel的函数公式?
1、请检查自己的基础知识是否具备?
任何知识,都是一个金字塔结构,知识点和知识点之间存在依存关系。想学会上层的知识,必须学会底层的知识。如果底层的知识、细节掌握的不牢靠,应用上层知识的时候就会犯错误,或者找不到解决方法。
比如很多朋友学习Excel,连”绝对引用“和”相对引用“都没有搞清楚,只是表面学会了一些函数公式,觉得自己懂了。结果一遇到特殊情况,就会出错,或者算出错误的结果。
又比如如果连与或运算,布尔值之类基本概念都不懂,你学IF函数就会很吃力,甚至根本看不懂这个函数是干啥的。
大部分人学习函数公式,都是偏向于应用,也就是解决具体问题。这本来是没问题的,但大家因此而忽视了基本概念的掌握,造成的结果就是学习上层知识很吃力,事倍功半。
2、请检查是不是自己的学习方法出了问题
学习Excel(包括学习其他知识),应该包括下面四大点:
A、基本概念的理解和基本规则的掌握
B、知识点的大量练习
C、实际问题的解决
D、思考和总结
大部分学Excel是这样的:直接进入到第三个C阶段,学习案例,解决实际问题。发现有不懂的地方,再回到第一个A阶段,去了解基本概念。
这样的学习方法,缺失了两个很重要的环节,就是知识点的大量练习以及思考和总结。同时,大部分人在A阶段的学习也是非常不够的,停留在表面。正因为如此,缺失的这些东西让我们学习Excel的效果大打折扣。
二、Excel函数公式的正确学习方式
1、地基要打牢固
意思是说基本概念和基本规则一定要全面、充分、透彻地了解。
比如Excel相关的知识点:
单元格、单元格坐标、绝对引用、相对引用、工作表、填充手柄、单元格格式……等等,又比如函数公式相关的基础依存知识:
基础数学概念如数据类型(整数、自然数、分数)、数列、余数、常规数学运算,数学运算的优先级、基础逻辑运算……等等。
大家不要觉得这些概念很简单,没有必要这么费劲去学习。实际上就算是很简单的概念,如果理解不透彻、不全面也会让我们很糊涂。
例子1:
如上图,我们用填充手柄往下拖动,我们知道A4的结果会是4,A5的结果会是5,以此类推。
但我们换一种情况,比如下图这样子:
再用填充手柄往下拖动,会出来什么结果就没多少人知道了。
例子2:
如图,我们在C2单元格输入=A2,所以出来和A2一样的数据“张三”。
现在问几个问题:
A、如果填充手柄从C2拖动到D2,以及拖动到C3,结果分别会是什么?
B、上面操作完后,再从C3拖到D3,结果会是什么?
C、上两步操作完后,如果我们在A列左侧新增一列,这些单元格的内容又会怎样变化?
对正确掌握概念的人来说,这些题想都不用想就知道答案了。但其实很多新手,连这么简单的问题都要想老半天,就是因为基本概念掌握的还不够扎实。
举这两个例子是想说明:有些时候我们觉得自己懂了,其实可能我们并不懂,或者懂一点但很不全面。
那么,如何把基础概念打的牢固一点呢?
我采取的方法是:学到一个概念,能练习的马上打开一个空白的Excel表格,然后模拟不同的情况去测试这个概念带来的结果(就像上面举例那样)。有些结果我们能想到,有些结果可能出乎我们预料。如果结果出乎预料,我们就要及时思考,为什么会这样。
总的来说,基本概念的掌握要:透彻、全面,为我们学习函数公式做最好的准备。
2、学好函数的三大步骤
第一步:了解函数的基本机构,初步掌握用法
比如最简单的函数,sum函数。它的基本结构是这样的:
=sum(num1,num2,……)
这是个求和函数,功能是把各个参数加总起来,达到求和的目的。然后可以亲自测试一下,可以说就完成这个阶段的学习了。
第二步:阅读官方文档说明
官方文档是学习函数最重要、也是必不可少的一个阶段。一般来说,看完文档你会生出“我以为我懂了这个函数,其实我啥也不懂”的感觉。
以最简单的SUM求和函数为例,大家可以自己去查看下官方文档对这个函数的说明。你会发现这么简单的函数,官方文档居然有好几页!
从这几页文档,我们又可以发现下面的知识点(部分列举):
比如:=SUM(A2:B5)
通过这个我们知道,原来SUM函数可以对一个区域的所有数据直接求和。
又比如:=SUM(表格名称)
通过这个我们知道,我们给表格区域定义名称后,可以直接采用这种方式进行求和。用名称来代替诸如“A2:B5”这样的对角坐标,可以让公式的可读性大大增强。
通过官方文档的认真阅读、学习和练习,你会发现原来很简单的一个函数,其实远比你想象的要强大!
第三步:穷根揭底
还是以SUM函数为例,我们可以继续深入思考:
A、如果求和的是文本,比如=SUM(“张三”,“李四”)这样可以吗?
我们发现公式报错了,原来函数不能对文本进行求和。
B、我们继续想,假如有单元格格式是文本,但内容是“1”,“2”这样的,能否用SUM函数求和呢?
试验后发现,原来是可以的。也就是就算单元格格式不是数字是文本,但只要实际内容是数字,也是OK的。
C、我们再想,如果SUM函数的某个参数是条件比较的式子,可不可以呢?
比如:=SUM(A2,(A3<0))
试验发现是可以的,条件成立,这个参数的值就是1,否则就是0.
通过上面3个思考,我们对SUM函数的理解是不是更加深入了一点?
别着急,还可以进行第四个思考:
D、我们想,能否给参数加上负号,使得SUM函数不但可以对参数求和,还可以减去某些参数的值呢?比如下面这样:
=SUM(A1,-A2)
我们发现这样也是可以的,上面的SUM函数实际计算的值是A1-A2。
通过这个方法,我们能真正吃透一个函数,最后把函数用得出神入化。
那么我们通过什么步骤去吃透一个函数呢?一般可以通过下面的3个步骤:
A、透彻了解函数对参数的要求,比如参数的数据类型要求,参数的边界等
B、要思考如何“改造”函数,使得它用法更加灵活。比如这个函数怎样在参数里嵌套其他函数,能否改造参数(如上面例子的加符号)等等
C、再次我们还要思考如果参数错误,函数会如何处理。有些函数会直接报错,有些函数会强制转换参数,有些函数会采取默认值,这些都要自己思考、试验后才知道。
通过上面的学习过程,一般我们对函数的掌握水平就能突飞猛进了。
3、巩固阶段
最后我们还要通过大量的实践来巩固学到的知识,这里给大家介绍“一题多解“学习法。
比如我们学习SUM函数:
A、到百度以SUM函数、案例、教程等为关键词,查找到很多有实际案例的教学文章
B、把案例的问题部分摘抄出来,先不看答案,自己尝试解答。并且同一道题目,要想到尽可能多的解决方法
C、查看答案,和自己的答案对比,找自己的不足,同时把别人好的思路记录下来
不断重复这样的学习过程,一个函数一个函数攻克,坚持一段时间,你会发现你对Excel的掌握程度完全不同了。
本文作者阿何,未经授权严禁转载。
网友评论
其实有视频教学容易学。