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“小强升职记”教我做时间管理之平民路线

“小强升职记”教我做时间管理之平民路线

作者: 那年的流浪狗 | 来源:发表于2016-10-15 00:28 被阅读163次
    努力成为高效的行动派

    时间管理根本不是一种方法或者技能,而是一种习惯,一种生活方式!通过以下方法希望可以帮助我们消除时间管理的三大杀手——信息不够、拖延、预期结果不明确

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    时间日志帮我们每天花费的时间记录起来,为什么要通过时间日志呢?(Why),

    要管理时间,首先要知道它具体花费在哪些地方,时间日志就像我们记录自己每天的支出一样,你的时间用在哪里,你的价值就体现在哪里。做时间日志有下面三个好处。

    ◆提醒我们要珍惜时间

    ◆分析我们所花费时间投入与产出

    ◆找到我们的最高效时段

    小强一周的时间日志

    正如书中主人公小强一样,我们可以利用一周的时间对自己每天从8:00到18:00期间所有时间做一记录,可以通过EXCEL,也可以用一款APP做记录。(比如aTimelogger,我用了2个多月,感觉很实用)

    通过一周的时间日志,我们可以找到自己的高效时段集中在哪个时段,找出我们认为重要的事情在高效时段内完成。每天早晨不要一上班就急着投入工作,先看看今天的工作重点是什么吧?那些事情是重要且紧迫的?

    小强每日时间段规划

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    通过上面时间日志的记录,我们可以很清晰的获取自己每天做的几乎所有事情的相关信息,接下来我们要通过第二象限工作法帮我们解决怎么做做什么的问题(How   and  What)。

    第一步

    将每天所有的任务放入工作篮,不论是谁在什么时候交给我们的任务,统统让它们进入工作篮吧,然后利用四象限法则把所有的任务进行归类放到各个象限里面。

    史蒂芬柯维四象限法则

    如何把我们所有的任务分别归类到各个象限呢?

    首先给所有任务以职业价值观为标准标出“重要”或者“不重要”。

    其次,给所有任务以截止日期为标准标出“紧急”或者“不紧急”。

    最后,按照自己的意愿给所有任务标出“”,“”,“”三种优先级。

    如下图所示

    改造后的小强清单

    第二步:

    第一象限的事情也就是重要且紧急的事应该马上去做,我们工作中的主要压力就来自于第一象限,生活中的主要危机也来自于第一象限。第一象限80%的事务都来自于第二象限没有被很好处理的事务。

    举个栗子:如果你的公司产品质量出了问题,可能需要你花费半天到一天的时间去陪重要客户吃饭、娱乐,通过做这件重要而且紧急的事情去安抚客户。

    第二象限的事情有计划去做,我们应该将时间投资于第二象限,主要精力集中在解决第二象限内的事务,在第一时间对它进行任务分解,并且制定时间表,然后每次投入很少的时间就可以完成一项庞大的任务。

    集中精力于第二象限

    第三象限的事情交给别人去做。第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头利用“猴子法则”走出第三象限简单点就是做好授权分则,把那些本该别人或者下属去做的工作交给他们好了。使用“猴子法则”的前提条件有两个:

    1.明确职责,确定这只猴子不是你的;

    2.注意沟通方式,明确、坚决、不生硬。

    学会把猴子扔给别人

    第四象限的事情尽量别做,这是一个用于缓冲调整的象限。当我们感觉到疲惫的时候,可以通过做一些不重要且不紧急的事情来调整心态和身体,但不能在这个象限里投入太多的精力。

    第三步

    将需要在特定日期处理的事情写进日程表中;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒,将需要现在处理的事情摆在办公桌上。

    按照日程表行动

    第四步

    在自己最高效的时间段内做最重要的事情,其他的事情也做合理安排。

    小结


    利用时间日志可以帮助我们有效看清楚我们每天所做的事情,并把它们进行分类,找出一天当中的高效时段,然后按照第二象限工作法逐步开展我们的工作,让我们的工作更有效率,不再盲目,先行动起来吧!

    给自己定个小目标,就专注做一下时间管理,一个月的时间如何?

    END

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