如何开一场成功的Kick-off Meeting

有人说，Kick-off Meeting（启动会）就好像一场相亲会，在见面前，尽管我们对双方都做了很多的介绍，很多铺垫，但终究需要通过这样一场相亲会，让大家见面，了解过往，展望未来，彼此承诺。对于大多数朋友来讲，参加相亲会、介绍朋友认识都不难，但怎样组织一场成功的相亲会，却不是件容易的事情。

代入项目中，我们大部分人经常参加Kick-off Meeting，也会身处项目中，但如何亲自组织一场成功的Kick-off Meeting，却是很多人的困惑。这篇文章会从会前筹备、会中组织、会后总结三个方向，并结合真实的项目案例，和大家探讨如何开一场成功的Kick-off Meeting。

如何做好会前筹备？

Kick-off Meeting成功与否，很大程度上取决于我们筹备的是否充分，组织是否到位。而会议的筹备工作往往琐碎、繁杂，如何充分调动资源，最有效的做好会前准备工作呢？

1. 成立筹备委员会

作为整个会议的指挥中心，成立一个筹备委员会是非常有必要的。筹备委员会应该包括项目owner、项目经理、Kick-off Meeting主办方等，用于会议相关工作讨论、筹备工作分工、指挥落地执行等。筹备委员会根据项目和Kick-off Meeting规模可大可小。

2.会议内容筹备

如何在有效的时间内，呈现我们想要展示的信息，各方达成一致，取得关注和支持，达到会议的预期，是Kick-off Meeting最关键的点。因此，会议内容的筹备，是重中之重。

做好内容的筹备，首先我们需要问自己一个问题，为什么要开Kick-off Meeting？

在我看来，开一场Kick-off Meeting，原因无外乎以下几点：

为什么要开Kick-off Meeting

真实案例：在经过3个月的筹备后，某运营项目开城在即，各项筹备工作进入紧锣密鼓的筹备阶段，我们决定在这个时候开一场kick-off meeting。一方面为开城战队鼓舞士气，一方面明确需要总部各团队的支持和响应。

基于我们开Kick-off Meeting的原因，需要准备一下内容：

Kick-off Meeting内容筹备清单

真实案例：作为一个大型复杂项目，涉及跨部门团队较多，我们在做Kick-off Meeting内容筹备时候，主要包括了项目背景介绍、项目目标、整体思路和打法、整体节奏、项目组织架构、重要干系方职责和分工。

3. 确定基调、主题

一个成功的Kick-off Meeting不一定能够满足所有的预期，但一定需要明确最主要的目的，同时根据我们的主要目的，确定一个基调或主题，或激情，或庄严，或热闹……

真实案例：Kick-off Meeting在开城之前，大家即将面临一场硬战，需要一场振奋军心上下同欲的kick-off。我们的总基调：战前总动员，要的就是一个“燃”字。

4. 亮点环节设计

如何让Kick-off Meeting有亮点，为成功加分，契合基调或主题的一些小环节的设计必不可少，是发挥大家想象力，充分展现项目团队风貌的时候了。

真实案例：针对我们的基调和主题，大家开始纷纷筹谋划策，想形式，想点子。最后确定了四个燃点。

燃点一：开场播放燃情四射的视频；

燃点二：管理层总动员，鼓舞士气；

燃点三：一句响亮亮的口号和旗帜标语；

燃点四：授旗仪式，增强仪式感。

5. 常规会议筹备

会议内容、基调或主题、亮点确认后，列出会议筹备清单、明确分工、明确完成时间，可以风风火火筹备起来了。常规的议筹备清单如下：

常规会议筹备清单

如何做好会中组织？

1.会前验收：完成会场布置、摄像机位确认；提前进行演示文稿调试。

2.入场服务：引导参会人员就坐，维持现场秩序。

3.节奏把控：整体把控现场节奏，安排演讲人衔接。

4.会议记录：包括会议内容文字记录和会议现场影像记录。

如何做好会后总结？

Kick-off meeting结束了，我们的工作还要继续。会后最重要的几件事情：

1.明确达成的共识，以邮件或其他书面形式同步所有相关方；

2.明确后续工作，以邮件或其他书面形式同步所有相关方；

3.对会议进行宣传，整理会议新闻稿，发布到相关宣传平台；

4.对会议进行总结，包括会议目的是否达成、组织是否良好，需要改进的方面等。

真实案例：Kick-off meeting后，项目组对会议进行了总结，同步到所有项目组成员，同时，开城FT同学去往城市闭关，迎接战役。

最后总结一下，开一场成功的Kick-off Meeting，需要：

1.会前筹备：成立筹委会、会议内容筹备、确定基调或主题、设计亮点环节、常规筹备工作清单落实。

2.会中组织：会前验收、入场服务、把控节奏、做好记录。

3.会后总结：明确共识、后续工作，对会议宣传、总结。