作为活动运营之初级打怪,在经历了几场实体活动后,就会对整个活动的基本流程和框架都会趋之了解。
作为初级来说,能将整场活动落地并且顺利,现场不出太大的差错,也可以说是比较称职的初级活动运营了。
根据我之前的几场活动总结,将活动运营的几个流程做一下梳理:
从活动蓝图开始预想,到筹备,到执行,到实施落地,最后复盘。整场活动也可以作为一个项目,在完成了几场活动后,经验就会越来越丰富,细节也就越来越精确(当然,掉坑是必不可少,最重要的是总结和吸取)
以我之做得比较多的个人展览为例。
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筹备期(约1个月)
这段时间里,刚接到一个活动的想法(方向),但没有落实到具体。
核心成员:1-2名策划人员
主要工作内容:策划方案的撰写(包括但不限于word,PPT格式)
方案里就是将整场活动的规模和预算进行事先初步核算。
方案的主体内容包括但不限于:
* 活动主题,这个很重要,这是一个个展的灵魂,后续的设计、物料风格都要以这个主题为主路线和主格调哦。
* 主承办单位:就是落实谁来花钱,谁来收钱,谁来赚口碑的单位啦。
* 活动时间:活动预计定在哪个期间,一般这个时间的确定较为延后,也跟作家的作品完成和档期相当,前期方案,我们以预设时间,可能会有变动。
* 展览场地:根据作家的层级,风格和对环境的要求,选定2-3个备选场地,作为活动场地的预选方案
* 活动规模:预设本次活动预计多少人参加,会引起多大的轰动,包括媒体的影响、消费者的影响、宣传的影响,这也是作家想办这张场展览想得到的效果。
* 活动预算:初期活动预算,主要以场地费用、物料费用、媒体宣传推广费、人头费等费用占大比例的费用预估为主(看是否能达到作家的心理价位)。
以及一些其他能打动上级和作家的方案要素,包括邀请的嘉宾等级、预想收益(也有一些公益活动没有收益,主要是以社会效应为主)。
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执行期(约2-3个月)
方案通过审核,就开始落实执行,首先一步就是成立工作小组。
小组成员:约5-7名
针对不同的工作功能,成立分组:
文案组:主要负责宣传文字、稿件、演讲稿地文字编辑工作
设计组:主要负责宣传推广及场地文宣设计工作,并落实文宣制作
推广组:负责联络媒体,宣传推广渠道的开通和实施
物料组:主要负责礼品、现场物料、物料供应商的联络和工作配合协调
在分配了每个分组的工作人员后,并会有一张大局的项目进度表,
每位成员的细分工作一一对应最后期限,自行安排并提交任务成果。
制度每周例会,针对本周工作执行进展,遇到的问题及下周计划进行讨论,
集思广益,头脑风暴,会让项目的创新点更多。
3
实施落地期(约一周)
在基本所有的执行细节都差不多完成的时候,在活动前2-3天,会进行彩排(预演)
物料全部到齐,所有工作走一遍流程,现场所有设备进行排查
确保活动当天所有的顺序和流程都能顺利。
针对展览,在活动前1天,就是布展,将作品进行悬挂,现场布置。
活动当天,所有的工作人员,根据要求着穿,全部到位。因为我们都是当天的执行人员
每个人都有自己的工作岗位,每个工作岗位也都是有其工作职责范围
当然,每个活动现场都会有一些临时突发状况
这就需要统筹人员随机应变的机智,化风险为夷
基本上,不太大触及到现场的参与人员,一些突发状况,都能及时应对
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复盘期(约2个工作日)
活动结束后,该项目并没有完成,还需要所有参与人员进行一次深度复盘
每位工作成员将工作汇集,统一归档整理,并排放档案册
开会讨论,从活动初期到结束,各自的工作内容,流程再走一遍
这样,有益于加深工作领域的经验积累,同时,每次复盘,都会发现新的经验
做总结,做汇总,做反思,是为下一次活动更好的执行
活动在一次又一次的经验中洗礼,活动的初级运营者,才会有机会不断向高级进阶
下次有机会,针对每个活动期内的工作进行深入剖析,也会总结出更多不同的经验和技能要点,有利于后续工作的开展。
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