前言

项目是一项复杂的活动行为集合，为了项目顺利、有序的活动开展以便于按时达成预期目标，必须进行相应的沟通协调。

因此，沟通是项目管理过程中不可或缺的活动内容之一。

而项目管理中的沟通具有两大作用：

• 达成一致
  沟通双方就某一问题协商一致，如需求、工期等等。
• 通知
  将某种结果通知至相应干系人，如项目进度、风险等等。

今天就通过3W的方式与大家分享下通知的形式之一：项目汇报。

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项目汇报

项目汇报是项目在实施过程中的重要通知形式之一，也是比较正式的一个项目活动，通常可以采用书面汇报、邮件汇报、会议汇报等几种形式。

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为什么要做项目汇报？

在日常的项目活动中，很多干系人只是参与项目中的部分活动，如具体事务执行人；还有很多的重要干系人是不参与项目活动的，如双方领导层。

但是这些干系人都在关注着项目的相关情况，如进度、里程碑、成本、风险等等各方面问题。

从项目执行者的角度来看：

• 项目聚焦
  通过项目汇报的相关内容，所有的项目执行者会更加清楚当前阶段项目的进度、清楚后续的项目执行目标，更好为整体项目进行服务。

从项目经理的角度来看：

• 信息一致
  通过项目汇报，项目经理可以与相关干系人对项目的整体情况保持了解的一致，利于项目管控。
• 控制项目
  通过信息的一致性，项目经理可以更好的控制项目，如风险的预防、进度的管控等等。

从公司高层的角度来看：

• 便于决策
  通过下属各项目的项目汇报，公司高层可以依据此汇报的内容更好的进行项目活动的决策，便于公司项目集、项目组合的实施。

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因此，作为项目经理必须定时或不定时向相应关系人进行项目汇报。

What

汇报什么？

不同的干系人对项目的信息需求是不一样的，但大体上可以套用以下模型：

• 基本信息
  当前汇报人所在的层级，负责的具体项目内容，汇报的起止时间等。

• 进度

  • 当前活动的进度，预期当前进度完成时间，是否存在超时或提前的可能，基于什么原因？
  • 如果当前活动已完成的情况下，需要提交下一步活动的信息。
  • 如果当前活动已完成的情况下，需汇报该活动的交付物相关信息。
  • 如果是项目经理，则需要整合所有进度信息后，提交里程碑信息情况。

• 成本

  • 当前花费的成本，预期当前活动成本金额，是否存在超支或节省的可能，基于什么原因？
  • 后续的成本计划

• 风险

  • 当前项目风险的应对情况。
  • 是否还存在潜在风险，是否需要上级协助来应对风险？
  • 后续的风险计划

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When

什么时间汇报？

每个项目都是独特的，没有通用的一套汇报时间规则，可以根据具体的项目类型与属性进行汇报时间及汇报机制的制定。

但是在项目管理的过程中出现以下两种情形必须进行项目汇报，已便于更好的项目管理：

• 里程碑完成时

  • 在里程碑的完成后，项目经理必须进行项目汇报。
  • 汇报这个里程碑阶段的详细情况，已便于上层领导准确的把握项目的进度，便于后续的企业经营决策。
  • 如项目启动会议结束后，向领导汇报整体的项目进度安排计划等信息。

• 风险发生时

  • 在风险发生时，项目经理必须进行关于风险的汇报，如风险的情况、欲采用应对方式、应对后可能带来的潜在影响等。

• 风险发生后

  • 风险应对结束后，项目经理需针对本次风险的情况进行整体说明，如发生的原因、应对方式、带来的后续影响等信息。
  • 可当成组织过程资产保留存档，便于后续的学习。

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结语

项目汇报作为项目沟通的手段之一，万万不可轻视，否则可能会对项目的整体执行带来不可估量的影响。

只有通过有序的项目沟通方式，才能更好的执行项目，达成项目目标。