重要却不紧急的事情
《高效能人士的七个习惯》第三个习惯是要事第一。要事第一,就是能具体排列出做事情顺序的方法。上周的文章我们提到下面这一段话:
原则也映射了你的价值观,这是说,在你心里有个排序,什么很重要,什么更重要,什么最重要,于是按照这些排序你就知道应该优先做什么,哪些事情不应该做。
如果原则和目标,是起点和终点的话,要事第一就是这之间的阶梯,帮我们列出排序,一步步往上前进。
你一定也对这个方法不陌生,事件排序的四象限法则。
我们用紧急-不紧急,重要-不重要,两个维度来把事情分类,就可以得到四种类型,其中相对应的重要性如下表:
老实我,我自己没有使用过这个象限图来安排事情,有些知识就是这样,知道对你有帮助,但不一定适用,其实要执行要事第一的习惯很简单,把现在所有你需要做的事情都在纸上面写下来,然后直接标1、2、3、4排序就好了。
排序的时候,如果不知道到底该做哪一样,就可以想到象限法则,做那些重要却不紧急的事情。请注意,重要却不紧急的事情才是你要优先做的。
重要又紧急的事情,可以的话,分配给能够胜任的人去做。不重要又紧急的事情,一定要分配给其他人去做。而你要把大部分的注意力放到重要又不紧急的事情上。
为什么要这样分配?原因很简单,重要却不紧急才是收益效率最大,如果你不去做,它很快就会变成重要又紧急的事情,这时候因为时间压力,你可能就会做不好,甚至失去机会。又由于你觉得会做不好,所以不放心交给别人做,到头来,你一整天就会像无头苍蝇,忙翻天,却什么也没做好。
如果你可以提前做那些重要又不紧急的事情,突发状况就会减少,你也更有余力把事情处理好,形成一个正向循环。
于是在这个前提下,拥有完善的授权能力,变得很重要。
责任型授权
由于你把自己要做的事情筛选出来,其他事情就必须托付给其他人,怎么做好托付就变成关键,事情交代不清楚,到最后你还是必须时时刻刻盯着,那跟自己做也没太大区别。
书里提到一个授权方法,我觉得很有用,可以拿来提醒自己:
做好责任型授权,不要管细枝末节。
当你要交代事情给别人做的时候,首先要说清楚,做这件事情的目的是什么,要完成什么目标,那么接下来的细节,就采取被动辅助的方式,觉得有需要再提意见或者给予资源。
这件事情背后有个潜台词:每个人做事的方式都不一样。如果你硬要别人用你的方式去做,就会很痛苦,最后受不了自己动手做。除非你发现这样进度会严重落后,或者方向已经开始偏了,那么你再介入讨论。
既然都已经授权了,你就要有个预期,事情不会完全像你想象的那样发展,毕竟做事情的人不是你,所以不重要的事情,你可以放手给其他人做,如果结果不理想,就反复和做事的人讨论原因和改进方法。
如果是重要又紧急的事情,分派给能胜任的人去做,由于比较重要,就要定期去查看进度,是否需要提供帮忙和协助。
樊登对责任型授权给了以下建议:
1 . 沟通好需要达成的结果
2 . 给予对方基于资源和陷阱的指导而非具体事项
3 . 明确责任与奖惩
角色管理
最后,也是我印象最深刻的一段,就是关于角色管理。前面我们一直在强调要做重要但不紧急的事情,可是,到底有哪些事情属于这一类?
角色扮演可以帮助我们找出来,生活中我们在不同时间扮演不同角色,员工、家人、情侣、朋友、爸妈,有各式各样的角色,以角色为出发点,问你自己现在或这周,需要做什么事情。
这就告诉我们一个道理,所谓重要却不紧急的事情,也是人生最重要的事情,就是做好自己的角色。
本周思考
能不能从角色出发,列出那些你觉得重要又不紧急的事情呢?赶紧去做吧
参考数据
(1) 樊登读书会 《高效人士的七个习惯》
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