提升工作效率,从平凡到卓越

作者: 一直在路上的yolanda | 来源:发表于2017-04-05 21:09 被阅读132次
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    说《零秒工作》是一本可以改变人生命运的工具书一点也不夸张。我们大部分人,读书时沉溺于题海,工作时被庞杂繁冗的琐事缠身,收获完全和付出不成正比。

    偶尔抬起头却发现拖延的工作越积越多,离梦想似乎渐行渐远,焦虑也如影随形。渐渐地,初入职场的雄心被磨灭,应付日常工作已经耗费了全部精力, 平庸似乎成了不可避免的结局。

    然而身边总有那些工作几年就大放光彩,脱颖而出的成功人士。同样的起点,不同的工作习惯和思维模式能造成成功与平庸不可逾越的鸿沟。

    曾经看过一个热门话题:年薪百万的人是什么样的?我接触过许多高薪的精英,背景,资历,成长环境,机遇大相径庭,但他们都有一个共同的特点:高效的工作效率。


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    《零秒工作》就是一本职场精英写的提高工作效率的实用工具书。书中所提到的方法不仅适用于职场,对解决人生困惑同样有帮助。

    作者是日本的赤羽雄二,有14年麦肯锡的工作经验,以“做笔记”为主的各种训练, 成就了高效的工作效率。之后自己创办企业,推进多家大型企业的经营改革,为10多家风投企业提供帮助,期间每周更新2次blog,每年50次以上的演讲,研讨会活动。与作者的工作强度相比,我们的工作效率有太大的提升空间。

    作者全面地讲述了工作效率低下的原因,提升效率的原则和方法,以及一些不可忽视的工作细节。几乎我们工作中遇到的问题都能在这本书中找到解决方法。


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    效率低下的原因无非是内部和外部的:

    众多管理层和部门领导人无法自己做决定和推进工作

    部门内外协调后的再次协调

    庞杂繁冗的资料制作

    这三个制约效率的原因是最常见的。回忆我的职场生涯也是每天都疲于奔命地做没完没了的报告,参加五花八门的会议。不厌其烦地与各部门沟通与配合,被领导的朝令夕改折磨地筋疲力尽。

    直到几年后发现,工作依然原地踏步,但工作的激情和锐气却消失跆尽。在如今相对公平的环境里,解决这些问题的方法自然是提高自己的工作能力。


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    能够自己做决定并推进工作,就是工作能力的体现。工作能力比学习中取得一个好分数难度更大,不仅需要自己对工作全盘有清晰的认识和坚定地执行,还需要揣摩领导的意图,获得同事的配合。

    提升工作能力和工作效率的8个方法:

    首先形成整体印象

    最终的成果是什么,要考虑的要素,按怎样的步骤和顺序,从什么地方着手,“确认上司指示”比任何事情都要重要

    工作不要过于细致

    掌握工作的要领:

    要想象工作进展顺利并已圆满完成的情形,脑中要有明确的“工作成功的设想”,对于实现“工作成功的设想”所必需的要素,通过反复在脑中模拟现实来明确工作的运行流程也非常重要

    形成良性循环

    对改善方法本身做改善

    凡事提前

    凡事先行一步

    尽量避免返工

    能力和效率的提升不是依靠我们读了多少书,明白了多少道理,而是要在实践中切实地运用这些方法,形成好的工作习惯和思维模式。反复多次地使用PDCA管理循环:plan计划,do执行,check检查,act改进。


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    能力和效率的提升是以思考能力的提升为基础的,强大的思维能力是一切环节的根本。做到以下这6个方面,可以让我们的思考能力短期内有一个质的飞跃。

    1.通过“A4纸做笔记”来实现零秒思考

    我们的教育模式和社会上的评判标准常常让我们觉得自己不够聪明。事实上,除了一些要求极高的专业工作,我们的头脑对于在工作上作出一些小成绩绰绰有余。 但会因为烦恼,顾虑和固有习惯而无法充分发挥思考能力

    将A4纸横着放,左上方写上标题,右上方写上日期,正文写4-6行,每行20-30字。假如连续3周,每天写10页。那么你的大脑一定会越来越灵活。

    很多看似简单的方法,坚持下去却能对人生产生颠覆的变化。事实上,大部分每天忙忙碌碌的人,真的把工作细节记录到笔记里,甚至写不满5天。

    忙碌杂乱的8小时,真正专注工作的时间少的可怜。每天用10页纸梳理一下自己的工作,很快就会有立竿见影的效果。

    连续地通过笔记来思考,会对工作和上司的意图有准确,清晰的把握,避免重复地做无用功。一直得不到正反馈的工作,人的自信心和工作的激情很容易受到打击,团队的士气也会衰竭。

    对思维不太清晰的人帮助更大,有助于增强思维能力,获得瞬间判断的能力会比常人高出几十倍。判断能力弱,反复犹豫,举棋不定会大量消耗人的时间和精力。

    2.用于工作中的把握问题和解决问题的能力

    在平常的生活中就不断思考哪些事情可能导致问题发生。平时什么都不思考的话,对问题的发现和把握也会变迟钝。

    3带来超常工作速度的假设性思考

    不论是问题本身还是解决对策,从最初就应当设定一些假设,围绕这些假设不断思索,如“这一点就是问题的关键吗”,“如果这样做会有怎样的效果”。

    4零基础思考

    5通过深入挖掘来探求事情真相

    不要被固有的思维观念束缚,多问自己几个为什么,建立起自己的理解,分析能力和创新能力就是这么锻炼出来的。

    6.制作工作框架的训练

    所谓框架是指用于整理工作的骨架,一般是通过2ⅹ2, 或3ⅹ3格子的形式整理。将多个观点与问题按照这种方式来整理,能清楚地划分观点和问题。

    首先在纵向和横向进行整理,确认基本要素,把握好各种要素之间的相互关系。

    对于问题点的划分,明确工作的优先顺序,提高工作速度都是非常有效地工具。要制作20-30次工作框架,才能熟练运用。


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    《零秒工作》是一本比较全面的针对提升工作效率的工具书。书的最后一部分介绍了37个更具体的技巧。 包括:

    有效地收集信息,每天早晚固定30分钟收集信息,并使用数字信息管理工具来管理信息;观看国外的会议视频;参加学习会,研讨会及之后的交流会并拓展人脉;参加各类展会并提升敏锐度;选择咨询对象,及主动演讲等方法。

    利用A4笔记法快速制作PPT,工作概要

    熟练使用快捷键,将能够反复使用的文件保存在专用文件夹内

    高效举行会议,减半会议人数和次数

    掌握回复邮件的技巧, 将邮件按照类型和日期先后顺序统一保存,一些常用的邮件保存在范文文件夹里

    清除沟通上的障碍, 将想要传达的信息归纳成3-4个重点传递给对方。最重要的是沟通过程中一直要保持端正的态度等。


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    被淹没在不计其数的会议,邮件,电话中的职场人士能够体会到这本书是多么地实用和有效。读完这本书只需要几个小时,但掌握了这些提升工作效率的方法却能节省成百上千倍的时间。在职场一帆风顺不是依靠溜须拍马,请客送礼,或是两眼一抹黑地闷头做事。使我们成就梦想,改变命运的是扎实的工作能力的提升!

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