聪明的时间分配法

学了那么多的时间管理，听了那么多课程，可我的生活还是一团糟。工作生活陪娃，似乎没有一样能做好，感觉自己的人生好失败。

回看自己手忙脚乱的生活，是时间好好思考怎么合理分配自己的时间了。而这本麦肯锡时间分配法完美的给出了相关的方法与策略。

曾经网络上红极一时的300格的生命算法，在可视化的角度下我们感觉到生命流逝的速度远超我们的想象。用同样的方式，我们假设自己的生命有80年，由于前20年都在学习与成长，所以不用算在时间管理中，这样我们能管理的时间是60年。而处于退休的60到80岁之间，人们对时间的紧迫感已淡化，这样我们能管理的黄金时间只有40年。按每天8小时睡眠，40年下来，睡眠时间会高达13年，这样我们还剩27年。再加上吃饭，周末与朋友的聚会，按一天2.5个小时，40年下来相当于又要花去4年，此时我们只有23年的时间了。有资料统计，每个人平均每天近3个小时用于休闲、娱乐，40年下来我们还余下15.5小时。再除去节假日，及其他方面的耗时，最后我们能剩下的只有3.4小时。

也就是说在长达80年的一生中，真正被用于工作的时间居然只有短短的3.4小时。换个角度想就是用3.4个小时的收益来养活我们自己80岁的高寿。想到这，我深感时间的短暂，更感觉到要想成功，只能通过抓住那分分秒秒的时间去努力做些有意义的事情。

如何进行合理的时间分配才能过好这一生呢？书时提出正确分配时间要从思维改变做起。

我们每个人都或多或少有拖延症。而这种现象的出现其实是由于安全感的缺失造成的，由于缺少安全感人们会产生相应的恐惧心理，导致在时间上拖延，使得原本10分钟就能够解决的事情，即使是花上半个小时也不能解决。

而解决这一难题的方法就是简单原理：一切从最简单的做起。这就需要对相关任务进行任务拆解，可以利用WBS基本架构，中文全称是“工作分解结构”。其一般步骤为明确任务目标，确定任务可交付结果，将完成此目标所需要的所有工作都涵盖在内，将可交付成果进行逐级分解，分解成小的，简单易行的任务，分解过程中要结合各方面实际情况，确定下执行者的具体管理任务。

同时要知道一次只解决一件事情。在时间管理的原则中，专心致志是其中最重要的一条。在做得一点的同时，争取做得好一点，就能够获得成功的快乐。

现代管理学之父彼得.德鲁克指出“以正确的方式做事就是效率，做正确的事被称为效能”。效率与效能同等重要，当两者同时得到提高时，我们才能收获成功。当二者不可兼得时，就应该首先效能，然后再去积极地想办法来提高做事的效率。

所以做事之前一定要明白什么是正确的事，这就好像是一个灯塔，指明前进的方向。如果不知道什么是正确的事，就好像一只无头苍蝇，漫无目的，飞得很勤勉，但却不能去往远方。对于一个人而，首先应该明确的是自己的努力方向，只有规划好自己未来的目标，才能避免工作和生活中找不到头绪的问题。

花最少的时间，办最多的事

在实际中，我们总是花最多的时间办最少的事。而在高速发展的今天人人都渴望自己能像机器人一般高效去完成所有事情，那如何去实现呢？

麦肯锡教给我们的第一个任务管理要点就是：紧急的任务需要优先处理。我们都知道做任务尽量去做重要但不紧急的事情。但所谓紧急，是指某类任务已经到了最后的完成期限，如果不能按时完成对于自己会产生重大的负面影响。所以这类任务应该立刻着手去做，既不能回避也不能拖延。因此，从任务的优先次序上看，紧急任务在前、不紧急任务在后。

而对于重要任务如何才能保证不被搁置变成紧急任务呢？麦肯锡的时间管理术对此有一个关键理念，就是将任务清单中的“待办”调整为“必办”。

当然结合二八法则，我们需要花最多的精力做最重要的事。如何找出最重要的事呢，我们可以依据几个关键点来确定：

明确人生目标，规划好生活方向。我们可以问自己一些问题：我的后半生想怎样度过？对于目前的生活，我需要做出哪些改变？我对自己的工作如何规划？我应该在生活中做出哪些方面的调整？我将如何平衡好个人生活的方方面面？结合这些问题，让自己没有负担的自由书写，从中找到人生目标。

根据人生规划，找出重要的事。同时你会发现很多中期、短期的目标也就立刻明晰起来。积极的掌控时间，从而掌控自己的人生要事。合理排除干扰，专注于重要的事情。时刻记得要事第一。

最后我们在生活中还是会发现有大量琐碎的事情需要处理，你不能不做，因为这是你工作和生活的一部分。而琐碎事情给人最大影响不是需要我们花费时间和精力去尽快处理，更重要的是影响我们的心情。如果我们带着消极的心情去处理这些小事，往往会使简单的事情出现错误。所以麦肯锡教导员工，工作中的琐事应该集中起来安排在某一个专门的时间段中处理。

时间像海绵里的水，挤挤总会有的。

很多人都听过省时金名，但怎么才能如金名中所说的挤出时间呢？

首先要做到的就是今日事今日毕。这名话可以说是我们从小到大就被耳提面命，但真正做到实处的人却少得可怜。在麦肯锡看来，要想实现今日事今日毕是有技巧的。

第一，早上是用来行动的，不是用来计划和准备。所以为了确保早上一进办公室就能立刻投入工作，我们得在前一天下班时做好手头的整理和标记。并要避免一进公司先收发邮件，邮件回复需要在前一在下班前完成。睡前做好当天的工作总结，并确定第二天一到公司就立刻要开始着手的那件工作。

第二，从早上一进公司的那一刻开始，你的目标就只有一个：行动！行动！行动！让自己在一分钟内行动起来。即使是错误的开始也可能是成功的一半。实际上，你只要行动就会有所收获，即便它一开始是错误的，你也能从错误的经历中获取宝贵的经验，从面有效调整下一步行动的方向。而状态不佳时，行动是最好的开启方式。实际上，最好的进入行动状态的方式只有行动。立即行动是缓解心理压力的最好方式。

第三，当你工作状态饱满，却一直无法完成今日事时，果断调整自己的每日任务清单。如果状态饱满却依然不能今日事今日毕，这种感觉会让你很沮丧，甚到怀疑自己的能力，实际上，你大可不必为此烦恼，任务清单是为了辅助自己更好地管理工作计划。如果你已经是一个高效的行动派，那就不必过分拘泥于此，完全可以重新调整自己的每日任务清单，适当缩减部分工作量。达到高效的工作状态时，基本实现平衡的工作量就行。

想要节省时间，也要学会利用碎片时间，利用这些短暂的10分钟或20分钟的时间去主动学习，打一个重要电话，构思一下新文案的主要内容，甚至是一个美妙的冥想瑜珈。几年下来，我们也能利用这些边角料时间完成一件大事。

最后我们要明白，只要活着，事情永远都是做不完的。所以不要忘了留一些时间给自己，利用极积的休息方式去缓解心理压力、恢复身体和心理的能量。而好的休息方式需要你自己通过不断的摸索、尝试，找出最适合你自己的恢复精力、体力的方式。