职场人，来学一学这项助你升级的利器吧-任务执行篇（下篇）

职场人，来学一学这项助你升级的利器吧-任务执行篇（下篇）

董晓闲

摘要：本文主要讲解了任务执行的步骤。

在前面的几篇文章中，晓闲讲解了执行任务的一些要点。在这篇文章中，晓闲会讲解执行任务的具体步骤，帮助大家更好地处理工作中的问题。

一般的执行任务时，通常可以采用以下几个步骤完成。

1.任务分类

任务分类主要是按照任务的重要性与紧急性来对任务进行合理分类，事情会分为4个类别，分别是重要且紧急（Ⅰ类）、重要但不紧急（Ⅱ类）、不重要但紧急（Ⅲ类）和不重要且不紧急（Ⅳ类）。

下图中是一些关于任务分类的例子。

这里，晓闲要问大家一个问题，在上图中，看电视被划分为Ⅳ类任务，这个做法正确吗？

晓闲的观点是通常情况下看电视就是Ⅳ类任务，但是并不绝对。

一件看似Ⅳ类任务的事情很有可能属于其他三个类别，因为事情的目的将决定它是否重要以及是否紧急。

比如对于观看电影这件事来说，我们并不能简单地认为看电影就是Ⅳ类任务。

在晓闲看来，任务类型的界定取决于我们的目的，换句话说看电视剧到底是哪一个类型要看看电视剧是为了干啥。

如果你看电影的目的是为了消遣，打发一下闲暇时光，那么这件事就是可有可无的，就属于Ⅳ类任务。

如果看电影是为了进行第二天的英文演讲分享，提升英文演讲水平，那么这件事就非常重要，而且也属于比较紧急的，就该划分为Ⅰ类任务。

如果看电影是为了陪喜欢看电影的女朋友，那么看电影就是一种培养男女感情的方法，但这件事并不急迫，因为今天看和后天看并没有区别，这件事就归属于了Ⅱ类任务。

如果看电影是公司要求的，要求每位同事观看某部电影并于明天开会时发表观影感受，比如观看红色电影，而你对这种任务的目标是完成观影感受分享但不期望从影片观看中学习东西，那么显而易见，观看这部红色电影就是你的一项比较急迫的任务，你必须在今天晚上看完，否则你没有时间总结观影的感受；同时看的感受的强弱其实并不重要，那么，这种任务其实并不重要。此时，看电影就是一件紧急但不重要的任务，即属于Ⅲ类任务。

所以说，在不同的情况下，看电影这件事实际上可以被划分为任意的4个类型。

很多其他类型的任务也属于这种情况，也属于这种情况。

比如开会既可以很着急很重要，也有可能并不着急但很重要，更有可能很紧急但并不重要，还有可能压根既不着急也不重要。

不过有些任务却很重要，关乎一个组织存亡的任务都很重要。

比如员工保守公司的商业秘密，这件事不论任何情况下都属于非常关键的任务。

2.高效行动

行动是我们成功的关键。如果不行动，我们永远得不到预期的结果。

晓闲总结了3种高效行动的方法。

A.问题当天处理

工作中的问题要当天处理掉，不要拖延到第二天，力争做到今日事今日毕。

为什么要这么做呢？

首先、未完成的任务会成为明日的负担

如果任务长期如此累计，终有一天某些日子的任务根本完成不了，因为累积的任务过多，导致当日的任务量远超了承受范围。

其次、未完成的任务可能会导致整个项目的失败

而在一次交易中，如果部分任务没有及时完成，会影响整个交易。

比如在谈判中，如果不能及时确定=价格，供应商可能等不及，直接把货卖给其他厂家了。

因此，要给任务设定一个完成的截止时间，比如16:00；在执行任务时要确保任务能够在截止时间之前完成。

B.不追求完美

在职场上，往往“完成任务往往比完美完成任务更重要”。

这是为什么呢？

首先、完美往往缺乏标准

完美往往是我们的一种感觉，而非客观评价的结果，完美的东西随时会变。

其次、完美的代价往往非常高

产品要想做到完美，需要投入巨大的人力、财力和时间成本，所以说并不划算。而且，在投入巨大的时间成本后，我们可能已经丧失了抢占市场的最佳时机。

最后、我们所谓的完美可能并不是客户眼中的完美

在客户看来，我们追求的完美可能并没有价值，甚至完美产品的一些功能还不利于客户使用。

那么，我们该怎么做呢？

a.逐步推进任务

逐步推进任务是指完成一些比较复杂的任务时，按照目前的资源水平，向目标方向一点点的努力，不用在刚开始时就追求非常好的结果。

b.优先保证结果

优先保证结果是指在执行任务时尽可能让结果靠近我们预期的目标，最好能够达到甚至超越预期的目标。

此时，最关键的是按照方案执行任务，不出现明显的操作错误。

c.逐步提升效果

在执行任务时要做阶段性的总结，每走几步都要回过头来看看，过去的成功之处与失败之处在哪里，并总结出改善失败的方案，在后续的继续执行时，将新方案应用上。

 

C.处事要灵活

初始灵活是指不固守某一种固定的方法与要求，应当灵活把握最重要的要求并根据实际情况调整工作的具体方法。

关键在于我需要保证关键部分正确。

当面临困境而必须调整任务的要求和执行的方法时，我们应当确保任务的关键部分不出错。

当事情无法两全时要放弃一些要求，放弃一些次要或者不重要的任务和要求，降低任务的难度，围绕任务的主要目标而行动。

3.确认结果

在高校行动之后，我们需要确认任务的结果。

确认结果是指在这一步中，我们要及时跟进任务的执行进展，确认任务是否顺利完成。

而如果任务没有正常完成，我们则应当确认好后续事件，比如确认现阶段的结果离预期目标还有多大的距离；并确认采用后续何种行动，能保证达成我们预期的结果，甚至超越预期的目标。

任务的类型不同，我们需要跟进的结果也是不相同的。

因此，如果我们要确定任务的结果，我们就应该根据实际情况来确认结果。

某些任务需要他人提供资料，或者需要落实资料是否按时提供。

比如我们面临向供应商催促及时开发票一事，如果原来供应商承诺的是本周四把发票开出来，那么我们就需要在本周四跟供应商确认发票有没有开出来了。

如果在本周四，客户还没有把发票开出来，我们需要了解发票未及时开出来的原因是什么；并确认客户何时能开出发票，我们需要客户向我们承诺一个开出发票并将发票邮寄出来的具体的时间。

如果这件事非常紧急，那么我们还应该提前询问客户发票哪天能开出来，比如周二或者周三询问客户，甚至还需要要求客户最迟本周三把发票开出来。

在确认结果这件事中，最关键的任务是要把握任务的时间节点，即根据任务周期的长短以及任务的组成部分来分别确认任务是否按期完成了。

此外，在每一个关键节点，我们都需要跟踪任务的执行进展，即每一步是否达到预期。

对于短期任务，其时间节点相对比较简单，只需要在关键时间节点时，稍微把握一下就能确定任务是否完成了即可。

而对于一些周期比较长的任务，我们需要多次确认任务的结果是否达到了预期，其中就需要挑选任务的关键节点进行跟进，每遇到一个关键节点，我们就跟进一次。

4.记录进展

记录进展就是记录工作处理的阶段性情况与结果，一般我们使用纸质笔记本来记录。

记录工作进展有什么要求呢？具体要求如下：

A.优化工作进展笔记

在记录一段时间的工作进展笔记后，我们应该对当下的笔记进行评估，确定笔记中的不足有哪些，以及这些不足是否对记录工作进展有很大的影响。

如果确实存在明显影响的，我们应当对笔记进行优化。

比如晓闲最开始记工作笔记时从来不会写具体日期，有一次，晓闲要查一项非常重要的工作的情况，所以，晓闲翻阅了工作笔记本，结果我把整个笔记本从头到尾查了好几遍，终于找到了相应的记录。

后来，晓闲调整了工作笔记方法，记录每天的笔记时首先写下日期。

B.更新工作进展记录

我们每天都要更新笔记。只要工作一天，当天的工作进展都要记录。

工作中有一类任务容易忽略，这一类任务周期非常长，需要很多天才能完成。

对于这一类任务，我们的每一次处理以及相应的结果都应该记录下来，否则，我们就会忘记任务的最新情况。

C.记录有条理有逻辑

记录工作进展时要注意笔记应当是方便阅读和查找的。

有些任务非常复杂，如果不完整记录，我们就容易弄不明白整件事。

记录这一类任务时，我们应当详细记录事情的经过；而要让复杂的事情阅读简单，记录应该富有逻辑和条理。

具体怎么做可以参考金字塔原理的方法。

D.重要信息全部记录

在记录工作进展记录时，应该高度重视重要任务的重要信息和进展。

有些任务很重要但很简单，如果忽略记录这类任务的进展，我们就容易忘记任务的进展，可能导致任务执行的延迟，最终错过最佳完成任务的时间。

E.重要内容全部拍照

某些任务非常重要，需要保留一些证据，而照片就是一种证据形式。

有些情况下，我们往往需要提供照片，来证实我们的实际工作成果。

如果你是宾馆的保洁，那么打扫一个房间拍个视频，就对证实你打扫过该房间非常有帮助。

F.记录内容要分模块

分模块记录任务是指将不同类型的任务分开记录，同类任务记录在一块。

任务往往差异极大，如果不对任务进行合理分类，那么笔记就会很凌乱。

比如晓闲会记录客户开票的信息，而经常一天内能够收到多家客户的发票。

比较好的记录方式是将发票信息放在一块进行记录，但如果在记录发票信息时中间还夹杂记录了很多其他类别的工作进展，查找工作进展的难度就比较大了。

以上4个步骤就是晓闲总结的任务执行的全部步骤，希望你有所收获。

我是董晓闲，我在这里等你

本文已经在我的简书【董晓闲】与微信公众号【董晓闲】同步更新，希望朋友们有所收获，欢迎留下你的宝贵意见

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