职场人，来学一学这项助你升级的利器吧-任务执行篇（中篇）

职场人，来学一学这项助你升级的利器吧-任务执行篇（中篇）

董晓闲

摘要：本文主要讲解了任务执行的几大要求。

在前面的文章中，晓闲讲解了任务执行的基本原则，在这篇文章中，晓闲要谈谈在执行任务时，我们需要注意的一些要求。

具体说来，在执行任务时，我们需要满足以下几个要求：

1.执行深入

执行深入是指在执行任务时要充分调动我们的智慧，考虑清楚如何将事情办得更漂亮，将问题解决得更加全面、更深入，不要给后续处理留下非常棘手的问题。

执行深入主要包含两个方面的内涵，分别是考虑全面和把握根本。

A.考虑全面

在任务执行中，我们往往容易受到以前的工作方式以及惯例的影响，不考虑一些全新的问题；或者出现新情况时我们还依然采用以前的方案进行操作。

不论发生上述情况中的何种情况，执行结果都不会太理想。

因此，要做到执行深入，在执行任务时就要不断思考潜在的问题，考虑问题时尽量抛开过去的经验，从客观的角度考虑问题；而且对于情况的变动，我们要尽量把相关的情况关联上。

有一件事就说明晓闲考虑问题更加深入了。

以前公司采购一种原料，都是去金坛卸货，在金坛卸货时，公司是不能给货物加温的。但有一次，公司将货物的卸货地址改为张家港卸货。

在大多数情况下，张家港这边的蒸汽都是没有任何问题的，都可以给货物加温，卸货时蒸汽可以正常使用。

但那次，张家港这边临时通知加温的蒸汽出现故障，蒸汽要过几天才能用。

而到张家港卸货的车子到达张家港时，蒸汽还是不能正常使用。

一开始，晓闲没有想到张家港蒸汽坏了与这车货之间有什么联系，但后来，晓闲仔细思考其中的问题，突然想到张家港的蒸汽坏掉了，而一车货马上就要来了，如果蒸汽不能正常使用，那么卸货会出现问题。

这样，我就把两件事的联系建立起来了，那就是如果货的温度不够，卸货肯定卸不干净。

所以，当天下午，我就跟客户说蒸汽出故障了，要求客户在装货时一定要加好温了再让车子出发。

B.把握根本

把握根本是指在执行任务时要抓住问题的本质，而不要从问题的表象的角度来处理问题。

要想把握好问题的根本，我们就需要从3个层面思考问题：为什么、是什么和怎么做。

其中、为什么主要涉及为什么要做一件事以及这件事为什么要发生。

一方面、为什么要做一件事

为什么要做一件事关心的是事情的目的，凡是一些比较重要的任务都有一个崇高的目标以及使命存在，一旦抛弃了目标与使命，我们将很难在要求的时间里完成这项任务。

比如就晓闲自己的生活而言，写文章非常重要，那么在写文章时晓闲也应当把握写文章的目标与使命。

对晓闲而言，写文章是为了实现成为真正的知识管理者的目标，知识管理中非常重要的一步是创新，通过写作，晓闲能够梳理清楚自己的知识体系并最终实现知识的创新。

而晓闲的使命是为了实现自己与家庭自由这个使命，通过写作，晓闲相信自己终有一天能够从写作这件事中获得足够的报酬，而且写作的时间是比较自由的，随时随地都可以进行。

另一方面、这件事为什么要发生

为什么要发生谈论的是问题发生的背后真相，即问题的根本原因。

我们眼中看到的很多问题的表现都只是一些问题的一些外在表现，如果抓住外在表现不放，就会导致我们忽略问题背后的真正问题，最终会导致失败。

而要抓住问题背后的真正问题，我们就需要使用“五个为什么”的方法去探究问题的原因。

对于发生的大多数问题，只要我们能够根据具体情况问出5个为什么，通常就可以找到问题的根本所在。

当然，要注意的是，问出的5个为什么一定要能得到相应的合理解答，如果得不到相应的答案，那么这样的问题就毫无意义。

具体什么是“五个为什么”的方法以及如何使用这一方法，晓闲会在以后的文章中进行解答。

而是什么，则是关于问题界定。

对于我们需要解决的问题，我们要从对一件事的正确理解的角度来看待问题。

何谓正确理解问题呢？

正确理解问题，一方面是指了解问题究竟是什么，即弄清楚问题的全部已知信息，而且获得的信息也应当是正确的；另一方面是指对于一个问题是否需要解决也有一个合理的界定。

关于问题究竟是什么，我们要通过界定问题的方法来进行，晓闲已经在前面的多篇文章中多次谈论了这一方法（见解决问题的思路与方案制定等文章），这里就不展开了。

而关于问题是否需要解决，晓闲会展开说明一下。

一般的，问题是否需要解决通常需要从2个角度进行考虑，分别是关键度和解决度。

其中，关键度是指这件事是否重要，比如企业的债务风险就是关键度非常高的问题，因为一旦负债/资产超过70%，公司面临的债务风险极有可能会危及到公司的安全，所以，银行在给企业放贷时就关注这个比例，很多比例过高的企业融资会有困难。

而解决度则是指我们是否有办法解决，比如早期癌症就是比较好解决的问题，只要通过化疗一般都能治好，而癌症到了晚期扩散到全身时通常难以解决了，目前司机还没有有效的方法；对于个人来说，金融危机就是无法解决的问题，但日光族还是有办法能获得一些积蓄的，只要能够开源节流。

一般情况下，我们需要关注的是关键度和解决度都比较高的任务，而关键度很低且解决度也很低的问题我们就基本可以忽略了。

而怎么做，则涉及到问题的具体解决方案。

关于这一部分，一般只要把握住前面的文章中讲到的方案，并按照方案进行即可。

2.完成每项小任务

在执行任务时，我们要完成每一项小任务。

为什么执行任务时不能任性一点，放弃一些小任务呢？

这主要是基于以下两个方面的原因考虑。

A.未完成的小任务的性质会发生不好的变化

在执行任务时，我们不能因为一件事比较小或者相对次要，就忽略了这件事，认为这件事可以完成，也可以不用完成，甚至认为任务是否需要完成要看心情好坏，心情好时就做，心情不好时就不做。

实际上，很多小任务都属于重要不紧急的任务。

一方面，虽然这些任务都不是最核心的任务，但是，从我们自身的角度考虑，这些任务一般都是我们眼中不太重要的，我们不完成这些任务并不会对我们产生太大的影响，但是，如果从我们所在的组织的角度考虑，这些任务其实还是有一定的重要性的。

从另外一个角度看，这些小任务通常需要我们在一段较长的时间范围内完成，如果这些任务一直不完成，最终，这些任务就会演变成比较重要且又比较紧急的任务。

此时，我们面临的问题就发生了重大转变，问题变得很紧急了。

所以说，从问题的紧迫性以及重要性的角度看，处理小任务是有必要性的。

B.累计的未完成的小任务会加大我们的工作负荷

在我们的日常工作中，我们基本上每天都会遇到各种各样的零碎的小任务，每天遇到的小任务的数量并不止一件，有可能我们一天要处理多件这样的小事。

而且更麻烦的是这些小任务可能经常是毫无关联的。

在晓闲的工作中，晓闲需要经常碰到的一些小任务包括：临时参加一个无关紧要的公司会议（一年前），开车去工厂取物品，处理样品，申请样品检测审批，邮寄结算单、合同、承兑和发票，登记快递邮寄信息，登记发票信息等等小任务。

所有的这些事情都没有直接关联。

可能这些事情会在一天内都发生一次，而且，某些任务可能会一天内发生多次，且不是一次来的，比如处理样品可能一天需要进行4次，早上8-9点进行一次，中午11-12点进行一次，下午2-3点进行一次，下午4-5点进行一次。

由于这些任务通常不太重要，且比较零散，我们非常容易忘记，比如晓闲曾多次忘记邮寄结算单一事。

而如果不希望遗忘这些小任务，且希望集中处理这些小任务时，我们的大脑就需要经常思考这些问题，长此以往，我们就容易感受到一定的不必要的压力——因为小任务而来的压力对于组织和个人来说并不重要。

如果小任务不能被执行完毕，它会给我们带来一定的精神负荷，我们的心理会始终放着这件事，而当类似的小事情积累的越来越多时，我们有效的精力会被这些大量的小事给占据，因此，导致我们的核心任务的执行也受到影响。

所以说，不能因为任务小，就可以马马虎虎。

说了这么多小任务要处理的必要性后，我们该谈论以下第二个问题了。

第二个问题就是我们该如何管理这些小任务并及时处理掉这些小任务呢？

A.最简单的方法是及时处理任务

对于这些不重要的小任务来说，比较简单方便的处理方式主要是在得到小任务的第一时间就将任务处理完毕，并在工作笔记本上记录下小任务的执行进展。

这里的第一时间我们可以限定为30分钟以内，也就是说接到任务后的30分钟以内，我们就可以向领导汇报任务结果了。

为什么要在这么短的时间内就完成这些任务呢？

这是因为这些任务非常简单，用时非常短，我们会不自觉的认为任务做起来非常轻松且非常方便，因此，大脑会放松警惕，结果时间长了之后，我们会忘记还有这些小任务要处理。

或许，当我们想起这些任务时，已经过了完成这些任务的截止时间了。

比如领导要求我们邮寄一份文件时，我们可以在30分钟以内就把文件邮寄掉。

B.暂停核心任务后处理小任务

如果我们接受到一个小任务时，正在进行一项非常重要的任务时，可以先将重要任务暂停，等小任务处理完毕后，再开始进行这项重要任务。

比如我们正在对一个大型项目的项目材料进行最终审核时，这个时候任务不宜长时间中断，否则会影响前后工作的连续性，不利于高效工作。

如果此时接到领导通知“要求帮他安排某个不紧急的行程”，此时比较好的方法是先找领导拿到任务资料，拿到资料后先完成项目资料的审核，再帮领导安排行程。

C.记录小任务等何时时机执行

而如果这项重要任务确实没办法暂停，那么还是应该将小任务记录下来，等重要任务完成或者执行到某个阶段时，进行这项小任务。

在这种情况下，应该优先完成关键任务，再去进行小任务，甚至还应当在完成关键任务后，再去领取这些小任务。

总之，一句话总结小任务的执行方法，那就是尽可能第一时间处理掉并记录下执行进展。

而如果你不喜欢这种模式，你希望工作的效率更高，那么你还有第4种方法。

D.记录小任务并集中处理小任务

除了以上3种方法，你还可以先记录下小任务的名单，集中处理这些小任务。

一般的，当你记录下这些小任务时，可以对这些任务进行，按照任务类别或者任务执行的关联度等进行分类，比如需要找同一个人办理的2个小任务可以划分为一个类别，处理时一次处理掉这两个任务。

而且，如果这些任务的处理没有太多的时间限制时，你还可以把任务放在当天下班前的一段时间处理，比如下午3:30-4:30之间完成。

不过需要注意的是，这种方法往往容易遗漏小任务，所以，你需要在固定的时间检查任务清单，甚至你还需要经常想想都有什么任务未完成，相对于前3种方法而言，大脑的负荷会大一些。

3.处事务必冷静

处事冷静是指我们在面对问题时能保持情绪稳定，就是在处理问题时不要情绪化。

在职场上，处事冷静是一种基本素质。而情绪化是我们职业发展的一大危机。

一旦我们在处理问题时丧失了情绪掌控力，我们会在思考问题时得出不理性的结论，并在处理问题时冲动行事，导致相对有利的局势变得对我们而言非常不利的情景。

影响情绪化的因素有内在因素和外在因素两种，主要包括情商、性格、人生经历和价值观等。

其中、情商、性格和价值观是内在因素，而能力、人生经历和外界环境则是外在因素。

在应对压力时，内在因素往往起着决定性的作用，而外在因素的作用相对要小些。

而且，内在因素往往也难以改变，而外在因素相对容易改变。

不过，性格和价值观相比于情商来说更容易改变，有些人前半生与后半生的性格与价值观就截然不同，这通常是由于他的经历与生活的环境发生了重大改变。

a.从根源上让自己变得更理性化，需要从内在和外在两个方面做出改变。

就内在因素而言，我们可以从性格和价值观上入手。

如果你性格暴躁，可以有意识地让自己变得温和一些，每次遇到难以接受的观念与事情时，先让自己思考一下，权衡好利弊之后再处理。

而如果一旦你认为有人在你自己擅长的领域与你的观点截然相反时你会很愤怒，那么你是一个极度自负，或以自我为中心的人，这就是你的价值观。

这种价值观就有些极端了，你需要疏导自己的价值观，经常与他人打交道，并培养一种“服务他人”和“以他人为中心”的价值观。

而从外在因素考虑，能力、人生经历和外界环境都是可以着手的。

能力方面，我们主要需要提升情绪调节能力等基本素养。

情绪调节能力能够帮助我们在面对极端情境时保持情绪积极稳定，比如面对挑衅时不用挑衅式的方式回应对方。

而人生经历也有较大的影响。如果我们过去（尤其是幼年时）有积极正面的人生经历，我们在面对当下的问题时会显得更加自信、更沉稳，且更容易摆脱负面情绪。

而外界环境的影响也不容忽视。如果我们每天生活在相互指责、压力极大、关系紧张的办公室环境和家庭中，我们的情绪就就容易失控，即使我们努力疏导负面情绪，效果也不好。所以，最好是选择氛围比较好的公司，并谨慎选择你的人生伴侣。

b.如果我们追求的是短期见效，即只要通过大量长期使用某种技巧，就能提升我们处事冷静的能力，该怎么做呢？

对于简单的和冲突小的问题，我们不容易陷入情绪化中，但是对于一些比较困难或极端情况，我们却容易出现情绪化的表现，此时我们可以采用以下4种方法

A.从负面情绪中摆脱出来

如果遇到了极端情况，我们的大脑会在第一时间产生强烈的负面情绪，而且这种情绪的产生通常是不自觉，甚至是无意识的，就是说，大脑产生了这种强烈的负面情绪后，我们甚至还不知道我们出现了一些负面情绪，我们会以为我们的情绪正常。

负面情绪主要有悔恨、焦虑、恐慌或害怕、犹豫不决、愤怒、绝望或失望、退缩（出现推卸责任的表现）。

一旦出现一种或多种负面情绪，我们要及时从负面情绪中摆脱出来，不要陷入其中无法自拔，提醒自己“我现在情绪不稳定，所以，我先平静一下，恢复自信后再处理问题”。

如果解脱不了负面情绪，就应该从当下的局面中摆脱出来，比如正在考虑某个项目时，出现了悔恨的情绪，且控制不了悔恨情绪，那么就应该暂时告别这个项目，等情绪恢复后再处理。

B.警惕过多的个人思考

如果我们面对问题时，不自觉的出现了非理性的情绪，那么，此时我们应该停止独自思考。

因为在情绪消极时，我们的思考方式往往也是消极的，很难从这样一种错误的思维模式中解脱出来，所以，思考的越多，我们也容易出现情绪更加消极、态度更加悲观的情况。

但是，一旦我们告别这种过度的独自思考，我们容易恢复情绪稳定的状态，此时思考问题往往能够得到比较理性的方案。

C.了解他人及外在的情况

在最初接触外界信息时，我们对具体情况的了解是有限的，且得到的关键信息也是片面的。

此时，这些片面信息往往非常具有刺激性，会让我们非常紧张，比如有人突然说“项目出现问题了，亏损了500万”，项目负责人的大脑会在第一个瞬间出现很多极端的想法，比如“我为了这个项目付出这么多，每个部分都安排地天衣无缝，不可能出现问题，肯定是下面的人不会办事，要不就是这个人给我谎报消息”。

一旦这种极端想法诞生且扎下根来，愤怒情绪就会产生并且非常强烈，此时，他往往就会采用极端的方式对待项目组成员。

但如果他能够克制一下，试着先去了解具体情况，或许他会得出项目失败的真正原因甚至在项目的最后一次机会时及时挽救整个项目。

D.克制愤怒的情绪

最后，我们还应当注意要克制愤怒情绪的产生。

愤怒情绪产生的最佳时机是遇到挑衅时，一旦对方表现出某种我们认为的挑衅行为时，我们大脑就会分泌一种化学成分，大脑马上会进入愤怒中，且愤怒往往非常强烈，且难以克制的。

当愤怒情绪产生后，我们的行为就容易失控。

所以，要想让我们的行为处于可控范围，最好的办法是避免愤怒情绪的产生。

以上三个要求就是晓闲总结的任务执行的最重要的几个要求，希望朋友们能够有所收获，并在应用这些要求时取得一些成绩。

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