职场人，来学一学这项助你升级的利器吧-任务执行篇（上篇）

职场人，来学一学这项助你升级的利器吧-任务执行篇（上篇）

董晓闲

摘要：本文是一篇重点讲解任务执行的原则的文章。

在一篇讲解目标管理的具体步骤的文章中，晓闲曾经提到了任务执行的几大原则，但当时只是粗略的提及了这些原理，却没有仔细展开讲解，今天，晓闲用一篇文章，专门讲解任务执行的具体原则的文章。

在执行任务时，我们要把握要事第一和任务逐项这2条原则。

1.要事第一

在目标管理中，一般按照重要性与紧急性进行分类，任务可以分为4个类别，如下图所示。

在执行任务时，我们要按照任务的类型来区别对待不同的任务。

A.优先完成Ⅰ类和Ⅲ类任务

Ⅰ类和Ⅲ类任务都是非常紧急的事情，对于短期目标来来说，这两类任务至关重要。

但从长期目标的角度来看，Ⅲ类任务并不重要，而Ⅰ类任务也非常重要。

比如及时赶到机场去乘飞机出国旅游就是一件非常紧急但不太重要的事情。

就我们的短期经历而言，按时抵达机场将对于我们本次出国旅游能否顺利至关重要，但是这一次没能赶上飞机对我们的一生影响并不大，并不意味着我们终生不能出国旅游或者严重影响我们的生活工作。

在每日日程中，非常急迫的任务要放在当天比较重要的位置上，因此，这类任务要放在当天的黄金时间（一般是早上）来完成，尽量避免在精神状态比较差时进行。

一旦这类任务完成，它们就应当从我们的日程表中清除掉。

但问题来了——在每日日程中，Ⅰ类和Ⅲ类任务应该优先完成哪一类任务呢？

实际上，应该根据任务的紧迫性来把握完成任务的顺序，即优先完成更紧急的任务。

但一般是Ⅲ类任务更加紧迫，因为其一、一旦Ⅲ类任务完成，我们能够抽出时间完成Ⅰ类任务；其次、一旦Ⅲ类任务不能如期完成，我们的其他工作会受到极大冲击；此外、耽误一会时间，通常不会导致Ⅰ类任务不能按时完成。

 

B.尽量不要花时间在Ⅳ类事情上

而Ⅳ类事情对我们的生活意义不大，可以选择优先放弃。

’即使Ⅳ类事情没有完成，也不会对我们的工作与生活产生多大的影响。

比如我们的任务清单上列出的Ⅳ类事情是看一部电影，通常情况下，你不看这部电影并不会导致你的生活、工作和学习受到影响。

虽然Ⅳ类任务并不重要，但是这类任务也不应该从我们的日程表中完全抛弃。

对于我们来说，休闲类任务其实起着举足轻重的作用，它们能够对我们每天繁重的工作压力进行一个疏导。

晓闲在工作特别焦虑的一段时期，最喜欢干的事情就是听听喜马拉雅FM上的笑话，比如低俗段子《采采来了》、阿楠的《笑话大咖秀》等等节目，其实我在听这些节目时，并没有想过希望从中学会什么，仅仅这是为了缓解一下紧张的情绪，让自己晚上睡个好觉，他们究竟有多重要是很难评价的，此外，每天听笑话自然也并不紧迫。

而晓闲也比较喜欢看电影，基本上现阶段每周都会看几部电影，权当是消遣活动。

C.Ⅱ类任务是最关键的任务

长期来看，Ⅱ类任务对于我们和组织的成功来说具有至关重要的作用，同时这一类的任务一般也是周期非常长的任务，比如长达数年。

通常情况下，Ⅱ类任务都比较棘手，往往一项任务能够拆分成其他类型的多项任务，比如Ⅰ类和Ⅲ类任务。

比如对于一个国家而言，五年计划和工业4.0的计划与规划都应该属于Ⅱ类任务。

对于我们来说，Ⅱ类任务在短期内其实是并不重要的，但是对于长期来说，这类任务将决定我们以及组织的生死存亡。

所以，在每天执行任务时，我们心里都应该有杆秤——Ⅱ类任务是我们最重要的任务。

Ⅱ类任务最麻烦的地方在于一旦它不能如期完成，就容易演变成紧急任务，也就是变成了Ⅲ类任务，此时毫不夸张的说，这项Ⅱ类任务就急需要完成，但是由于这项任务完成的难度非常大，此时，任务失败的风险非常大。

所以说，对于Ⅱ类任务，最关键的是要划分好关键时间节点，在执行任务时保障每个部分都按照时间节点的要求去完成，难度比较大的是陌生任务的时间节点的把控。

这个方面呢，具体又涉及到了方案制定部分，如果你有疑问，晓闲建议你去学习关于方案确定的文章。

为此，要完成Ⅱ类任务，最好的方法是提前规划好，保证有充足的时间来完成，这样Ⅱ类任务就不会演变成了Ⅰ类任务，这样对于我们来说会更有利。

总的说来，对于理性的目标管理人来说，把握好短期紧急但不重要（Ⅰ类和Ⅲ类）与长期重要但不紧急（Ⅱ类）的任务的关系，将决定我们管理好自己的每日计划表。

2.任务逐项执行

我们的大脑的带宽是有限的，对于陌生的任务，大脑一次以及一个时间段内只能处理一项任务，一旦同时面临两项及两项以上的陌生任务时，我们的大脑就会出现负荷过载，同时处理的这些任务很难被很好的完成。

所以，从这个角度看，晓闲是鼓励一次只做一件事的。

但是，如果你足够的细心，你会发现有些情况下，你自己能够同时处理两件事，甚至思考多件事呢？

这是为什么呢？

首先、严格意义上说，我们的大脑并不能同时处理两件事甚至更多事情，只是由于大脑在思考几件事时，会不断在这几件事中来回切换，且切换时的时间间隔比较短，我们不容易注意到这种转换，而我们感觉到的是大脑处理几件事是在同时进行。

其次、大脑在几件事之间来回切换会导致大脑处理每件事的效率下降。

此外、一般的，我们能够同时处理多件事，这意味着，我们所能处理的这几件事中至少有一件事是我们比较熟悉的，这件事需要耗费的脑力比较少，处理起来也比较容易，即使我们分心，我们也能处理好这些问题。

晓闲上小学时最喜欢的一件事是开着电视机，一边听着电视剧的声音，一边做数学寒假作业。

为什么晓闲会这么干呢？

因为对我而言，数学寒假作业的难度并不大，而电视剧一般只听声音，且剧情理解的难度很低，只要听到了整个电视剧的配音，自己就能基本弄明白一个大概。

所以说，虽然我在我在分心处理两件事，但是这两件事是比较容易的。

一般的，如果我们处理的事情越简单，分心二用对我们的影响也就越小。反之，如果事情非常棘手，我们的的精力越分散，我们越难以处理好现在的事情。

所以，归结起来就是说一次只完成一项任务，不要一次做多个任务，也不要在一件事还没有做完时就开始进行另一项任务或者思考第二项任务；要完成的任务最好逐一完成，等完成一件事之后，再完成第二件事。

而执行任务要集中精力，执行任务要集中精力是指一次只做一件事。

为什么执行任务时要集中精力呢？

这是因为如果一项任务没有做完，我们就开始另一项任务，会导致我们在执行第二项任务时，无法做到全神贯注，我们的思绪极容易在两件事之间飘来飘去，结果导致我们在完成每件事时精神都不能集中，导致每件事都做不好。

而且，如果我们执行任务时，不能专注于一项任务上，我们还会自动分心思考到底该先执行哪个任务，这种分心思考的过程容易打断对其中某个问题的专注思考。

在专注处理问题方面，晓闲有过很多很深的体会，既有成功的案例，也有失败的亲生经历。

成功的案例是以前晓闲在跟踪执行司机装货时，由于一天有多车货需要装卸，事情比较多，所以，我选择性的对工作方法做出了一些调整，我选择一次只处理一件事，就是说，等跟踪一个物流公司装完一车货后，我再跟另外一个物流公司联系，沟通另外一车货的装货事宜。

经过这种方法处理，晓闲发现虽然工作处理起来看似很慢，但是处理问题的总体效率还是比较高的，处理问题的结果也比较让自己、领导等满意。

晓闲再谈谈不足的方面。

有段时间，晓闲特别忙碌，一天的事情很多，由于任务很多，自己工作时非常焦虑，经常同时处理多件事，一会做一下任务A，刚做了点任务A，马上趁着间隙处理一点任务B。很多事情都是这样交叉处理的，结果往往是每件事都做的不太好，好几件事都差点出现了重大纰漏和错误，结果又需要额外花费精力去解决出现的问题，最终导致实际的工作效率反而变得更差了。

所以，为了顺利执行好每一项任务，我们要做到在每件事上都能精神集中，处理问题时一次把与该任务相关的任务处理好。

总体说来，在执行任务时，我们务必要把握这两个原理，只要我们能够把握这两个原理，我们就能更好的完成我们的任务。

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