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简析采购平台对账功能

简析采购平台对账功能

作者: 你猜我是哪只鹿 | 来源:发表于2020-06-17 15:19 被阅读0次

    一、流程图

    二、功能架构

    三、接口支持

    1、京东的商品订单详情接口,用于对账单详情页展示商品详情使用

    2、抓取京东已入账的订单接口

    四、项目背景

    这个功能是创建在企业集中采购平台上,这个企业采购平台目前直接对接京东。采购人对账功能,即完成京东和采购平台的订单对账。

    原有的线下场景:将京东每个月通过邮箱发送对账单给企业管理员,企业管理员将对账单分发给每个子公司的采购人,采购人进行线下核对完,将对账结果反馈给管理员。管理员统一整理发给京东。

    现在的需求,就是将这个需求搬到线上,将对账过程电子化,便捷化。

    五、项目难解决的点

    用过信用卡的小伙伴都知道,每个月银行都会发一份对账单的邮件给你。对账单的内容,是上一个账期内,你所消费的每一笔订单。有些心细的小伙伴,会仔细查看每一笔订单。

    而在企业采购平台上,对账的双方则变成了供货商(京东)发来的对账单和在采购平台上的订单,进行一一比对。

    这个问题的难点在于:

    1)子订单和父订单的问题

    客户在企业采购平台上下单后,是以一个平台订单号(包含多个商品)的形式,提交给京东。而京东与此同时,会跟采购平台的订单号相对应地生成一个父订单。再根据不同商品品目。不同发货地,拆分成不同子订单。

    京东发来的对账单,是以子订单为单位的。所以,难点就出现了:对账时,必须将京东的子订单,进行再整理,汇总成父订单,跟采购平台订单,进行一一对账。

    这个问题还延伸出来一个小问题:要不要给采购人展示京东子订单账号?

    我们初期是不愿意展示的。采购人所面对的只有采购平台这么一个订单号,他对于这个订单到了京东会拆成多个子订单是一无所知的。

    但是,随着一些场景的出现:比如京东分批发货,采购人在对账的时候,如果只能看到平台订单号和供应商父订单号,他就会出现疑问:哎,这个对账单我上一期不是对过?怎么这期又出现了,而且金额还不一致。

    所以,只有添加上子订单号,才能给客户展示出来,他对的两个次对账单,是不同的内容。

    2)分批发货

    分批发货,其实是一个“伪定义”。对于采购平台而言,一个完整的订单,商品却在不同账期内发,这个就是分批发货。

    而对于在京东已经拆分为不同的子订单,他按照不同子订单去发货,不算称为“分批发货”。

    但是,这个就会面临一个问题,京东会说:在这个账期内,我把这个子订单的商品发出去了,你要给我这个子订单的账款。而采购人在核对时,会发现,一个订单上,你只发了部分商品,跟我原有的完整订单的商品和金额是不匹配的。

    这种情况下,站在采购人的立场,被称为”二次对账“、但是对供应商而言,每次发的都是不同子订单商品,发来的账单也是不同,不能称之为”二次对账“。

    这个问题的解决方案:对账单上,我们会真实地展示双方不一致的内容,并提示:账单信息不一致。但是我们会教育客户:这种情况下,只要对方发的商品和金额,与已收到的商品和金额一致,就可以点击”确认对账“。等下一账期,客户发来余下商品,也会发来余下的账单进行对账,届时进行同样的对账操作即可。

    3)售后问题

    我们现在的采购平台上,暂时无法展示售后的流程,客户都是在线下进行售后。这就会出现,当上个账期已入账的商品,京东已经发来对账单。而这个时间段,恰好也在售后期内,客户依旧可以线下退货。而我们商城不展示售后退货。

    于是很神奇的一幕出现了:京东发来的对账单和我们商城的订单,是匹配的。但是我们的客户是不满意的,因为他们其中有商品退货了,他们才不会按照对账单原价付款。

    客户原来线下对账时,是直接在EXCEL表格里简单粗暴地删掉这一条退款的商品。我们相应地在线上,是在对账单的数据上,每条商品的“应付金额”设置为可手动调整的。

    4)获取账单的问题

    原来线下的场景,是京东每个月月初,将上个账期内的对账单,统一导出为EXCEL,发给采购公司。

    但是通过与京东技术沟通,才得知,原来京东那边,是滚动入账的。只要订单状态为“已完成”,这个单子就入账了。我们的研发小哥很悲催地发现,接口获取的账单简直太多了,每天都在新增。

    经过与客户方面沟通,我们决定按照以往京东的做法,在月初对上个月入账的订单,进行统一获取。

    六、对账的方式

    1、批量对账

    批量对账,就比较简单粗暴,在列表页,勾选多条对账单,进行批量对账确认。

    2、单条对账

    进入对账单详情页,查看供应商和采购平台的商品信息比对,可以调整“应付金额”,也可以“填写备注内容”。

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