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我之前的同事小鱼就一直跟我抱怨，自己平时真的很忙，但事情总是做不完，一问之下才知道，原来她的公司老板很喜欢开会，定期和不定期的会开各种会议。
周会、月会、季会、项目讨论会、总结大会、批评大会，头脑风暴大会，部门内部会，跨部门讨论会……等等，有些会确实需要，但很多会没有结果，这样导致自己每次一天中很难有完整的时间。
别说去学习了，安排整块时间去做完一个ppt都要被打断多次。因为开会前势必要准备，她的领导也会在会前先给部门内部开个会讨论，小鱼感觉太糟糕了，自己就是个市场策划，但根本没有时间去思考如何把公司品牌做好，如果去设计一场爆款的市场活动，频繁的、无效的会议迫使她效率低下。
我确实很同情她，她的低效完全是被会议所累。其实之前在一家国企担任董事会监事的时候就非常害怕每年一次的董事会。首先参会的都是股东和总经理以上级别，自己的职级很低，光是坐在这群大佬中间就觉得格格不入。
另外，每次开会大家都必须要发言。当时公司运营状况不佳，完全靠政府补贴来支撑运营，市场转化能力很弱，我确实有很多想法和建议，但股东要看到盈利模式，董事长要拓展市场，总经理要展示自己的业绩，他们总喜欢把自己觉得好的一面展现出来。
而轮到我发言的时候，董事长总会问我一句：“小顾，你平时在一线，有什么建设性的意见，可以提出来。”听了之前高层的发言，不是虚报当年业绩，就是吹嘘目前有很多大客户希望合作，非常有意向，预算也很充足……诸如此类。
但我非常清楚，由于国企的关系，确实总经理会认识一些大客户，他们也非常给面子愿意过来谈，但公司在同业市场完全没有竞争力，客户也不是傻子，最终就不了了之了。
所以每次开会轮到我发言，我总是非常紧张的说，领导们说的都非常好，学习了很多东西，会后我也会尽可能将这些积极的理念传达给员工，大家齐心协力把公司做好。说完一口气差点喘不上来。
会议上没有讨论出任何结果，会后又把我们一帮人拉到大饭店吃总结餐。看着领导们喝酒寒暄，我滴酒不沾又不喜欢这种场面，最后就找个借口开溜了。
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你是不是也参加过这样的会议：
例行公事的会议，每周必须要开，除了汇报没什么互动和讨论性，整个过程非常无聊；
会议本身无亮点，主持大会的人也没有很好的引导，大家都觉得很乏味，期间开始不停的有人起身上厕所，外出接电话，最后会议就在这种散漫的氛围下结束了；
会议需要讨论的议题很多，但参会的人员都很会看老板脸色，大家都不愿意发言，会议一度冷场，最后没有结果，只能私下里再议。
会议参与人员太多，现场大家讨论非常激烈，但有些不相关的人把话题引入了一条岔路，导致虽然气氛热烈，但结果却迟迟无法出来，时间一长，很多人都抱怨希望赶紧结束。
……
其实这些都是属于无效会议，非常浪费时间。很多时候我们并不想让自己低效，但往往外界因素迫使我们处于低效的状态中，比较多的原因就是因为低效的会议，产生低效会议的原因主要有这几个：
01
会议讨论不深入。在会前安排人员并没有把需要讨论的内容让每个参会人员进行了解，而是到开会当天才在每个人的桌子上放置了会议资料。这就导致对于需要解决的问题很多人都没有进行过深度思考，发言时很可能会发生别人说什么，我照着这个思路差不多说一下就过去了。
02
会议方向偏离。很多会议的目标其实都不清晰，比如像我之前公司的董事会，其实我看到的内部材料中，最关键的是要对于为什么没有完成业绩做深入的分析，然后拿出相应的解决方案，并对第二年的战略目标进行调整的。
但却变成了一个利益的平衡，大家都每个人都揣测领导的心思，都是抱着功利心去的，而不是抱着解决问题的态度，自然不会有什么结果。
但很可惜，最后大会变成了务虚会议，股东希望看到希望，董事长希望给股东一个交代，而总经理希望表现自己，所以对于存在的问题不会去深入触碰。
03
会议没有反馈。不仅仅是我之前参加过的会议，很多公司的会议开完之后就没有下文，不了了之了，这样就等于浪费大家一下午或者一天时间。
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如何能提高会议效率呢？这里介绍一下著名的三星“高效会议原则”：八个必须和三个公式。
八个必须是：
凡是会议，必有准备
凡是会议，必有主题
凡是会议，必有纪律
凡是会议，会前必有议程
凡是会议，必有结果
凡是开会，必有训练
凡是开会，必须守时
凡是开会，必有记录
三个公式是：
1、光是开会，如果会后没有人落实，等于零。
2、会议上布置了工作，但是会后不进行检查，等于零。
3、抓住了不落实的事，同时追究了不落实的人，等于落实。
就三星“高效会议原则”，讲一下我近期参加过的一次高质量的会议分享一下。
一个多月前公司的新项目出现了一些问题，而原先接手的团队很多人离职了，无法保证项目后期的正常运行。
当时我给的建议一个是招新的团队，或者找外包公司马上接上。老板同意了我的方案，但由于之前的团队是股东方介绍的，所以这次股东方也特地赶过来开会讨论看看有没有其他解决方案。
由于时间非常紧迫，当时会前其实老板已经做了决定，只是看看这次会议有没有更好的解决方案。
1、会前沟通
会前一周我就开始和股东团队的负责人进行沟通，把问题和我们需要最终呈现的结果做了深入的交流。
但由于股东大老板需要确认，会前无法把结果定下来。会议时间定下后，我就把会议当天需要讨论的问题，我方的态度，最终需要达到的结果全部罗列出来，并发给当天会议所有人员。
这就是会前沟通，这对会议的质量起着关键作用，这天大家到场之前已经对会议内容很了解了，各自心中也有了解决方案，效率大大提高。
2、提前到场
那天我还是到的比较早的，但没想到股东方的项目团队到的更早，他们前一天晚上提前到了上海，并在公司附近的酒店入住。第二天一早我还在地铁上就收到了对方的消息，等着我们开门。
其实会议有个不成文的规定，越是级别高的领导越晚到，其他人都会提前坐在会议室里，等待大老板的出现。但如果大老板迟到10分钟以上，大家就要干坐在那里等，其实是非常浪费时间的。
提前到会场对大家都是一种尊重，那天股东方到的很早让我很感动，所以开会的气氛也就缓和很多。
3、目标明确
当天的议题大家都非常清楚了，我也并没有说太多寒暄的话，而是开门见山的按照议题开始走。由于时间关系，股东方下午就要走，而当天讨论的问题又比较多，之前列出的问题一笔带过。
着重把问题抛出来，目前存在什么问题？我们需要得到的结果是什么？有哪些解决方案？之后采取什么样的措施？直接抛出会议的核心是最节约时间的。
听到这些问题大家展开热烈的讨论，另外，不要因为有高级别的人在场就不敢发表自己的意见，要有意识的提高会议效率，就要少说套话、废话和不重要的话，敢于抛出自己的观点，敢于撕逼。
期间对于对方给不出明确的答复，我和另外一个同事直接和对方大老板撕逼，看到一旁的总经理出来打圆场，马上告诉对方问题的严重性。在经过一番唇枪舌剑后，会议最终有了结果。
事后，对方大老板把我拉到老板面前说，之前觉得我这个人非常讨厌，总是刁难他们，给他们出各种难题，现在才知道这种坚持的态度才能把事情做好，如果没有这种态度项目肯定会出更大的问题，这个人他很欣赏。
明确目标是开会一场会议的核心。
4、会后反馈
会议一定要建立反馈机制，除非真的是务虚会议。所以每次开完项目会议，我都会让下属整理出会议纪要，尤其是会议时讨论的问题，结论是什么，后续的解决方案有哪些，时间节点是什么，都要罗列清楚。
而每次项目发现问题，或者出现重复的问题，只要一翻之前的会议纪要，问题的答案马上就出来了，不需要再重新讨论，也是大大提高了效率。
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在日本乐天公司，老板三木谷浩史就要求公司以“十倍速”的方式来开会，就是原先需要开3个小时的会，要在将近20分钟完成。
怎么能做到呢？一个是至少提前一天把会议需要讨论的内容以邮件的形式发送给所有参会人员，其次开会直接说重点和问题，直奔目标，不许说任何废话，这样每次会议自然可以达到十倍速，不仅会议效率提高，员工的工作效率也相应的提高了。
所以，如果你正被公司繁重的会议所拖累，该停下来审视一下，会议本身是不是出了问题。
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