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跨部门协作中怎么表达能让对方看懂

跨部门协作中怎么表达能让对方看懂

作者: mango8 | 来源:发表于2023-04-06 21:19 被阅读0次

0. 在跨部门协作中,往往需要跟不同部门的同事书面沟通需求。如果你在邮件或者文档中写的需求对方看不懂,你不仅要费时费力地额外沟通,还可能给对方留下不好的印象,影响合作。那么,该怎么给同事描述需求,才能让对方一眼就看懂,提高工作效率呢?

1. 你可以给对方写一份“需求说明书”,上面写清楚这五项内容:任务目标、执行动作、负责人、完成时间、完成标准。

2. 第一,执行动作。一上来就要说明你需要对方做什么。只有先给出明确的动作,才能充分调动对方的注意力。

比如,你可以说:“从系统后台导出每类产品的月销售量,并以折线图形式体现产品的销量变化,做出销量数据分析。”给对方提供一个明确的动作指令。

3. 第二,任务目标。这次任务,我们要达到的目标是什么?这其实就是在向对方解释,为什么要做这件事。这样可以有效消除因跨部门而产生的信息差,加强对方对需求的感知。

比如,你可以说:“不同产品的售卖趋势,能够客观真实的反映出用户的月度需求变化。这对于明确产品定位、制定营销策略具有重大参考意义。”

4. 第三,负责人。这件事谁来负责?跟谁对接?给出明确的负责人信息,有助于对方在工作完成后或遇到问题时,进行交付或及时反馈问题。

比如,你可以说:“工作完成后或遇到问题时,请与产品部董青青对接。”

5. 第四,完成时间。需要什么时间交付任务?给出明确的截止时间,可以有效催促对方行动,同时也保证任务能够按时完成。

比如,你可以说:“截止时间为2022年7月23日24:00。”

6. 请注意,在写负责人和完成时间时,要写出绝对信息,不能让对方产生误解。

人物名称可以采用“部门+姓名”的方式,比如上述案例中的“产品部董青青”。不要写昵称、代称等,如“产品部小董”“小董”,可能会让对方产生误解。

完成时间最好采用年、月、日、24小时制,比如上述案例中的“2022年7月23日24:00”。不要写相对时间和模糊信息,如“下周三”“7月下旬”“2022年第3季度”等,完成时间比较模糊,也不能很好的引导行动。

7. 第五,完成标准。这件事要做到什么程度才算完成?最终要交付哪些内容?以何种形式?写清楚这一条,能够有效避免多次返工。

比如,你可以说:“请交付带有月销售量数字的excel表格、各类产品折线图,以及销售数据分析报告。”

8. 通过包括以上五项内容的“需求说明书”,就能一次性把工作说清楚,有效提高跨部门协作的效率。

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