没有任何一件事情紧急到要马上解决

工作两年了，这两年中，我从一个新媒体小编，变成了小编+文案+电商的混合体。最忙的时候，一个人干着三个人的活。随着任务的增多，如何合理有效地制定计划，充分利用上班时间完成工作，尽量不加班，成为我不断思索提高的方面。这篇文章想和大家分享一下我的一些经验。

做计划只需一张纸、一支笔

现在GTD的产品很火，年度手账、计划月历、各种APP，作为一个文具控，我曾经也以“这些可以帮助我更好地规划生活”为借口买买买，现在我不会再为它们剁手了，因为三个字：不实用。

每个人每天的生活都不同，也许今天很忙，明天很闲。但是日程本的格子是固定的，这样就会导致有时候不够写，有时候占不满，实用性不高。其实做计划的本质就是给大脑腾出思考的空间，如果脑中罗列着最近的任务，它便没有了深入思考的能量，写在纸上减轻了大脑负担。所以做计划，只需要一张纸，一支笔就好了。比如我为自己制作了一张月计划表，打印出来，一个月一张，查阅方便、携带方便。一年12张纸，做年终总结时特别好用，一年来做过的所有工作都能直观地体现出来。

我想日程类产品热销的原因，是利用人们渴望变好的心理。将新年计划落实在纸上，会带来一种虚拟的成就感。一想到自己在这一年中会读200本书、坚持健身有了马甲线、熟练背诵新概念4、会做十个硬菜……脑海中幻想着朋友圈的点赞，虚荣心得到了极大满足，新年计划帮助我们提前体验到了实现这一切的快感。但是实践起来，同时坚持好几个新习惯实在太难了。在鲍迈斯特的《意志力》中，大量的试验表明，养成习惯最好的方法是一次培养一个新习惯，同时养成四五个习惯消耗了我们有限的意志力，只会导致半途而废。这份过载的新年计划，除了满足一时的快感，很快就变成了废纸。

别再迷信日程本。高效工作就从一张纸、一支笔开始。

一次只做一件事

作为一只新媒体汪，我的工作内容是做公号内容等，在做本职工作的同时，我还先后干过产品文案、电商运营、采购……在工作中我发现，这几个职位的工作都可以分为两部分：日常固定工作和临时工作。以新媒体运营为例。做公号内容，寻找适合的内容、作者，与调性相符的公号互推，这些几乎是每天都会重复的工作。临时工作则是各种投稿、其他公号小编的互推邀请、领导临时布置的任务等，即他人随时可以给我安插的工作内容。

当只做新媒体运营这一件事时，工作轻松，时间充裕，用不着“时间管理”。但是当同时负责好几方面的工作时，就变得手忙脚乱。因为每个方面都有日常固定工作和临时工作。在一开始，每当临时工作一出现，我就会立刻停下手头的事儿，快速处理临时工作。随着时间的推移，我发现很多临时工作并不能在短时间内完成，可能还要和其他人对接，需要更多的流程。更重要的是，大部分临时工作都没有紧急到要马上解决。于是我改变了应对策略，出现临时工作时，我会迅速反馈对方：“收到”“明白”，然后将这个任务放进当天日程中，在这一天的日常固定工作结束后再处理它们。如果来不及，就在第二天上班时优先处理。事实证明，99%的临时工作都可以这样完成，这也印证了Jim Fay的名言“没有任何一件事情紧急到要马上解决”。

这个策略让我掌控了工作的主动权，而不是忙着应付一天到晚闪烁不停的新消息。我们都讨厌那种发了信息半天不回的人，对于发信息的人来说，对方不回复信息，自己就要分出精力一直关注着这件事。所以立即回复不光是一种尊重，也带给了对方方便，“我知道了”的潜台词是，你不用再惦记着它了。如果你现在很忙，无法立刻处理对方的工作，可以解释，我现在很忙，处理好了反馈你。这些举手之劳让对接更流畅。

绝不占用下班时间

要不要加班，大概就像豆腐脑咸甜大战一样说不清，幸运的是，我司没有加班文化，这也与我对加班的理解相契合。在我看来，上班全力做事，下班充分放松，劳逸结合，第二天才能精力充沛地投入战斗。工作时摸鱼，到点了加班，拉长战线，效率低下，整个人的精神状态也会变差。此外，在《哪有没时间这回事》中，作者提出了一个观点：我们会把工作任务自动填充满工作时间。比如一项任务你可以在20分钟之内完成，当工作时间为20分钟时，你可以高效地完成它。当工作时间为两个小时时，你也许在前面一个小时40分钟里都在拖延，直到最后20分钟才着手，这样就变成用两个小时才能完成它。

我们都有过类似的经历，放假前为整个假期做了详细的计划，到了假期结束时，我们连书都没拿出来。这也与假期时间的充裕带来了拖延有关。刚放假时，我们心里会觉得“时间还早呢，趁机彻底放松一下”，日复一日，假期快结束了才发现，制定的计划大部分都没做到，索性破罐子破摔，放飞自我。

所以，如果工作只有靠加班才能完成，那你就应该反思一下自己的执行力和计划力了。还有一种情况，下班之后，“临时工作”又来了，有时候也许只是三五分钟的小事，但我的做法是，无论事情多么容易完成，都向对方说明自己已经下班了，第二天再处理。这样做最重要的原因是提示对方自己的下班时间，方便下次在上班时间对接。

你可能会说，就一件小事，举手之劳，至于吗？这次也许是件小事，说不定下次就是一件难以处理的大事。在非工作时间继续对接，会强化对方在这个时间段联系你的几率。还是那句话，“没有任何一件事情紧急到要马上解决”，99%的时候，对方都会理解。

同时，在我与他人对接时，也十分注意在对方的工作时间内，“你到公司了吗？”“下班了吗？”避免在晚上打扰他人。私人生活是非常惬意和宝贵的，尊重和便利也是相互的。