员工档案是记录公司每位员工从入职、试用转正、培训、职业成长、奖惩到最后离开公司的所有过程的信息。一个完整的员工档案，对于公司，在用人、选人和留人方面，有着非常重要的作用。但是，很多公司的员工档案，是不齐全的，要么就是丢失，要么就是中间部分经历和过程根本就没有记录，未录用员工的信息乱丢，离职员工的档案很快丢弃。所有这些，对公司来说，存在风险，就是在关键的时候缺少证据。
我们举一个例子，如果说有一个员工，因为有一个晋升的机会，这时候，老板让你拿出该员工的档案，进行评估，同时也会根据他的上级、平级或下级对他的评价，再进行综合分析，以判断这个人是不是可以晋升上去；如果员工档案，只是记录员工的一些基本资料，在公司成长的信息没有记录和存档，也不知他有没有相关培训经历，你觉得，这样，老板会满意吗？或者员工档案管理不好，要用很长的时间，来找该员工档案，你觉得老板会有耐心吗？
既然，员工档案这么重要，那我们怎么样去建立员工档案呢？为了说明这方面我们分成三个方面，第一部分是新入职员工的资料准备和档案建立，第二部分是已经在职的员工的职业成长记录，第三部分是离职人员的档案的管理。
第一部分是新入职员工的资料准备和档案建立
对于新入职员工，通过面试一经确认录用，我们要事先通知他准备哪些资料或证件，新员工的档案主要包括：
1、基本信息和证件复印件、体检表等的资料归入档案；
2、书面协议或确认材料入档：当天办理入职的时候，我们还要求签订一些书面的协议，包括劳动合同、保密或竞业协议、廉洁协议、岗位说明书确认、送达地址的确认等；
3、入职的培训的记录、试用期考核表、薪资确认表等也是重要一部分
当这些资料齐全，就可以归入档案袋中，进行编号，之后我们就会更新我们的电子档花名册，或者是HR人力资源管理系统或其他人事软件。当试用期转正后，就是正式员工了。
第二部分是已经在职的员工的职业成长记录
这主要体现在几个方面：
1、岗位调整的记录，包括岗位调整的时候，薪资调整记录；
2、员工参加公司提供的培训的记录，以及员工写的培训心得等；
3、员工自己参加培训，取得各种证书的复印件资料；
4、当然在公司里面还会有一些奖惩的资料。
说的简单一点，就是记录员工在公司职业发展的一系列成长过程。这个部分，可以为员工未来的职位提升、岗位调整、薪资调整等提供依据。
第三部分是离职人员的档案的管理
离职员工的档案管理，很多公司就非常不重视，员工一办完离职，马上就把他的档案抽出来扔掉。这违反职业道德，也存在人事风险，这种做法反映HR的不负责，跟谈不上关心员工。离职员工的档案除包括上述第一部分和第二部分的档案外，还包括离职申请单、工作交接记录、解除劳动合同协议、有些还有离职职业体检等资料。
这些资料需保存一段时间，在这期间，如果员工有什么问题找公司麻烦时，可以用来作为证据提供。
上面，说的是各个时候员工档案如何建立及员工档案的主要内容，那么，这些档案，我们应该如何保管或管理呢？
1、要有专门的文件柜，并最好为每个员工提供一份单独的员工档案袋；
2、档案保存的时间，一般来说是要等他离职过后2年时间，基本上就可以销毁了。
3、我们可以给每个员工档案进行一个编号，在电子档的花名册或者HR系统里面，有一个对应的地方，把编号写进去，这样查找方便，编号的规则可以根据公司的情况而定，没有一个特别的要求。
4、员工档案要分成入职员工、在职员工和离职员工三个部分的档案，并分开存放；对于没有录用的应聘人员登记表的信息，可以放起来，如果需要的时候还是可以招招人；
5、在员工档案袋上面一定要注明，每个档案里面包括哪些文件？每个文件的名称也要写出来，这样容易查找；
6、所有员工的档案的查阅或借阅的权限，要做个规定，并要有清晰的借阅记录表；
7、员工档案做好过后，要想快速查找，或者是做分析，可以把员工档案所有的资料，输入到HR系统或电子表格里面去，这样就会更容易统计或查找。
以上七个部分是说明如何管理员工档案，当然，在管理员工档案的时候，你们还是可以根据自己的方法，参照公司档案管理的方法去进行管理。
当员工档案资料很齐全，以及档案管理也很规范，这样对用人、选人和育人和留人有很大的帮助，也能体现HR 的专业水平。
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