时间管理中很重要的一个方法，就是列清单，易效能的叶武滨老师说，“今日待办是个谎言”，那是说，在没有合理的时间分配和任务计划的情况下，一个无法完成的清单，只能是个谎言。这样不能完成的清单还会导致自我挫败感，造成自我否定。而叶老师推荐的是：“日程+情境清单”的模式。
一、日程+清单，刚柔并济
“日程+情境清单”的模式，只把必须在当天完成的事项列入“日程”，其他可以在近期内完成的事项列入“清单”，并且根据情景分类，比如在家可做的，等人等车时可做的，必须在电脑做的……这样，日程里必须完成的事，会优先做，因为事项相对较少，时间上比较容易完成，心理压力会比较小，更不容易产生拖延；再结合“吃青蛙”，把“最丑”的那只青蛙先吃掉，从难到易，日程就容易完成；而清单上的事，比较零散，在不同情境下选择该类情境的事项完成，如果没能在一天完成，也不会产生没完成计划的挫败感。这样，清单也不用随时变更，只要确定1周到2周的完成周期，有增减时做微调就可以了。
其实这也是时间管理“重要+紧急”的方法的实践，日程里，是紧急的事，清单里是不紧急的，而重要的事，可根据个人情况安排在日程和清单里，如果能把日程里都安排成重要的事，使紧急的事件减少，也就是提前处理好重要的事，避免变成紧急的事；把不重要而紧急的事，委托他人办理，那么，我们在日程、清单之间，就会游刃有余，不至于因不能完成清单而懊恼。
这是刚柔并济的任务管理方法：日程是刚性的，清单是柔性的，既保证了必须完成的任务，也给自己留出了弹性空间，毕竟，谁都不会喜欢被时间表控制得象机器人的感觉啊！
二、清单管理工具
说了“日程+清单”的模式，我们再聊聊清单管理工具，一般叶老师推荐苹果的是“Calendars 5 + ominifocus”；而我的是安卓的手机，用的“朝夕日历+奇妙清单”，日历上记录每天必须要完成的事，而清单上记录对时间要求不太高的事。1、朝夕日历
朝夕日历可设置具体到每分钟的闹钟提醒，可设置提前通知要完成的事项，避免遗忘；通过微信公众号关联，即可在微信上接收闹钟提醒。
大部分的日历 APP 本身都带有邀请他人的功能，就是邀请起来颇为复杂，是通过邮件进行的。朝夕日历可以通过微信或者二维码的形式邀请他人，并且参与进来的用户还可以在日历中参与讨论并支持上传文件。用来发起会议邀请或者活动邀请，发起人可以直接在微信群里推送日程，并可以预先上传一些日程相关的文件和资料。
2、奇妙清单
奇妙清单其实看起来很简单，我一直没太在意，只是有些事项列在里面，比如需要采购的东西，想起来就会列入其中“超市采购”任务里，这样到超市就可根据清单直奔目标。
而我真正让感受到奇妙清单的“奇妙”之处的，是这次花园打理。花园的打理，涉及到的小事件很多，随时都有可能冒出些新想法，而完成时间上也没有严格的限制，反正我是折腾了差不多两个月，到现在都还有少数事项没完成。在APP上列了“家事”这个大类，然后分了“花园”，在这里面就把所有的小事项都列进去了，包括刷个油漆、打几颗螺丝、帖砖……各种事项，要没有这个清单，可能会经常发现：我咋忘了这事了呢？
我的“花园待办清单”的一小部分内容
奇妙清单还支持“标签”功能，只要在待办事项中的名称中，以“#+名称”的方式，就可以创建给待办事项加上标签。标签的作用，标签去细分这些事情的属性，比如我们在上面提到过的“情景分类”，
通过随时记录需完成的小事项，避免了遗忘，也让大脑可以清空来加速运转（大脑是CPU，而不是硬盘，不宜做过多的存储）；更重要的是，这些分得很细的小事项，很多都是不需要很长时间才能完成的，做起来就压力不大，让我有积极性去完成；而长长的清单，每完成一项，就能在APP上打勾，这也让我有“打怪”的感觉，总想多完成一些，看着这些事项，由黑色变成灰色（代表完成），也是满满的成就感呢！有时候会疑惑，花园又不大，咋会花费了那么长时间来打理呢？翻出清单，就能看到，到底做了些什么？也可以回答自己“时间都去哪儿了？”
奇妙清单也可以分享给他人，便于协作活动。我们可以在手机，平板和电脑间通过云端技术多平台无缝同步列表清单，随时随地从几乎任何设备掌握和整理任务，与生活同步。
总结一下，将代办事项根据时间要求，分为日程和清单，分别管理，以便刚柔并济的完成任务。可以用朝夕日历和奇妙清单等来进行管理，让我们的时间管理了然于胸，控制自如哦！
网友评论