本节概要
规划沟通管理是基于每个干系人或干系人群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。本过程的主要作用：
- 及时向干系人提供相关信息；
- 引导干系人有效参与项目；
- 编制书面沟通计划。
本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。
规划沟通管理过程的数据流向图
项目经理需在项目生命周期的早期，针对项目干系人多样性的信息需求，制订有效的沟通管理计划。应该在整个项目期间，定期审查本过程的成果并做必要修改，以确保其持续适用。例如，在干系人发生变化或每个新项目阶段开始时。在大多数项目中，需要及早开展沟通的规划工作，例如在识别干系人及制订项目管理计划期间。虽然所有项目都需要进行信息沟通，但是各项目的信息需求和信息发布方式可能差别很大。此外，在本过程中，需要考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。
输入
项目章程
项目章程会列出主要干系人清单，其中可能包含与干系人角色及职责有关的信息。
项目管理计划
可用于规划沟通管理的项目管理计划组件主要包括：
- 资源管理计划：指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。团队成员和小组可能有沟通要求，应该在沟通管理计划中列出。
- 干系人参与计划：干系人参与计划确定了有效吸引干系人参与所需的管理策略，而这些策略通常通过沟通来落实。
项目文件
可作为规划沟通管理过程输入的项目文件主要包括：
- 需求文件：可能包含项目干系人对沟通的需求。
- 干系人登记册：用于规划与干系人的沟通活动。
事业环境因素
能够影响规划沟通管理过程的事业环境因素主要包括：组织文化和治理框架；人事管理政策；干系人风险临界值；已确立的沟通渠道、工具和系统；全球、区域或当地的发展趋势、最佳实践或文化习俗等；设施和资源的物理分布等。
组织过程资产
能够影响规划沟通管理过程的组织过程资产主要包括：组织的社交媒体、道德和安全政策及程序；组织的问题、风险、变更和数据管理政策及程序；组织对沟通的要求；制作、交换、储存和检索信息的标准化指南；历史信息和经验教训知识库；以往项目的干系人及沟通数据和信息等。
工具与技术
专家判断
规划沟通管理过程中，应征求具备如下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见：组织内的政策和权力结构；组织及其他客户组织的环境和文化；组织变革管理方法和实践；项目可交付成果所属的行业或类型；组织沟通技术；关于遵守与组织沟通有关的法律要求的组织政策与程序；与安全有关的组织政策与程序；干系人，包括客户和发起人等。
沟通需求分析
分析沟通需求，确定项目干系人的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值。常用于识别和确定项目沟通需求的信息主要包括：
- 干系人登记册及干系人参与计划中的相关信息和沟通需求；
- 潜在沟通渠道或途径的数量，包括一对一、一对多和多对多沟通；
- 组织结构图；
- 项目组织与干系人的职责、关系及相互依赖；
- 开发方法；
- 项目所涉及的学科、部门和专业；
- 有多少人在什么地点参与项目；
- 内部信息需求，例如，何时在组织内部沟通；
- 外部信息需求，例如，何时与媒体、公众和承包商沟通；
- 法律要求等。
沟通技术
用于在项目干系人之间传递信息的方法很多，信息交换和协作的常见方法包括对话、会议、书面文件、数据库、社交媒体和网站。
影响沟通技术的选择的因素包括：
- 信息需求的紧迫性：信息传递的紧迫性、频率和形式可能因项目而异，也可能因项目阶段而异。
- 技术的可用性与可靠性：用于发布项目沟通工件的技术，应该在整个项目期间都具备兼容性和可得性，且对所有干系人都可用。
- 易用性：沟通技术的选择应适合项目参与者，且应在合适的时候安排适当培训活动。
- 项目环境：团队会议与工作是面对面还是在虚拟环境中开展；
- 信息的敏感性和保密性；
沟通模型
沟通模型可以是最基本的线性(发送方和接收方)沟通过程，也可以是增加了反馈元素(发送方、接收方和反馈)更具互动性的沟通形式，甚至可以是融合了发送方或接收方的人性因素、试图考虑沟通复杂性的更加复杂的沟通模型。作为沟通过程的一部分，发送方负责信息的传递，确保信息的清晰性和完整性，并确认信息已被正确理解；接收方负责确保完整地接收信息，正确地理解信息，并需要告知已收到或作出适当的回应。
适用于跨文化沟通的沟通模型
此沟通模型及其强化版有助于制定人对人或小组对小组的沟通策略和计划，但不能用于制定采用其他沟通成果（如电子邮件、广播信息和社交媒体）的沟通策略和计划。
沟通方法
项目干系人之间用于分享信息的沟通方法主要包括：
- 互动沟通。在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通方式。
- 推式沟通。向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。
- 拉式沟通。适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、组织内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。
可以采用如下方法来实现沟通管理计划所规定的主要的沟通需求：
- 人际沟通：个人之间交换信息，通常以面对面的方式进行。
- 小组沟通：在 3~6 名人员的小组内部开展。
- 公众沟通：单个演讲者面向一群人。
- 大众传播：信息发送人员或小组与大量目标受众（有时为匿名）之间只有最低程度的联系。
- 网络和社交工具沟通：借助社交工具和媒体，开展多对多的沟通。
人际关系与团队技能
适用于规划沟通管理过程的人际关系与团队技能主要包括：
- 沟通风格评估。规划沟通活动时，用于评估沟通风格并识别偏好的沟通方法、形式和内容的一种技术。
- 政策意识。政策意识有助于项目经理根据项目环境和组织的政策环境来规划沟通。
- 文化意识。文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异，并据此调整项目的沟通策略。
数据表现
适用于规划沟通管理过程的数据表现技术是干系人参与度评估矩阵。干系人参与度评估矩阵显示了个体干系人当前和期望参与度之间的差距。在本过程中，可进一步分析该评估矩阵，以便为填补参与度差距而识别额外的沟通需求（除常规报告以外的）。
会议
项目会议可包括虚拟（网络）或面对面会议，且可用文档协同技术进行辅助，包括电子邮件信息和项目网站。在规划沟通管理过程中，需要与项目团队展开讨论，确定最合适的项目信息更新和传递方式，以及回应各干系人的信息请求的方式。
输出
沟通管理计划
沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何规划、结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。沟通管理计划主要包括：
- 干系人的沟通需求；
- 需沟通的信息，包括语言、形式、内容和详细程度；
- 上报步骤；
- 发布信息的原因；
- 发布所需信息、确认已收到或作出回应（若适用）的时限和频率；
- 负责沟通相关信息的人员；
- 负责授权保密信息发布的人员；
- 接收信息的人员或群体，包括他们的需要、需求和期望；
- 用于传递信息的方法或技术，如备忘录、电子邮件、新闻稿，或社交媒体；
- 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算；
- 随着项目进展(如项目不同阶段干系人社区的变化)而更新与优化沟通管理计划的方法；
- 通用术语表；
- 项目信息流向图、工作流程（可能包含审批程序）、报告清单和会议计划等；
- 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素等。
项目管理计划（更新）
项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件是干系人参与计划。需要更新干系人参与计划，来反映会影响干系人参与项目决策和执行的任何过程、程序、工具和技术。
项目文件（更新）
可在规划沟通管理过程更新的项目文件主要包括：
- 干系人登记册：可能需要更新干系人登记册，以反映计划好的沟通。
- 项目进度计划：可能需要更新项目进度计划，以反映沟通活动。
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