验证的事项主要是检查目标达成情况,总对开展的过程进行复盘,总结造成计划进展缓慢、不畅的原因和促使计划进展顺利的经验。重要是在目标、过程的具体化、量化的基础上。有许多项目开展PDCA止步于验证阶段,主要有两种现象一种是有周密的计划研究计划的实施,但是不对结果进行验证。另一种是没有验证计划,验证流于形式,仅为了验证而验证。前者只顾埋头走路,未关注方向,为了努力而努力,只是行动而忽视结果的验证。后者形式主义,因为没有定量要求,所以也很难客观评价出行动的效果,更不能获得相应的经验。
对于目标达成的检验是对在计划、实施阶段具体化、量化的KGI(目标的达成率)、KPI(子目标的达成率)、KDI(行动计划的达成率)进行检查。KGI、KPI、KDI是由顶层目标到行动的分解,也就决定了验证频率:KGI>KPI>KDI。一般情况下KGI每月关注一次,KPI每周关注一次,KDI每周关注N次,在项目周期紧张时甚至需要每天关注。对于“KGI指标”以及“重要KPI指标”还应在正式的会议或活动中验证并讨论,以使参与项目成员均了解重要指标进展情况。这些检查都是对将数字进行比较,但对于长周期的KGI、KPI要将验证量进行周期尺度化,即根据一段时期的总KPI量,在验证时刻分解的量。KDI是表示“任务是否按进度落实”的指标,其表现形式为“行动目标”进度率。具体任务(TODO)的落实情况需要每天确认,随时调整。对于结果(KPI指标)不容改变,但具体的行动(KDI指标)却可以控制。需要根据开展情况,对DO的事项进行调整,增加KDI的项或值。
对于达成情况进行客观有效的检查后,就要进行复盘,对项目开展的过程进行检查。如果KGI、KPI乃至KDI指标未能按照预期取得成效,那么就需要查明失败的原因。
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KDI指标未能按计划达成
KDI未能达成,首先应当考虑的因素便是资源的充分性。分析原因的过程就是不断问WHY,5WHY分析法,找到最根本原因。做法出现问题就要及时调整DO。
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KPI指标未能按计划达成
主要有四种原因:a)没有采取具体的行动(KDI未能达成),KPI的实现建立在KDI不断积累的基础之上。必须对具体任务(TODO)的进度实行严格管理,以确保KDI指标逐项落实。b)制定行动措施“DO”时不完善,需要对行动措施进行调整,完善未考虑到的环节;c)遇到了不能解决的问题。计划阶段,所有结论都无一例外地只能停留在假说的基础之上——假设这样做或许会带来那样的结果。出现意料之外问题,静下心来提出新的课题(解决方案)。方法是做要因分析,重历一次计划阶段的课题提出。d) 建立假说时所确定的因果关系出现错误,制定的行动措施不能支持课题的完成。
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KGI指标未能按计划达成
主要有两种原因,1) KGI与课题未能衔接;2)课题与KPI未能衔接。
如果项目如你所愿,顺得开展,也要分析成功的过程,使其流程化、标准化,成为宝贵的经验。
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