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管理工具箱之八~构建微系统

管理工具箱之八~构建微系统

作者: 哄哄007 | 来源:发表于2020-09-03 10:09 被阅读0次

          不知道为什么,每次看到"系统"这个词,就会想到三个兄弟搬石头的故事。其中老大最勤奋,一趟又一趟地捡碎石,运碎石;老二比较讨巧,把碎石捡到筐里,一趟又一趟地装筐子,倒筐子;老三最聪明,他请求上帝帮忙,把碎石变成整块石头,一次搞定。如果把搬碎石与我们的工作类比,这个捡碎石可以代表手工时代,装筐子可以代表工具时代,而整合碎石就是构建系统的时代,这也是我们有幸生活的时代。随着经济发展和技术进步,特别是信息技术的发展,目前一些标准化工作,比如捡石子、运石子、装筐子、倒筐子的工作,都在慢慢被机器人替代,而我们多数人都被逼着做上帝的工作--整合碎石,构建系统,否则就会被机器人无情地碾压。

            一、关于系统的几个认知

            系统是个有机整体,具有自我改造和迭代能力,并通过与其他系统链接,产生新系统,而创新就来自于系统内部整合和外部链接。

            系统能提高效率和效能,所以可以作为工具使用。系统还能更好地整合资源,提高协作能力,而合作是构建系统的基础。

            在能力圈内,每个人都可能构建出高效能的微系统,所以不要被高大上的概念所吓到。     

            开放是系统生命力的保障,好的系统具有自我纠错能力,一个封闭的系统很容易走向僵化。

            我们生活的地球就是一个大系统,由无数分系统组成,不过它是"自然规律+运气"的结果。科技的发展让人类可以通过合作和智慧构建出社会大系统。

            二、构建微系统

        系统是制度、流程和作业的集合体,它通过信息流动,最终成为一个有机整体。社会是一个大系统,由很多相互联系的分系统组成,我么每个人都是大系统的参与者。无非是分工不同,影响力不同而已。其实,每个人能享受微系统带来的种种好处,并在微系统内发挥影响力。从这个角度讲,每个人都应该努力去搭建自己的微系统。

            从原理上看,搭建微系统和搭积木其实没有太多差异。微系统一般会包含以下的要素:

            1.系统目标。包括定量目标和定性目标,且定量目标必不可少,否则不容易评价和改进。在故事中,对应"将碎石在规定时间内搬到目的地",这里的定性目标包括及时,省力,没有跑冒滴漏,低成本,高效率等,定量目标则包括具体时间、地点、碎石数量、成本投入等等。

            2.制度和规范。明确内外部运行规则和约束条件,并提供链接外部系统的规则。在故事中,对应"质量要求、时间要求、成本要求、效率要求、验收要求"等等。

            3.流程和程序。规范业务的流动方向和决策规则。以故事中的老二为列,一个完整的程序可以描述为"拿筐子、捡碎石、装筐子、运筐子、倒碎石、还筐子",如果增加"如何取得筐子,把筐子还给谁,程序完成后向谁报告,由谁评价和验收等等,就构成了一个完整的流程。

            4.作业。最小的系统单元,最小的信息单位。以故事的老大为例,"捡碎石"的动作是作业,"运碎石"的也是作业。

            5.信息。以上所有作业涉及的数据和流程、制度等,统称为信息。

            现代信息系统之所以牛,就是因为把信息进行了数据化,作业进行了流程化,流程进行了制度化,并通过信息技术将以上要求连接起来,直通目标。系统一旦建成,天然就具备了效率和效能。而通过对系统改进和对外连接,就形成了巨大的自我迭代和创新能力。

            三、利用微系统

            每个人在工作和生活的方方面面。都可以构建起一些好用的微系统,为我所有,为他人所用,为大系统所用。这是现代人必备的一项技能。这项技能对于个体而言,最明显的好处有两个,一是提高效率和效能,二是提高规范性。但更大的好处是,我们可以通过不断迭代,实现效率上的创新;也可以通过与其他系统的连接,实现跨领域的创新。这就是了不起的事了。创新本来是牛人和天才的事情,通过系统的帮忙,每个人都有创新的潜能,这就是系统的力量。

            从这个角度看,生活在这个时代的每个人都是幸运的。因为网络技术的发展,跨越了国界、民族和领域,让知识唾手可得,每个微系统都有机会与大系统连接,产生巨大的力量。只是,搭建微系统依然是每个人的事,主动向外连接也同样,因为这个世界会自动淘汰封闭的微系统。当然,更早被淘汰的一批是捡石子、运石子的,已经彻底被机器所替代了。也许未来一天,系统把每个人都塑造成上帝般的存在,谁说的好呢?只要不被时代淘汰,不被机器人替代,万事皆有可能。

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