1.办公桌布局
办公桌布局的原则：每个抽屉所放物品固定；物品用完后放回原处；下班前整理桌面。在考虑办公桌布局时，应该明确桌面和每个抽屉里各放什么东西，否则就会不清楚东西放在了哪里。
办公桌面简洁
在考虑桌面布局时，要记得留意只放置最低限度的必需物品。如果想要更好地明确物品的摆放位置，就为放在抽屉里的物品制作一个清单，并把它放到手账、口袋里等容易看得到地方。人的记忆是不可靠的，因此构建一个即便忘记了也能想起来的体系非常重要。
离开桌面要整理
2.抽屉布局
抽屉的结构是，前面部分方便放取物品，越往后面越需要打开抽屉，放取物品也越不方便。建议前面部分用来放经常使用的物品，后面部分放置不太常用的物品。
抽屉前后放置
用托盘将文具隔开放，为了方便看到文具，并能方便取用，可以把抽屉内部空间分割。如果能把不同形状的文具加以组合，就可以分割成适合放文具的小格子。
抽屉不凌乱
3.文件夹选用
办公抽屉、透明文件夹都可以归类分为“处理中”、“保留”、“暂存”三类，应使用横型文件盒，这样可以把文件竖着放，便于看到文件夹里面的内容。标题标签竖着贴在透明文件夹右上角，这样对于哪个透明文件夹放了哪些文件可以一目了然。
正在处理的文件归入“处理中”，已经处理完成的文件归入“保留”，把因故暂停或计划推迟完成的文件归入“暂存”。实在无法归入既有类别的文件夹可以归入“其他”，今后不会再使用的可以销毁。
其他文件夹的设置
巧用颜色标识文件重要度，把放在“处理中”区域的透明文件夹，按照紧急工作用红色，重要工作用蓝色，本周内必须完成的工作用黄色放置。这样一来，和其它透明文件夹可以区分开，工作轻重缓急的先后顺序也比较明显。
透明文件夹的特点是便于查找文件，而文件盒的特点是可以收纳更多的文件。双孔文件夹适合依据年份长期保管文件等。如果平面文件夹的年用量超过3个，则可以考虑使用有一定容量的环形文件夹。
4.索引制作
要发挥笔记本的查看功能，让笔记本最大限度地发挥价值，就要做具备索引的笔记。在笔记本的封面上写笔记本序号、起止日期，要查看的内容日期就一目了然，让每一个笔记本都具有特定性。
用电脑文档制作索引（索引使用txt制作，文档容量绝对小很多，可节约操作时间打印后粘在笔记本封皮背面。把索引输入电脑成为资料，以后可以查看。当你想从过去的笔记本中查找信息时，输入在文档中的索引将发挥很大作用。
制作索引，每一条笔记或文件都要对应有日期、类别和内容这三项，然后用电脑把这三项转化成文档，制作索引。如“091024/资料/商品销售”
文件命名方便索引
5.电脑文件归档
保存定期产生的文档，在保存例会资料或每年规定时期内会有的研修报告书等时，还是按时间顺序来区分文件夹进行区分，当想看“某年某月的报告书”时，就可以很快找到，非常方便。
三层级时间
上图中，第一层级的文件夹按主题划分，下面层级按时间进行区分。另外，一个月中如果有多次文档产生，可以再加上以日为单位的下级文件夹。
文件夹三层级
清理文档时，参照两条准则：一、1年以上未使用；二、过了保存期的文档
如果有经常使用的文件夹，可以把它加到“收藏夹”里，这样就能从文件夹窗口的工具栏直接打开。
6.其他
留有充分空白的笔记，不仅容易看，写完后还可以补充必要的标注。
无法预约、日程不确定的情况，可以把不确定的计划写到便签上再贴到日程表里。
无论多忙都要养成立刻确认传真的习惯，收到传真后马上处理，立刻确认内容，并在传真右上方标注接收日期。无法马上处理，则暂时放入暂缓文件夹，有多张文件时用订书机钉起来。
用A4大小的透明文件夹管理发票，最好放在物品流动相对不频繁的地方，例如抽屉中段一般使用频率较低，不用担心文件夹丢失。
管理交通费时，可以活用手账。手账随身携带，如果公司有规定格式的经费清算表格，可以夹在手账里。
经常使用的备份工具有移动硬盘、U盘等，如果用于数据备份保存，就使用容量大的移动硬盘；U盘更多地用于拷贝数据或随身携带。
频繁联系人的名片可以准备特殊隔片使之醒目。
发现喜欢的店后，贴上店铺名片做成一览表，在待客时很有用。
准备电话专用的留言笔记，不论哪个电话要传达的信息都大同小异，按照项目顺序逐条记录，还可以忘记对方联系方式这样的失误出现。
电话留言模板
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