文件归档
不知道你是否发生过这样的情况：你的老板就站在你面前，让你马上提交一份文件，你却发现它不见了；或是为了找到一份报告，不得不让在电话另一端的客户等上好几分钟。
如果你有这样的经历的话，你就会体会到，即使你平日里工作再有条不紊、再深受老板和客户赞许，就因为这个问题，让他们倍感失望。倘若你的工作是协助性的话，老是找不到你要的信息，多浪费别人的时间啊。
想象一下，当别人问起某事时，你微笑着，从容地打开一个非常有条理的文件编排系统，径直取出文件，快速给出答案，该有多么让人赞叹！这就是我们今天要介绍的高效的文件编排归档方法，虽然听起来很枯燥无趣。
节约时间
在一个典型的工作日里，我们往往要处理很多文件、报告、图表及其他一些文件。洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，有时我们要将这些数据保存起来稍后再用。我们希望在需要的时候立即拿到这些数据，作进一步分析、或是写总结报告、或用于演讲稿。
然而，实际情况往往是，我们浪费了很多时间（也是别人的时间）四处寻找这些数据，而数据就在我们的电脑里。这样的情况让我们压力倍增。所以如果想及时完成工作，必须找到更有效、更系统的文件管理方法。
有效管理信息
当你从同事、卖方、顾客发来的电子邮件里接收到一个文件时，很容易想把它暂存起来；想着，等我有时间了再细细看。或者更糟糕的方法是，直接把邮件留在收件箱里。邮件越积越多，越来越乱，根本不可能再抽出时间重新整理了，更别提当你的工作越来越繁忙、充满压力的时候了。
有时你会花很多宝贵时间去找那些已经归档的资料，只因自己忘了文件名，甚至连它是否在电脑里都不知道。
越积越多的文件
怎样才能简化你的工作呢？改进一下文件管理方法吧。
高效的文件管理方法
管理电脑里的文件跟管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件以一种自己能明白的顺序装进分类的文件夹里。
下面提供几个关于处理文件的小技巧：
1、不保存不必要的文件
不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。保存太多零碎文件到将来找的时候会很不方便，而且还会影响电脑运行速度。所以在保存之前应该先筛选一下。
2、给文件和文件夹统一命名
如，将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字以区别它们隶属不同的文件夹；还可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们更容易区分。
3、无论文件格式，把相关文件存在一起
如，把与同一个项目有关的Word文档、PPT、 Spreadsheet和图表放在一个文件夹里，而不是在一个文件夹装所有的PPT，用另一个装所有的Spreadsheet。把相关文件存在一起便于一次性找到某个特定项目的各种附件。
4、把进行中和已完成的项目区分开来
如，把当前未完成的项目保存在桌面上，等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期（每周或每两周）把那些不再需要的文件按类别放到已完成文件夹里。
5、别让文件夹里装得太满
如果一个文件夹里装太多文件或子文件夹，甚至多到屏幕都显示不下要滚动鼠标滚轮时，就应该把这个文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间或字母顺序的清单，便于今后提取。如：把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。
假设你的一个客户叫Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts"。这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。
还有要注意，如果子文件夹的文件少于五个，就要想想是不是需要设立这样一个子文件夹？否则点开层层文件夹找到文件的时间也不少。
6、在你的计算机上安装Google Desktop
如果可以的话，在计算机上安装google desktop。这个桌面搜索引擎能把你所有的文件和电子邮件都编进引索，这样就能方便快速地找到它们了；在当你需要找一些不容易找到的文件时，这点尤为方便。
7、记得备份你的文件归档系统
这个建议虽然听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明！给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人也做个备份。
8、按行动先后次序整理
根据行动的先后次序来定制你的文件归档系统，这是一种更深入的分类方法，有助于分清工作优先级，提高效率。
9、按日期整理文件
把文件夹按日期命名，可以帮你在不点开文件夹的情况下确定哪个文件是最新的，如，一个文件夹命名为“Guidelines 12 Oct07”，表明这个文件是2007年10月12号的。
10、 用版本号来区分不同改编过的文件
如“Delta Traders contract v1”和 “Delta Traders contract v2”。有助于更快地找出有用文件。如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意版本问题；否则如果把别人的版本弄混了或弄丢了会很烦人。把版本号放在文件名一起的同时，要在文件中标明版本号、版本日期、修改者，如果有的话，修改类型也要标注。
11、试试“43文件夹”
“43文件夹”方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹（每个月一个），另加31个子文件夹（一天一个）。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。
对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的，它取决于你工作的性质。所以，没有一个万能的归档方法，你可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。
花宝贵的时间找东西确实让工作变得很无趣，也会给你带来很多压力。所以，采用这些简单的技巧，建立一套适合自己的文件归档系统，会让你的生活变得更轻松。
文章版权信息
- 原文作者：褪墨网
- 原文地址：http://www.mifengtd.cn/articles/the-art-of-filling.html
- 本文关键词：知识管理,归档,高效,编排,文件管理,整理
- 版权声明：本文由做自己的CEO团队转发，所有版权归属原作者。
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