写好工作邮件的7个关键点

【Zhao Wu的听课笔记】

你好，我想和你一起学写作，帮你快速提升写作能力。

这门课程的主讲老师师北宸，是长江商学院品牌顾问，前凤凰科技主编。师北宸老师一直致力于写作，已创办多期个人写作训练营。

本次课程选自老师的「职场写作·速成指南」这门精品课。

接下来，由师北宸老师和你分享：写好工作邮件的7个关键点。

如果我问你，你和客户、领导、跨部门同事最常用的沟通方式有哪些?发邮件，绝对是其中一项越是重要的内容，越是需要以邮件的形式进行沟通。邮件的写作水平可以说是一个人是否「职业」的一面镜子。今天我就来和你说说如何写好一封电子邮件。

我相信很多人都有过这样的经历：

邮件写完之后，发现忘了添加附件，发出去之后急急忙忙加了一句「不好意思，刚才忘了添加附件......」

没有主题就把邮件发了出去，双方来回的邮件中一直挂着「（无主题）」几个字，好尴尬。

邮件里写了好多内容，对方却一直没有给你回复......

一篇优秀的工作邮件，有一些核心内容是相同的，都需要写清楚以下内容：

1、邮件标题

2、收件人和抄送人

3、附件

4、称呼与问候

5、邮件正文

6、标注重点

7、作者签名

一、邮件标题要简单直接，善用标签

很多人发邮件不写标题，这是非常不专业的做法，而且会造成很多「后遗症」。比如无法从标题上判断邮件内容，不方便搜索查阅等。一个合格的邮件标题应该注意以下2个细节：

1.标题要简单直接

标题写成「课程邀约」不如写成「插坐学院课程邀约-20170907」更好。不要怕麻烦，越清楚直接越好。前期的麻烦是为了后续沟通更加节省双方的时间。

2.善用标签，提升打开率

如果特别重要、紧急，或者想吸引对方的注意力可以在标题加上「【重要】」、「【紧急】」、「【期待回复】」这样的标签。收件方很可能每天收到几十封邮件，通过这样的方式让对方先看你的邮件，以免漏掉了重要信息，耽误项目进展。

二、直接沟通对象是收件人而非抄送人

发送给 (TO) 需要知悉且希望对方回复的人(收件人) 抄送(CC)给「需要知悉但不需要回复」的人，不要使用密送(BCC)。

收件人是你沟通的直接对象，邮件正文放上收件人的名字；与这个主题相关的人是你的抄送对象，可以不写抄送对象的名字，你认为需要知悉这件事情的人都可以抄送给对方，但是请谨慎使用，因为每个人每天都会收到很多邮件，不要打扰与主题无关的人。

三、如有附件，先添加附件，然后再写正文

邮件正文中提到了，所以在发送之前千万别忘了添加附件。

很多人发邮件经常犯的一个错误是邮件发出去之后，发现忘了添加附件。所以发邮件的时候最好的习惯是：先添加附件，然后写正文，然后是主题，最后写上收件人。这样可以避免忘记发附件的尴尬。

四、用全名来称呼对方，最有好感

邮件的开头要称呼对方。相比「Hi」和「「Dear」，我更喜欢你直接叫我「师北宸」，显然会更让人舒服，这里要注意，一定不要把别人的名字写错!每个人都会特别在意自己的名字，写上对方的名字是礼貌和尊重，也会让对方对你有更多好感。

五、邮件正文要围绕主题，尽量简洁

在邮件的一开始就要说明来意。比如：

「我是某某某，想邀请你合作一门课程」。我能马上判断这封邮件是否感兴趣，进而决定是否要继续阅读下去。

邮件的整体结构可以为：表明主题-->细节阐述-->小结。表达上尽量简洁，所有信息围绕主题，不相关的内容删掉。从一开始就写能引起对方兴趣的事情。

六、需要对方重点注意的地方要标注出来

在邮件正文中，一些需要对方重点注意的内容，一定要标注出来，用最短的时间抓住对方的注意力。「合作开发职场写作方向的线上课程」这句就是整篇邮件的重点，标注后，很容易就吸引了我的注意。

七、作者签名最能体现写信人的「职业化」

这也是很多人在写邮件时经常忽略掉的一个问题，写不写作者签名，作者签名能否写清楚最能体现一个人是否「职业化」。微信是现在人们的主要沟通方式，所以在作者签名栏留下你的微信号或者附上微信二维码，会大大降低对方联系你的成本，也更容易达成联系。

作者签名写在左下角即可，不需像传统纸质信函一样写在右下角。一方面，不同的邮件系统在「读取」对方邮件的时候，格式容易出现错误；另一方面，电子邮件更多是简洁、直接、高效，阅读习惯是从左至右，如果大家把署名都放在右下角，对于阅读效率是一个很大的打扰--从左至右的阅读过程突然要跳到最右边，是很大的阅读干扰。

除了以上7个邮件的主要构成部分，在写电子邮件时还有以下6个注意事项：

一、一封邮件只说一件事情，不要表达多件事情。如果想讨论多件事情，可以分别写邮件探讨；

二、在多人讨论的邮件中，如果删掉了某个收件人或者添加了某个收件人，要在邮件一开始注明。比如在邮件一开头注明「+张明」，或者「-王二」，这样让所有收件人知道哪些人加入了讨论哪些人离开了讨论；

三、如果当面沟通或电话沟通更合适的内容，就不要写电子邮件。否则就是浪费你自己和对方的时间；

四、不要通过电子邮件讨论复杂议题或有重大分歧的话题，尤其涉及多个人的时候。这种情况更适合安排一个工作会议讨论解决。电子邮件适合阐述「事实性」的内容，比如会议纪要、合作备忘、周报等内容，尤其适合在一些口头讨论形成共识和决议的时候，作为「双方共同认可」的内容作为备忘。因为口头表达容易出现表达和理解偏差，随着时间的流逝人们的记忆也会出现偏差，用文字的方式发给参与方以待「日后备查」。

五、不要在邮件里讨论公司机密或别人的隐私。

对于规范的公司而言，公司邮件是公司资产，如果不希望讨论的内容被别人看到，不要在邮件里讨论。这既是对公司的保护，也是对你自己的保护；

六、重要的邮件写完之后最好再检查一遍，看看有没有不合适的表达。越是重要的邮件，越要多小心。如果不是特别紧急，也可以在邮件写完之后，喝点东西，或者和同事聊几句，过一会儿再来看看自己之前写的邮件有没有不合适的地方。

总结一下这堂课的内容，在写一封电子邮件时，要注意的是：标题要简单直接，可以使用标签来提高打开率；多个收件人，要分清谁是直接沟通对象，谁是相关抄送人；先添加附件再写正文，不容易遗忘；用全名称呼对方，更有好感；邮件正文要围绕主题，尽量简洁，注意标注重点；要想给人感觉更职业，记得写签名。