大家好！我是咔咔，今天我要给大家分享的书是《搞定1：无压工作的艺术》。

这本书是由世界著名的时间管理大师戴维·艾伦所写的《搞定》系列三册书中的第一册。

相信大多数人几乎每一天都正在经历以下的场景：每天早晨睁开眼就要面对汹涌而来的信息洪流，一不小心就被裹挟进去，好不容易挣扎出来发现已经浪费两个小时的时候；一脚踏进办公室，就被成堆的工作囚禁得生无可恋的时候，你是不是特别希望自己立马变成一个超人，三下二下把这个可怜的自己拯救出来？

别着急，今天我要分享的这本书首创的 Getting Things Done 的GTD系统，就能救你于水火之中。它已成为全球数千万人在学习、使用的管理个人事务的最佳工具，它正在帮助互联网时代的繁忙人士从容地管理、安排各种事务。

本书作者戴维·艾伦，拥有20多年丰富的管理经验，被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一。在本书中，戴维将和你分享在全美巡回讲座以及顶级企业培训(包括微软公司、洛克希德公司和美国司法部等)中已得到验证的成功策略。

他将指导你走出规划和执行工作中的泥沼，通向高效、轻松并存的彼岸。要想让事情井井有条，关键便是做好以下三点。

1、用“工作篮”搜集所有一切需要处理的事情

要寻找和搜集你的世界中的一切未尽事宜，不分大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要修改的、引起注意的事务，都要统统搜集起来。

  一旦你给某一事物贴上“需要”或者“应当”的标签，他就变成了一件“未尽事宜”。

 你需要准备一个“存储器”， 这是一个脱离大脑的逻辑系统。

大脑如果被大量存储内容占用，简直暴殄天物，浪费人体CPU，必须腾出地方来让大脑多多思考，但如果大脑不断地考虑那些毫无进展的事情同样纯粹是浪费时间和精力，而且这往往只会增加你的焦虑不安。

通常，你大脑中盘踞问题的数量与其解决问题的效率成反比。

工作篮用标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的、用于存放纸制资料的工具。

工作篮里放活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本，都可以随时记录你的想法、搜罗来的信息，以及有待处理的事情等。

别忘了还可以使用虚拟工作篮，比如电子记事簿、音频设备、电子邮件或者新出的黑科技产品，只要你喜欢，能保证你随时随地，都可以记录下各种灵光一现的想法的，怎样的工具都可以。不过要尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可，还必须定期地清空这些设备。

我会使用微信给自己发消息，有时候要搜集很多同一类的资料，干脆专门建一个群，用关键词取个群名，群名就当标签，把它们统统集中在一起，方便随时调取。

2、建立你的清单系统

一个工作清单，记录你各项工作的具体文案或详细资料。

各种下一步清单，

一个等待清单 ，

你的日程表上只标注三种情况：

指定时间的行动

指定日期的行动

指定日期得到信息

将上面两个在日程表中分开标注是非常实用的。

指定日期得到信息：你需要在特定日期了解某些信息，但是并不一定要采取行动，这样的事情，也可以记录在日程表中，用以提醒自己。

在本书中，只有上面那三种情况才允许被记录在日程表中，其他的一概免谈。

本书作者艾伦把日程表看成是一块神圣的领地。一旦在那里做下了标记，你就必须在特定时间完成，而在别的时间想都不想。只有在日程本身发生变动的时候，才允许在日程表中进行相应的变更，否则这样的日程表就成了鸡肋，不可能提高工作效率。

那么对于不可能一成不变的工作，面对随时被迫地行调整的日程表，艾伦提倡使用“下一步行动”清单来包容所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间要求的事情。这样就避免了在日程表中每天重复标注同样的任务了。

如果预计花费时间超过2分钟，而你又恰恰是最佳人选，这时，你不得不推迟行动，也把它记录在 “下一步行动”清单上，以后再来完成。

一开始我们做时间管理，通常是想想就把要做的事列个清单， 但这个是错误的方法，因为你列在清单上的事情都是眼前紧急的事情，当人的大脑处于聚集紧张的状态时，只会关注到自己最有威胁，最迫切的事情，但是就是不会有最重要的事 ，因为它们通常都不紧急，如此一来，每天这样重复，就很难去处理重要的事情。

清单是要列的，国内著名的时间管理专家纪元老师对此有个“摘核桃”的比喻，非常形象。

首先纪元老师刷新的“要事”的新定义。他说，所谓要事，不是指重要的事，而是所有要做的事，这样才能更好地管理每天各种大事小情。

他说处理要事的步骤就像在山上采核桃一样，

第一个步骤就是先采摘，先把核桃摘下放进筐里； 

第二个步骤是筛选，时常伸手入筐去挑选出不想要的，把它扔了；

第三个步骤是品尝，筐里剩下的核桃，你现在想吃哪个，就吃哪个。

每天任何时候，只要你想到的事情可能应该做，就应该立刻纳入你的清单里，这个动作就叫做随手记，而随手记形成的那个清单叫做 “待处理清单”，这里记着重要的不重要的，紧急的不紧急的，想做的不想做的各种事情 ，都无所谓。但一定要立刻，不立刻记，大脑就会忘记的。

这是第一个重要的清单，你选择做什么事情，要从这里去挑，而不是从大脑中去挑，因为你的脑子只会去关注急迫的事情。

这个“待处理清单” 相当于艾伦的 “下一步清单”+ "等待清单"合并的清单。接着他用 “ 72小时法则” 这个标准从 “待处理清单” 中去筛选出 “72 小时清单”，把眼前不需要采取行动的事情删掉，只保留下尽快需要完成的事情。逐项思考自己在今天，明天，后天，是否打算去处理这件事，如果是否定，就不管它，如果是肯定的，就放入72 小时清单，就不用浪费脑细胞去分什么重要还是紧急，只要想自己在72小时之内要不要做。

在72小时清单上只剩下要做的事，无所谓重要与否，你可能会想，这些事情该先做哪个呢？秘诀就是看心情，看状态。因为我们是人，不是机器人，不可能一丝不苟去完成，尊重并承认我们每时每刻的状态是不一样的。

艾伦注重一日清单，纪元老师把它拉长到三日，各有侧重，一日清单目标更清晰具体，但灵活性不如三日；三日清单更自由，弱化了紧急急迫的事情，强调了要做的事情，不分大小紧急与否。

我用纪元老师这个方法来管理工作，当下事项只须从72小时清单中去一一执行，而那些在大脑中不时冒出来的或者工作中临时突发的事情随时记在待处理清单上，解放自己的大脑，腾出地方，集中精力进行更重要的思考和行动，结合使用蕃茄钟，现在该做什么事，做了多久，心中有数，的确能够提高工作效率，并且使自己心里更踏实而不焦虑。

艾伦的GTD时间管理法有异曲同工之妙，估计纪元老师也是吸收借鉴了这位前辈的方法，从而形成了自己的一套系统。

3、检查回顾：保障系统的有效运行

正因为没有72小时清单的概念，艾伦补充了检查回顾的环节。

一次真正意义上的回顾检查活动，将使你的思维变得主动、新鲜，能够更加高效地面对你的生活和工作。

每周回顾检查就是为了再次清空大脑而需要采取的行动。它执行了工作管理流程的5大阶段的前4个——收集collecting、加工processing、组织organizing、回顾reviewing那些你没有付诸行动的事情——直到你能够确认：“我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。”

每周回顾还有一个重要的作用，就是让你在面对如潮水般涌来的事务时，始终记得最要紧的工作、最重要的目标，把握住自己的方向。这会让你认识到，有的时候你必须学会说“不”——而且要斩钉截铁毫不犹豫——才能让你保持清晰方向，免于陷入混乱的境况。给自己留一点时间吧——至少让自己能在“项目Projects”的层次考虑一下自己面对的问题，这会对你大有帮助的。

每周回顾就像一周一次的大扫除一样，上下里外全面来一遍，是个不太轻松的 “体力活”。包括但不限于以下所列举的事项：

1、整理笔记——检查所有笔记、日志；

2、过往的日程——搜寻未完成的工作、参考信息等资料；

3、即将到来的日程；

4、清空大脑——把一切都写下来；

 5、回顾项目清单（包括目标和远景）——逐一地评估所有的项目、目标和愿景；

6、回顾“下一步行动”清单—清除系统中已经完成的行动（不是删除，而是标记为完成）；

7、回顾“等待”清单——记录下那些为了跟踪事情发展而需要进行的行动；

8、回顾相关的核查清单——参照你的核查清单来进行查缺补漏的工作；

9、回顾“将来/也许”清单——核查其中有哪些内容可以付诸行动了，就把他们列入“项目”清单，并转化为行动；

10、回顾“悬而未决”和辅助资料；

11、搜集你的奇思怪想和新奇点子。

回顾的原则是：无论是在生活还是工作中，如何找到合适的范围，如何确定合适的决定，如何确定合理的时间间隔，都只有一个目的，就是让你自己感到清清楚楚就可以了。

最后，这里有一些推动这一进程的小窍门：

建立起个人组织管理的设施，安排整理你的工作台，准备几个工作篮，创建一个个人的归档系统（在公司和家里），准备一个性能良好的计划手册，上面有完整的管理项目的清单。还建议你付出一些行动，来切实改善你的工作环境。挂些照片，准备好笔，清理杂物，重新布置工作环境。让自己有一个崭新的开端。

只要你下决心改变，办法总比问题多。不是生活工作本身这么糟糕，而是没有找到一个解决问题的高手。

知乎大V采铜说：“学习并不是我们的根本目的，我们的根本目的是要把事情做好。一个人的价值和核心竞争力，体现在他能不能把一件事情做好，而知识只是我们的中介，是我们的工具和素材。” 当我们把这本书中介绍的方法认真去执行后，一定会看到一个高效轻松应对工作和生活的新的自己。