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业界最强大最好用的时间管理软件奇妙日程APP

业界最强大最好用的时间管理软件奇妙日程APP

作者: 新精英俱乐部 | 来源:发表于2016-04-14 09:34 被阅读1883次

    一、前言

    欢迎您使用行知宝,这是奇妙日程(原名行知宝)的使用手册,在这里可以查看与功能或产品相关的使用说明以及一些常见问题。由于行知宝目前只有Android版的,所以该教程目前只针对于Android版的,等其他平台开发完成后该教程会继续的完善。

    二、行知宝介绍

    2.1基础介绍

    行知宝在目前来说应该算是业界最强大的最好用的时间管理、日程管理、日程量化的软件了,堪称神器!它拥有非常强大的功能,结合了目前很多非常优秀的时间管理理论。

    它适应了各个层次的时间管理人士使用,无论您是时间管理新手,还是老手,还是骨灰级别的大师,行知宝总有适合您的级别供您使用。除了强大之外,行知宝它最不同于目前市场上的时间管理软件在于行知宝就像中国的太极八卦一样,它强调的是平衡,让您掌控平衡健康的发展,而不是把您培养成为一个工作狂。

    行知宝把所有的事务分为八个类别:工作事业、学习成长、家庭生活、健康锻炼、社会交际、兴趣爱好、精神奉献、娱乐休闲,简称“八项平衡”,这是您掌控平衡的基础。

    这些只是最基础的介绍,如果您想系统化的更深入的学习这些时间管理理论,请关注官方微信公共号:新精英俱乐部。长按复制【neweliteclubs】打开微信搜索,然后关注,这里有更详尽的相关教程。

    行知宝目前拥有的时间管理理论有如下这些,您可以根据如下基本介绍来选择合适您的一种或者几种时间管理理论来提高自己的时间利用率。

    2.1.1 理论一:第一代时间管理(清单+提醒类型)

    这也是行知宝最基本的功能,适合那些只想简单的使用时间管理系统,列出当前要做的任务的清单,您也可以设置提醒,当时间到了会弹窗提示您,任务完成后勾选完成,然后循环进行,减轻大脑的负担,适合大多数时间管理人士使用。您每日完成的任务的具体情况在图表的初级统计里有数据统计,便于您掌握自己的任务完成的情况。

    2.1.2 理论二:柳比歇夫时间管理法

    简单地说,柳比歇夫时间管理法就是要记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间,是个人时间定量管理的方法。

    (1)柳比歇夫时间管理要点

    ①保持时间记录的真实性、准确性。真实是指工作现场的记录,而不是补记的。准确是求记录的误差不大于 15 分钟,否则记录就无使用价值;

    ②切勿相信凭记忆的估计,人对时间这种抽象物质的记忆是十分不可靠的;

    ③选择的时间记录区段要有代表性;

    ④及时调整时间分配计划。在检查时间记录时,要找出上一时段计划时间与实耗时间差,并以此为根据,对下一时段的时间耗用予以重新分配;

    ⑤坚持就是成功。

    (2)柳比歇夫时间管理步骤

    记录。运用各种各样的计时方式准确地记录时间耗费情况。行知宝的计时系统是非常强大好用的,在行知宝的“今天”界面,您可以为每个创建的任务计时,还可以启动快捷计时方便的计时。如下是行知宝的记录界面:

    统计。每一段任务的耗时要如实记录统计出来。在行知宝"图表"界面,选择图表统计的类型为"高级统计",然后您可以按天、按周或者按月查看任意时间段的任务计时情况,并分享。下图是进入柳比歇夫时间统计图表的方式:

    分析。对照工作效果,分析时间耗费的情况,找出浪费时间的因素。浪费时间的因素主要表现在:做了不该做的工作;做了应该由别人做的工作;做了浪费别人时间的工作;犯了过去犯过的错误;开会和处理人事关系时间过长等等。

    反馈。根据分析结果制订消除浪费时间因素的计划,并反馈于下一时段。

    2.1.3 理论三:德鲁克时间管理法

    德鲁克的时间管理要点也是提倡记录时间,他说许多卓有成效的管理者都保持这做这种记录的习惯,并对这些记录按月定期进行检查。卓有成效的管理者至少每年两次、每次3-4个星期要亲自来做自己的工作记录,然后根据记录情况重新修订他们的时间安排。

    2.1.4 理论四:番茄工作法

    番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于 1992年创立的一种时间管理方法。

    理念:利用整个番茄时间,专注于某一段时间,减少打断,提高时间的感知和掌控。

    概念:番茄时间为25分钟工作 + 5分钟休息,每4个番茄时间为一轮,之后休息25分钟。

    2.1.5 理论五:时间四象限管理法

    时间“四象限”法是美国的管理学家史蒂芬•科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个象限:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

    按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

    行知宝完美的结合了科维时间四象限理论,它可以结合其他的时间管理理论一起使用,效果更好。

    第一象限:重要又急迫的事,立即去做。

    第二象限:重要但不紧急的事,有计划重点去做。

    第三象限:紧急但不重要的事,尽量少做。

    第四象限:不紧急也不重要的事,尽量不做。

    2.1.6 理论六:GTD时间管理

    GTD(Getting Things Done)是目前最受欢迎的时间管理系统。GTD通过帮助你更好的跟踪和管理你的思绪、需要做的和想做的事,从而使你能在合适的情境中静下心,集中精神完成最重要的任务。当然GTD不是一蹴而就的,GTD是一套持续的系统,需要不断地实践才能让你更好的掌握,从而成为你信任的系统。

    需要您注意的是,目前行知宝并没有完全的实现GTD原理,因为GTD入门比较难,所以为了您方便的使用该系统,行知宝根据自己的合理设定降低的GTD的使用难度,后续也可能会根据用户的使用反馈可能会完全实现GTD的原理,这点是您在使用的过程中需要了解的。

    GTD使用过程:

    (1)收集:您可以每天花十几分钟的世界把脑海中任何您需要跟踪、记住或者要做的事情全部添加到“收集箱”中。

    (2)处理:把您在收集箱里创建的任务进行处理。每个星期至少处理清空一次您的收集箱。处理你的收集箱要遵循的工作流程:

    ①从第一条信息开始处理;

    ②每次只处理一条信息;

    ③不把任何信息放回收集箱;

    ④马上执行(如果花的时间少于两分钟,不需要在今天界面计时执行,完成后直接勾选完成);

    ⑤委托给别人让别人去完成;

    ⑥将它延期(把它安排到"日程表"或者"将来也许"箱中等待以后去做)

    ⑦它存档以便查询

    ⑧把它删除

    两分钟原则:任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去执行。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

    (3)组织:GTD描述了一个建议的列表集合,您可以把收集箱里一些相关的任务关联到一个项目或者一个地点(情景)里,便于您集中管理或者回顾。

    (4)执行:凡是被安排到今天的任务,您可以根据顺序来执行。执行的方式有(完成后勾选完成,为任务计时执行的时长与次数、用番茄工作法来执行)。

    (5)回顾:按时回顾自己的列表。如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动,那么整个GTD系统就是毫无用处的。通过回顾,指定计划,或者了解项目进度,从而使自己总是走在时间的前面,而不是被动地被安排。

    2.1.7 理论六:二八法则(或者吃青蛙)

    二八法则是一个比较普遍的理论,比如"80%的财富掌握在20%的人的手里"、”80%的成绩是在20%的时间内取得的“,而行知宝的二八法则是通过任务体现的。一个任务无论大小都是有自己价值的,这里把任务的价值抽象为20%的价值(不重要),80%的价值(很重要),您需要把自己大部分时间花费在价值为80%的任务上。

    其中还有个吃青蛙的理论,就是每天从创建的任务中标记几个青蛙(3-5个),然后完成它。您可以把80%的任务当做青蛙。

    三、各项功能介绍

    3.1 注册和登陆

    除了可以使用手机号码注册之外,还可以通过QQ,微信,刷脸注册登陆第三方账号使用行知宝。

    3.2 今天界面

    这是行知宝的主界面,也是信息输入的关键。

    在今天界面你可以对任务进行计时、启动番茄工作法、移动、时间四象限、任务价值、铃声提醒,任务编辑等常用的操作,当然您也可以设置任务的显示模式:详情模式和极简模式。

    3.3 流水界面

    这里包含了一个带农历的日历,您可以点击日期查看指定日期任务的完成情况(待办列表/已经完成),您可以把日历(带任务)保存到相册,分享日历到朋友圈等。

    3.4 搜索界面

    行知宝拥有非常强大的搜索功能,您可以按照快速搜索和高级搜索两种搜索模式进行搜索。

    ①在标题栏的搜索框内输入关键字进行快速搜索。

    ②您可以选择如下高级搜索条件:按日期区间筛选搜索、按一级分类类别(工作事业、学习成长、家庭生活、健康锻炼、社会交际、兴趣爱好、精神奉献、娱乐休闲)进行筛选搜索、按二级分类类别进行筛选搜索、按项目类别进行搜索、按地点类别进行搜索。您也可以把这些高级搜索条件进行任意组合进行搜索。

    3.5  图表界面

    行知宝的图表也是非常强大的,目前行知宝已经有四类图表统计,后续也会陆续加入一些新的图表。目前已经有的图表有初级统计、中级统计、高级统计、掌控平衡。

    ①初级统计:这里统计你每日完成任务的数量,您可以查看八项平衡中每一个类别任务完成的个数。

    ②中级统计:这里统计的是番茄任务完成的个数。

    ③高级统计:任务计时的情况。

    ④掌控平衡:方便您掌控自己的平衡。

    3.6 快捷时间记录界面

    ①在今天界面向左滑动便可打开快捷时间记录界面;

    ②在这个界面里点击快捷项可进行记录;

    ③长按快捷项可删除该快捷项(注意:有些快捷是不能删除的)。

    ④在快捷项的右边点击排序按钮可以调整快捷项的顺序。

    3.7 更多界面

    3.7.1 通用设置

    ①分类设置:在分类设置里您可以管理二级标签。包括增加新的二级子项,修改二级子项,删除二级子项。

    ②番茄时钟设置:默认工作时长为25分钟,短休息时长为5分钟,长休息时长为15分钟。当然您也可以根据自己的爱好定义适合自己的时长。

    ③时间过滤设置:您可以过滤1分钟以下的任务计时(为了防止误操作)。

    ④开启无线模式:番茄时钟到了,不需要您手动点击开始下一轮,而是倒计时10秒钟后行知宝自动开始下一轮番茄时钟。

    ⑤开启快速输入任务:开启后通知栏会出现快捷任务记录栏。

    ⑥开启通话计时:开启后会把您的每次通话记录构造成一条已经完成的任务,在图表统计中归类为#社会交际/电话沟通。

    ⑦提醒不工作?这里有解决的办法哦。

    3.7.3 安全设置

    您可以为您的行知宝设置密码,这样每次打开APP的时候都需要密码的,增强了APP的安全性。

    3.7.4 意见反馈

    我们会认真倾听您的意见反馈,我们承诺您的每一次反馈我们会认真回复。

    3.7.5 关于我们

    关于我们里,您可以加入我们的QQ用户群,关注我们的官方微博,联系我们;

    如果您喜欢这个APP的话,您也可以对我们评分鼓励哦。

    3.7.6 使用手册

    使用手册?就是您目前正在look的啦~~~

    3.8 个人信息界面

    在主界面向右滑动打开的菜单中,点击自己的头像就可以进入个人信息界面。在这里,您可以更换自己的头像,修改昵称,修改手机号,修改邮箱,修改登录密码,升级VIP。

    3.9 项目管理界面

    3.10 地点(情景)管理界面

    到此完毕~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

    上图不够清楚,如果想获取内测资格的话,请关注微信公共号新精英俱乐部【neweliteclubs】。

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