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上期节目,我们一起聊了反思的重要性,以及如何进行有效的反思。本期节目,我们就聊一聊如何才能够有效的解决各种问题。
不管是在工作还是生活中,我们总会遇到各种问题,可以说我们这一生就是有无数个问题组成的,包括前面我们所讲的时间管理、精力管理、如何学习、如何专注等等,都是一系列的问题,面对同样的问题,不同的人会有不同的解决方法,也就决定了他们所能够达到的高度。很多人不知道怎么正确的解决问题,只是浮于问题的表面,“头痛医头,脚痛医脚”,结果不但问题没有解决,反而越努力越没有效果,那么,我们该怎么样才能正确有效的去解决问题呢?
想要有效的解决问题,我们就需要对问题有一个正确的认识,美国的解决问题专家丹·罗姆将我们常见的问题分为以下6种类型:
1、“谁(Who)”的问题,也就是涉及到的事物、人或者角色等等。面对这种问题,我们就要知道问题涉及了那些人,他们在问题中扮演了什么角色;主要负责人是谁?其他人有什么作用?责任如何分配等等;或者问题涉及了那些事物,这些事物有什么不同,我们该怎么选择?
2、“有多少(How much)”的问题,包括问题涉及的规模、尺寸、数量等等,比如:一个项目的预算有多少?实际执行过程中要追加多少?如果追加的话,是不是要削减其他项目的预算?
3、“什么时候(What time)”的问题,包括日程的安排,进度的完成等等,像我们工作中,每一个项目都有一个截止日期,某个会议要在什么时候召开等等,都属于“什么时候”的问题;
4、“在哪里(Where)”的问题,这个“在哪里”既可以指具体的地点,比如会议在哪里召开,也可以指抽象的事件节点,比如:这些要素在哪里整合、我们的前进的方向在哪里等等
5、“怎么样(How)”的问题,这种问题主要是要明确事物之间是怎么相互影响的。一件事情,我们这样做会有什么结果?换一种做法呢?我们能不能通过改变工作的方法来得到不同的结果?
6、“为什么(Why)”的问题,这类问题涉及到我们对问题的整体判断,比如,我们有时候会思考自己为什么要工作?这件事情是不是我真正想做的?
虽然丹·罗姆将问题归纳为这6种类型,但是在我们的工作和生活中遇到的问题,都不同程度的融合了这6种类型,只是问题的侧重点不同而已,也就是说基本上每一个问题也或多或少的包含了上面所讲的6个要素。我们想要解决问题,首先要对问题做一个大致的判断,确定问题的类型,再去寻找问题里包含的6个要素是什么。
明白了问题的6个类型之后,我们就可以通过以下四个主要步骤来解决问题:确认问题、分解问题、解决问题和回顾总结,这四个步骤缺一不可,下面我就分别来讲解一下,如何做好这四个步骤:
一、确认问题
在工作中,不知道你们有没有碰到过这几种情况:自己辛辛苦苦忙活了半天,好不容易做出来的方案,却不被老板或者客户认可;同样的问题总是不断出现,而且每次处理起来都很困难,导致自己不敢再去做同样的工作。之所以出现这几种情况,很可能是因为我们自己没有去确认问题,没有抓住问题的本质。而如果想要从根本上去解决问题,就需要确认事情的本质,从而避免“治标不治本”,得不到真正的解决。
前面我们说过,我们所遇到的每一个问题根据侧重点的不同分为6个类型,当我们确认了问题的类型之后,就很容易去明确问题的目标,也就是我们到底要解决什么,要达成什么样的目标。另外,我们还要知道,解决这个问题,我们还有哪些可以利用的资源。
很多人跟我聊天的时候,总是会问我:“你每年都读那么多的书,是怎么做到的?我就读不下去,怎么办?”要想解决这个问题,首先我们要确认问题点,也就是我们为什么要读书,我们肯定不是为了读书而读书,而是要提高自己,读书只是提高自己的一个方式。明确了读书这个问题点之后,我们也就很容易明确了自己的目标——提高自己。知道了这个目标之后,既然不喜欢读书,有没有其他的方法来提高自己呢?这就需要我们去寻找可以利用的资源,通过寻找我们就可以发现,不管是喜马拉雅还是得到等APP上面都有很多课程,不管是解读各种书,还是各种课程都可以让我们提高,另外,我们还可以参加各种线下课程,来提高自己,这样读书读不下去的问题就解决了。
二、分解问题
很多问题之所以难解决,就是因为它们看起来很复杂,我们解决起来也不知道该从哪里入手。其实我们每天都在解决各种复杂问题,所谓的经验就是我们遇到问题之后,知道怎么样去将这些复杂的问题给分解成小的问题,知道了从哪里入手,然后再去一一地去解决。当我们遇到新的问题,没有相关的经验的时候,这时候就有要求我们要拥有拆解和解决问题的能力,并能主动运用这种能力。
我们确认了问题点以及问题的目标之后,就需要学会将问题给拆解,首先确认问题的本质,然后将问题分解为若干的小问题,这样我们在解决问题的时候,就可以准确的抓住问题的本质,而不是漫无目的的去寻找答案。
我们可以通过以下几个步骤来拆解问题:
首先,我们要找出问题中存在的核心问题点。也就是我们要解决的问题的本质是什么,这点特别重要,之后的每一步都是基于这一点来进行的;
其次,要确定问题解决的目标,明白需要达到什么样的效果,怎么样才算解决了问题;
然后, 将影响结果的各种原因给罗列出来;
第四,将每个原因进行对照分析,确定主要原因;
最后,最后要确认是否将问题拆解完全,进行最后的补充和修改,即要保证所有的假设情况都得在我们的考虑范围之内,又要相互独立。
比如,如果一个工厂长期处于缺员的状态,导致生产效率下降,品质得不到保证,那么我们该怎么去解决分解这个问题呢?首先,我们需要明白,一个工厂的人员情况是由人员补充和人员流失所决定的,所以我们就可以从这两个方面查看统计数据,并和以往的数据进行对比,如果我们发现公司的人事部门一直稳定的在补充人员的话,而人员离职率却很高,那么我们就可以确定长期缺员这种状态的主要原因,是由人员流失所导致的,知道了这个原因之后,我们就可以分析导致人员流失的原因是什么?工资太低、劳动强度大、还是管理跟不上员工的发展,然后逐步将这些原因分解,细化问题,从而找到解决问题的着手点。
三、解决问题
当我们知道了问题的根源在哪里,就很容易找到问题的答案。还是上面的例子,如果我们得出的结论是工资上涨不明显,没有赶得上市场上工资上涨的速度,导致很多人跳槽到其他公司,那么我们就需要调整预算,增加一些隐性的福利,来提高员工的忠诚度。
四、回顾总结
很多人对解决问题都存在一个误区,那就是把问题给解决完了就结束了,所以才会同样的问题反复出现。如果想要避免同样的问题反复出现,我们要学会对问题进行回顾和总结,从根源入手避免类似的问题出现,还要将这类问题进行分类,形成自己的经验,这样我们遇到同样问题的时候,就不至于手忙脚乱。
好的,回顾一下本期节目,我们主要讨论了问题的几个类型,以及怎么样来解决问题,下期节目,我将和大家一起来聊一聊怎么样提高自己的情商,帮助我们更好地和别人相处。
最后谢谢大家收听我的节目,音频下方有文字版内容,大家也可以通过搜索微信公众号:吕什么的读书空间,或者在简书上搜索“吕什么”找到我,我们下期节目见。
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